Документальное оформление и учет расчетов по оплате труда

Документальное оформление учета расчетов с персоналом по оплате труда 2393

Любая хозяйственная операция, связанная с расчетами с персоналом организации по оплате труда, должна быть отражена в бухгалтерском учете и оформлена первичным документом, подтверждающим акт ее совершения. Документальное оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль деятельности материально ответственных лиц, следить за состоянием расчетно-платежной дисциплины. В соответствии с избранной на предприятии системой организации и оплаты труда применяются некоторые формы первичных учетных документов: наряд на сдельную работу, табель учета использования рабочего времени, карточки учета выработки, договоры, контракты и другие документы.

Для организации учета труда, выработки и заработной платы, для составления отчетности и контроля за фондом оплаты труда численность работников предприятия распределяется на две группы: рабочих и служащих. Учетом личного состава работников предприятия занимается отдел кадров. Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движении являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

Между работником и нанимателем заключается контракт. Контракт – это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определённый в нём срок, содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде. Контракт вступает в силу со дня его подписания или иного указанного в нём срока. В контракте должны быть указаны: дата подписания, место работы, должность, профессия или специальность работника, срок действия контракта, права сторон. При этом оговаривается право нанимателя на уменьшение либо лишение всех видов премий.

Отдел кадров заводит карточку — на рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, а на руководящих работников и специалистов еще и личный листок по учету кадров. Бухгалтерия предприятия на основании первичных документов открывает на каждого работника карточку-справку или лицевой счет. Учет рабочего времени ведется в табелях учет использования рабочего времени, в годовых табельных карточках и т. п. Табель содержит всю необходимую информацию о всех явках на работу, опозданиях с указанием причин, часах простоев сверхурочной работе, об отработанных за каждый день часов. Он необходим для учета использования рабочего времени всех категорий работающих и для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени. Отметки в табелях делаются на основании соответствующих документов – справок о вызове в суд, учебное заведение, листков о временной нетрудоспособности. Основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности является больничный листок, выдаваемый лечебным учреждением и оформленный в установленном порядке.

Для отчета вычисляется среднесписочная численность работников за отчетный месяц: складываются цифры численности работников за каждый день месяца, включая нерабочие (выходные) дни, и эта цифра делится на число календарных дней заполняется список фамилий работников. Каждый день расчетного месяца для каждого работника, заработок которого рассчитывается, может быть рабочим, выходным (по календарю или особому графику работы), праздничным днем, днем отпуска и т.д. – поэтому в клетке табеля, относящейся к каждому конкретному дню каждого работника, ставится стандартное условное обозначение.

Всем работникам, труд которых оплачивается сдельно, администрация предприятия по истечении пяти дней после приема работника выдает расчетные книжки. В расчетные книжки записываются условия труда и расчеты по заработной плате. Они хранятся у работника и представляются в бухгалтерию предприятия для записи расчетов по заработной плате и для отметок об изменении условий труда.

Работники, не входящие в штат предприятия, оформляют трудовые взаимоотношения в виде договора-подряда или договора-поручения. Эти работники не подчиняются внутреннему распорядку, выполняют работу в любое удобное для себя время и единственным отчетным параметром их деятельности является объем выполненной работы.

Как уже упоминалось, на каждого работника предприятия, в том числе работающего по договорам гражданско-правового характера (подряда и поручения), в начале года или при приеме на работу открывается лицевой счет, с присвоением табельного номера. Используя первичные документы, подтверждающие выполнение работы (табель учета рабочего времени, закрытый наряд на работу, акт приемки работ и т.д.), бухгалтер приступает к начислению, то есть расчету, заработной платы и других выплат работнику. При этом используется форма № Т-54а (лицевой счет работника) с последующим переносом результатов в сводную платежную ведомость или в расчетно-платежную ведомость. Платежная ведомость содержит только результат расчета суммы, причитающейся работнику к выдаче, а расчетно-платежная ведомость по графам регистрирует все начисления и удержания для каждого работника. Результаты расчетов переносятся также и в налоговую карточку работника. Таким образом, ведется текущий учет совокупного годового дохода работника и удержаний налогов с него.

В расчетно-платежную ведомость заносятся результаты расчета заработной платы с указанием сумм произведенных удержаний и начислений

Из начисленной заработной платы работника бухгалтер производит различные удержания на основании законодательных актов о подоходном налоге, отчислениях в Фонд социальной защиты населения Республики Беларусь, поступивших на предприятие исполнительных листов, актов о недостачах, кредитного договора (если с работника взыскивается сумма по ранее выданному кредиту) и других документов. Удержания отражаются в расчетно-платежной ведомости, в левой части этой ведомости записывается сумма начислений по всем видам (по окладу, премии, доплаты, надбавки, отпускные, больничные), а в правой – удержания по их видам и сумма к выдаче. В расчетной ведомости содержатся все расчеты заработной платы. Платежная ведомость используется лишь для выдачи заработной платы работникам.

По истечении трех дней, отведенных для выдачи заработной платы, на общую сумму выданной заработной платы выписывается расходный кассовый ордер. Деньги на выплату заработной платы предприятие получает со своего расчетного счета в банке. Для получения наличных средств с расчетного счета в банке предприятие представляет в банк за 2 дня до дня выдачи заработной платы заявление о бронировании средств. Одновременно в банк предоставляются платежные поручения. Получение денег оформляется приходным кассовым ордером. Основой для получения наличных в банке на командировочные расходы является распоряжение директора об отправке сотрудника в командировку с приложенным расчетом по операционно-хозяйственным расходам – смета по данному виду расходов предприятия. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление на командировку. На основании этих документов производится выдача наличных денег под отчет, которая оформляется расходным кассовым ордером. Не позднее трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться о произведенных расходах – составить авансовый отчет на основе документов, подтверждающих суммы расхода. Возврат неиспользованной суммы в кассу оформляется приходным кассовым ордером, а перерасход подотчетной суммы возмещается по расходному кассовому ордеру. [8, с. 78]

Для практического применения в работе приведем расчет заработной платы таких категорий работников, как уборщик служебных помещений (пример 1), рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и сооружений (пример 2), оператор котельной (пример 3)

Уборщику служебных помещений, тарифицируемому 2-м разрядом, имеющему стаж работы в отрасли 12 лет, в соответствии с положением о премировании работников бюджетной организации приказом директора определена премия в размере 20% от ставки.

Тарифная ставка по Единой тарифной сетке работников Республики Беларусь (далее — ЕТС) с учетом корректирующего коэффициента составила в апреле 2006 г. 129 456 руб. (62 000 х 1,16 х 1,80, где 62 000 — тарифная ставка 1-го разряда, установленная Правительством, 1,16 — тарифный коэффициент 2-го разряда, 1,80 — корректирующий коэффициент).

Размер повышения за стаж работы в отрасли — 25 891 руб. (129 456 х 0,20, где 129 456 — тарифная ставка по ЕТС с учетом корректирующего коэффициента, 0,20 — 20%-е повышение за стаж работы в отрасли).

Ставка с учетом повышения составила 155 347 руб. (129 456 + 25 891).

Размер премии — 31 069 руб.

Начисленная расчетная заработная плата уборщика служебных помещений, тарифицируемого 2-м разрядом, за апрель 2006 г. составила 186 420 руб. (155 347 + 31 069).

Необходимо обратить внимание на то, что повышение за характер и специфику труда (в размере 5% и 10%) уборщику служебных помещений, тарифицируемому 2-м разрядом, законодательством не предусмотрено.

Рабочему по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и сооружений, тарифицируемому 5-м разрядом, имеющему стаж работы в отрасли 4,5 года, в соответствии с положением о премировании работников бюджетной организации нанимателем установлена премия в размере 30%. Кроме того, нанимателем для рабочего данной профессии введена надбавка к его тарифной ставке за профессиональное мастерство в размере 15% (по подп.2.3 п.2 приложения 1 к постановлению Минтруда и соцзащиты РБ от 21.01.2000 № 6).

Тарифная ставка рабочего указанной профессии, тарифицируемого 5-м разрядом, с учетом корректирующего коэффициента в апреле 2006 г. составила 136 220 руб. (62 000 х 1,73 х 1,27, где 62 000 — тарифная ставка 1-го разряда, установленная Правительством, 1,73 — тарифный коэффициент 5-го разряда, 1,27 — корректирующий коэффициент).

Размер повышения за стаж работы в отрасли — 13 622 руб. (136 220 х 0,10, где 136 220 — тарифная ставка по ЕТС с учетом корректирующего коэффициента, 0,10 — 10%-е повышение за стаж работы в отрасли).

Надбавка за профессиональное мастерство — 20 433 руб. (136 220 х 0,15, где 136 220 — тарифная ставка по ЕТС с учетом корректирующего коэффициента, 0,15 — 15%-я надбавка к тарифной ставке за профессиональное мастерство).

Премия согласно постановлению Минтруда и соцзащиты РБ от 05.02.2002 № 13 будет начисляться на сумму тарифной ставки, рассчитанной с учетом повышения за стаж работы в отрасли, и надбавки за профессиональное мастерство.

Размер премии — 51 083 руб. ((149 842 + 20 433) х 0,30, где 149 842 — тарифная ставка с учетом повышения за стаж работы в отрасли, 20 433 — надбавка за профессиональное мастерство, 0,30 — 30%-я премия).

Начисленная расчетная заработная плата рабочего по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и сооружений, тарифицируемого 5-м разрядом, за апрель 2006 г. составила 221 360 руб. (149 842 + 20 433 + 51 083).

Следует иметь в виду, что рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и сооружений согласно выпуску 62 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих тарифицируется только 3-м и 5-м разрядами (3-м разрядом при обслуживании сооружений, рекламных установок, киосков и 5-м — при обслуживании зданий).

Оператору котельной (в больнице, школе и др.), тарифицируемому 2-м разрядом, имеющему стаж работы в отрасли 16 лет, в соответствии с положением о премировании работников бюджетной организации нанимателем установлена премия в размере 20%. Кроме того, нанимателем указанному работнику установлен коэффициент, учитывающий сложность выполняемых работ, в размере 1,1.

Тарифная ставка по ЕТС с учетом корректирующего коэффициента и коэффициента повышения, учитывающего сложность выполняемых работ, составила в апреле 2006 г. 142 402 руб. (62 000 х 1,1 х 1,16 х 1,80, где 62 000 — тарифная ставка 1-го разряда, установленная Правительством, 1,1 — коэффициент повышения, учитывающий сложность выполняемых работ, 1,16 — тарифный коэффициент 2-го разряда, 1,80 — корректирующий коэффициент).

Размер повышения за стаж работы в отрасли — 42 720 руб. (142 402 х 0,30, где 142 402 — тарифная ставка по ЕТС с учетом корректирующего коэффициента и коэффициента повышения, учитывающего сложность выполняемых работ, 0,30 — 30%-е повышение за стаж работы в отрасли).

Ставка — 185 122 руб. (142 402 + 42 720).

Размер премии — 37 024 руб. (185 122 х 0,20, где 185 122 — ставка, 0,20 — 20%-я премия от ставки).

Начисленная расчетная заработная плата оператора котельной, тарифицируемого 2-м разрядом, за апрель 2006 г. составила 222 146 руб. (185 122 + 37 024).

Надо обратить внимание на то, что определение конкретного размера коэффициента, учитывающего сложность и уникальность оборудования и машин, степень занятости конкретного рабочего выполнением работ, предусмотренных в таблице 6 приложения 24 к постановлению Минтруда РБ от 21.01.2000 № 6, входит в компетенцию нанимателя. Перечень таких работ и размеры соответствующих коэффициентов следует отразить в коллективном договоре организации.

Документальное оформление расчетов с персоналом по оплате труда

«Кадровый вопрос», 2011, N 6

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА

Для расчетов по оплате труда с работниками организаций применяются следующие формы первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).

Формы документации по учету кадров:

— N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу». Форма N Т-1 применяется при оформлении приема на работу на одного работника, форма N Т-1а — при оформлении группы работников. В приказе указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Трудовой договор может быть срочным (на определенный срок) или бессрочным. Если в приказе срок действия договора не указан — реквизит «дата» в форме N Т-1 или строка «Период работы» в форме N Т-1а не заполнены, договор считается заключенным на неопределенный срок;

— N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего». Формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) ведутся в кадровом подразделении учреждения и заполняются на основании данных формы N Т-1 (или N Т-1а), а также личных документов работника — паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется также форма N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника». В бухгалтерии организации ведется лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а), в котором, помимо сведений, необходимых для расчета сумм оплаты труда, отражаются сведения о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года;

— N Т-3 «Штатное расписание». Форма N Т-3 не является обязательной к ведению всеми хозяйствующими субъектами и применяется для оформления структуры штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. В штатном расписании указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. Размер должностного оклада может быть указан в пределах от минимального до максимального. В графах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Как правило, размер надбавок зависит от персональных данных работника (непрерывного стажа работы, стажа работы в соответствующих условиях, наличия ученой степени и т. п.). В твердом размере (в процентах к тарифной ставке либо должностному окладу) могут быть указаны только надбавки, которые фактически являются повышениями, т. е. увеличивают должностной оклад или тарифную ставку, из которых впоследствии рассчитываются прочие надбавки. К таким повышениям, в частности, относятся районный коэффициент за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, за вредные или тяжелые условия труда и т. п. Для целей бюджетирования, экономического и финансового анализа, а также для планирования денежных потоков и управления ими целесообразно оформлять приложением к штатному расписанию смету расходов, в которой учитываются фактические размеры выплат — с учетом персональных данных конкретных работников, занимающих соответствующие должности;

— N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» и N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу» — оформляются при переводе на другую работу в той же организации, вместе с организацией в другую местность соответственно одного работника и группы работников. Особое внимание следует уделять указанию оснований перевода. Данный реквизит имеет, в частности, существенное значение при переводе на нижеоплачиваемую работу — для определения правомерности сохранения среднего заработка (в том случае, когда такой перевод осуществляется в порядке дисциплинарного взыскания, средний заработок на время перевода не сохраняется);

— N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков». На основании данных перечисленных унифицированных форм бухгалтерией производится расчет отпускных;

— N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)». Формы N Т-8 и N Т-8а оформляются соответственно при расторжении трудового договора с одним работником и группой работников. Для целей расчетов с работниками данные приказов используются для расчета выходного пособия и прочих выплат, связанных с увольнением;

— N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Формы применяются при осуществлении командировочных расходов, которые непосредственно к суммам оплаты труда не относятся, но общий порядок их выплаты регулируется трудовым законодательством;

— N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников». Формы N Т-11 и N Т-11а применяются при осуществлении расходов в виде премий и иных форм поощрения работников. В том случае, когда выплаты предусмотрены трудовыми договорами (коллективными или индивидуальными), выплаченные суммы относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) и принимаются к уменьшению налоговой базы по налогу на прибыль в качестве расходов.

Формы документации по учету рабочего времени

и расчетов с персоналом по оплате труда:

— табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12) и табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Табель учета рабочего времени является основным документом, на основании которого производится расчет заработной платы работникам организации, дополнительных выплат за работу в условиях, отличающихся от обычных. Табель учета рабочего времени является элементом документооборота организации и должен быть указан в учетной политике организации. Табель составляется ежемесячно (или два раза в месяц — за соответствующую половину месяца) в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию. Таким образом, рекомендации по заполнению табеля (упомянутое выше Постановление Госкомстата России N 1) фактически исключают возможность заполнения табелей учета рабочего времени работниками бухгалтерии. Это обусловливается также и потребностями дополнительного контроля. Из сказанного следует, что в организации, имеющей в своем составе несколько структурных подразделений, лица, ответственные за своевременное и правильное составление табеля, должны быть назначены приказом или другим распорядительным документом, подписанным руководителем организации. В организации с бесцеховой структурой, по нашему мнению, целесообразно возложить обязанности по составлению табелей на руководителя кадровой службы (менеджера по кадрам). Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени представлены на титульном листе формы N Т-12 (применяются также при заполнении табеля по форме N Т-13);

— расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53). Ведомости по формам N Т-49, N Т-51 и N Т-53 составляются в бухгалтерии организации на основе представленных табелей рабочего времени, выписок из приказов о приеме на работу, переводе работников и других служебных перемещениях. Формы различаются тем, что при использовании форм N Т-51 и N Т-53 расчет заработной платы производится в одном документе, а выплата — по другому. При использовании формы N Т-49 выплата заработной платы производится по тому же документу, в котором осуществляется расчет;

— журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется в бухгалтерии;

— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Форма позволяет аккумулировать сведения для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, а также произвести сам расчет;

— записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61). Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется, как правило, работником кадровой службы на основании приказа об увольнении (расторжении трудового договора). Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится непосредственно по форме N Т-61 работником бухгалтерии;

— акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73). Форма N Т-73 применяется в организациях, использующих привлечение работников по срочному трудовому договору, заключаемому на время выполнения определенной работы. Оформленный акт является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

Учет выработки, объемов выполненных работ и заработной платы организуется в зависимости от технологического процесса, типа производства, системы организации оплаты труда, уровня механизации учетно-вычислительных работ и других условий.

В настоящее время не существует нормативного документа, регулирующего учет заработной платы в соответствии с современными требованиями. Но так как с началом рыночных реформ схема начисления заработной платы в коммерческих организациях имеет тенденцию к упрощению, то требования, ранее предъявлявшиеся к этому сектору учета, по меньшей мере не потеряли актуальности.

Учет заработной платы включает в себя учет затрат по нормам и учет отклонений от норм. Под затратами в пределах норм понимается плата за работы, предусмотренные установленной на предприятии технологией, действующими нормами и расценками. К отклонениям от норм относятся оплата дополнительных операций, не предусмотренных установленным технологическим процессом, и доплаты к основным сдельным расценкам, вызываемые отступлениями от нормальных условий производства.

Отклонения от норм (доплаты) рекомендуется оформлять следующими документами: доплаты к действующим нормам и расценкам — листками на доплату; оплату дополнительных операций, не предусмотренных установленным технологическим процессом, — нарядами на сдельную работу с отличительным знаком (например, с красной чертой по диагонали бланка наряда). В этих документах указываются причины доплат и дополнительных работ, а также лица, ответственные за выполнение работ. Для учета и анализа отклонений от норм устанавливается перечень причин отклонений.

Величина отдельных отклонений может определяться также путем составления специальных расчетов. В частности, при определении отклонений от норм расходов на заработную плату производственных рабочих с повременной оплатой труда величина этих отклонений определяется путем сопоставления суммы фактически начисленной заработной платы данной категории рабочих с суммой заработной платы, начисленной на фактически выполненный объем работ по сметным нормативным ставкам (рассчитанным исходя из перечня рабочих мест, норм их обслуживания и запланированного количества изделий). Расчеты отклонений в необходимых случаях составляются по бригадам, участкам, по пятидневкам, декадам и т. п.

Сумма дополнительной заработной платы, подлежащей предварительному начислению (за время очередных и дополнительных отпусков рабочих, за выслугу лет рабочим и служащим и др.), ежемесячно резервируется на отдельном счете в сметном порядке по отдельным цехам. Другие виды дополнительной заработной платы рабочих и служащих относятся на себестоимость продукции отчетного периода в фактически начисленных размерах.

В организациях должен быть организован контроль за расходованием фонда заработной платы, правильностью применения тарифных ставок, окладов, сдельных расценок, подсчетом сумм заработной платы, а также средней заработной платы. Данные учета об отклонениях от норм служат для анализа использования фонда заработной платы.

Документальное оформление и учет расчетов с персоналом по оплате труда

Порядок документального оформления и учета операций по оплате труда и связанных с ней расчетов на примере ООО «Ремспецстрой». Виды, формы и системы оплаты труда, порядок начисления. Учет удержаний из заработной платы и расчетов по социальному страхованию.

Подобные документы

Виды, формы и системы оплаты труда на предприятиях. Учет личного состава и документальное оформление заработной платы. Порядок начисления НДФЛ и др. удержаний. Синтетический и аналитический учет труда и его оплаты. Счета по учету расчетов с персоналом.

дипломная работа, добавлен 25.08.2014

Сущность заработной платы, её виды, формы и системы оплаты труда. Особенность документального оформления расчетов с персоналом по оплате труда. Организация учета расчетов с персоналом и оплате труда у индивидуального предпринимателя Горловой И.И.

курсовая работа, добавлен 11.06.2010

Изучение нормативной базы по учету расчетов с персоналом по оплате труда. Виды, формы и системы оплаты труда. Документальное оформление учета труда и его оплаты. Порядок начисления заработной платы и других выплат. Учет удержаний из заработной платы.

курсовая работа, добавлен 05.01.2015

Заработная плата, ее сущность. Формы оплаты труда. Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда. Документальное оформление начисления заработной платы. Порядок начисления средств на оплату труда. Аудит расчетов с персоналом.

курсовая работа, добавлен 26.02.2011

Виды, формы и системы оплаты труда, порядок ее начисления. Документальное оформление учета труда и заработной платы. Синтетический учет расчетов по оплате труда, удержаний из заработной платы. Практика заполнения оборотно-сальдовой ведомости, баланса.

курсовая работа, добавлен 22.10.2014

Виды, формы и системы оплаты труда. Учет удержаний из заработной платы, расчетов по социальному страхованию и обеспечению. Анализ состава и структуры фонда заработной платы на предприятии. Организация учета расчетов с персоналом, их аудиторская проверка.

дипломная работа, добавлен 26.06.2013

Методические основы расчетов с персоналом по оплате труда. Документальное оформление и аналитический учет начисления и выплаты заработной платы. Синтетический учет и отражение в отчетности расчетов с персоналом. Учет удержаний из заработной платы.

курсовая работа, добавлен 17.12.2014

Экономическое понятие и системы оплаты труда. Синтетический и аналитический учет расчетов платы труда на ОАО «Ленинец». Документальное оформление личного состава, труда и его оплаты. Порядок начисления заработной платы. Оптимизация учета оплаты труда.

курсовая работа, добавлен 05.12.2010

Формы, виды и системы оплаты труда, применяемые в бюджетных организациях. Порядок начисления заработной платы и учет удержаний, а также планирование оплаты труда. Аудиторская проверка расчетов с персоналом по оплате труда на примере школы-интерната.

дипломная работа, добавлен 09.10.2010

Значение и роль заработной платы в условиях хозяйственной деятельности организации. Порядок документального оформления и учета расчетов с персоналом по оплате труда. Международная практика и зарубежный опыт учета и аудита начисления заработной платы.

Документальное оформление расчетов по оплате труда

Одним из наиболее значимых аспектов бухгалтерского учёта является исчисление заработной платы работающим. Документальное оформление такого исчисления осуществляется на основе первичной документации по использованию времени работы или выполнения определённых работ.

Фиксация времени работы

Основным источником информации для бухучёта выступает табель (форма Т13). Он используется при повременной оплате. Данный документ ведётся в конкретном подразделении и в конце отчётного периода (как правило, это происходит два раза в месяц – перед авансовым и зарплатным расчётами) предоставляется в бухгалтерию. Форма Т13 служит основанием для выплат заработной платы.

Ответственность за заполнение документа и регулярное внесение в него любых изменений может быть возложена на:

  • линейного руководителя подразделения (бригадира, мастера, начальника отдела), в этом случае каждый такой руководитель отвечает за своевременность предоставления сведений в бухгалтерию предприятия;
  • специального работника – табельщика, в этом случае этот работник ведёт учёт рабочего времени, основываясь на данных линейных руководителей, и он же отвечает за своевременность предоставления данных в бухгалтерию;
  • работников бухгалтерии, такой способ используется, как правило, в небольших организациях, в которых учитывать затраты рабочего времени работниками не представляет сложности.

Форма Т13 содержит следующие сведения:

  • список работников организации или её структурного подразделения;
  • номера работающих согласно табеля;
  • по каждому работающему ежедневные сведения о реально отработанном времени, простоях (в том числе вынужденных), прогулах, опозданиях, сверхурочном труде, пребывании в отпуске (очередном, учебном), на больничном, в командировке;
  • суммарное время работы за отчётный период, суммарное время отсутствия на работе (по различным причинам отсутствия фиксируется разное время).

Табель учёта рабочего времени выполнен в табличной форме и позволяет работникам бухгалтерии оперативно осуществлять расчёт выплат каждому работающему.

Документирование расчётов по оплате при сдельном характере работ

Если работник трудится в организации и у него сдельная оплата, то в качестве первичной учётной документации выступают: наряд на конкретную работу, маршрутные листы, акты выполнения работ и так далее. Единую форму в данном случае установить сложно, поэтому используются разные документы.

В первичной учётной документации при сдельном характере работ должны быть отражены:

  • место осуществления рабочих обязанностей;
  • данные о работающем;
  • характеристика выполняемых работ;
  • расценки за единицу сделанной работы или единицу произведённой продукции;
  • объём проделанной работы или объём произведённой продукции;
  • сумма, заработанная каждым работником.

Первичные документы учёта сдельной работы допускается вести в отношении не только каждого работника отдельно, но и целой бригады работников.

Ведение первичных учётных документов возлагается на линейных руководителей. Каждый такой документ должен быть подписан руководителем предприятия и только после этого он направляется в расчётный отдел бухгалтерии.

Если работа в течение отчётного периода не будет выполнена, то задание по наряду переносится на следующий период, а работнику оплачивается та часть работы, которая сделана фактически.

Документация для расчёта с работающим

Расчётный отдел бухгалтерии ведёт расчётную и платёжную документацию для расчёта с работником.

В расчётной ведомости (форма Т51) по каждому работнику содержатся следующие сведения:

  • данные о работнике (ФИО, табельный номер);
  • сумма, начисленная работнику по данным табеля формы Т13, нарядов, маршрутных листов и так далее;
  • сумма, удержанная с работника (подоходный налог, взносы и другие);
  • сумма, причитающаяся работнику к выплате за отчётный период.

В платёжной ведомости (форма Т53) отображается список работников с указанием причитающейся к выплате суммы каждому из них. Напротив фамилии работника проставлена сумма, которую организация обязана ему выплатить, и оставлена графа для личной его подписи. В конце платёжной ведомости имеются графы, в которых указываются суммы, выплаченные работникам, и те, которые переведены на депонент.

В небольших организациях допускается использование совмещённых расчётно-платёжных ведомостей (форма Т49). Эти ведомости содержат в себе и расчёты по зарплате для каждого работника, и информация о её выдаче. Расчётно-платёжные ведомости подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером до момента выдачи денег. Этим подтверждается тот факт, что все расчёты произведены, данные проверены и работодатель согласен с этими данными.

Документальное оформление операций по оплате труда

Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

■ документы по расчету заработной платы.

Кадровые документы, как и документы по оплате труда, должны быть у всех организаций и индивидуальных предпринимателей. Боль­шинство таких документов имеет длительный срок хранения (75 лет или постоянно).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) применяется для оформления и учета принимаемых на работу сотрудни­ков по трудовому договору. В приказе указываются наименование струк­турного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы. При­каз подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, в бухгалтерии открыва­ется лицевой счет работника. Форма № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» оформляется при приеме на работу груп­пы работников.

Обязательным документом кадрового учета является личная карточка работника (форма № Т-2), которая заполняется на лиц, принятых на ра­боту на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, пас­порта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством. В личную карточку заносятся всевозможные сведения о работнике: о дате и месте рождения, образовании, знании иностранного языка, составе семьи, от­пусках, перемещениях по работе.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численно­сти организации применяется штатное расписание (форма № Т-3). Этот документ представляет собой перечень структурных подразделений, должностей с указанием штатных единиц и окладов (тарифных ставок), надбавок и месячный фонд заработной платы, утвержденный руководи­телем организации. Изменения в штатное расписание вносятся также по приказу руководителя. На основании этого документа можно опреде­лить запланированную сумму расходов на оплату труда. Однако этот до­кумент не является обязательным, поэтому составляется по усмотрению руководства и бухгалтера.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным догово­ром, нормативными актами организации, трудовым договором. Данный Документ составляется работником кадровой службы, подписывается ру­ководителем организации и объявляется работнику под расписку. На ос­новании приказа оформляется запись в личной карточке, лицевом счете И производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, По форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Таким образом, форма № Т-60 предназначена для расчета причитающей­ся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. № Т-ба «Приказ (распо­ряжение) о предоставлении отпуска работникам» оформляется при пре­доставлении ежегодного отпуска и других видов отпусков группе работ­ников.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и рас­чета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Данный документ составля­ется работником кадровой службы. Расчет причитающейся суммы зара­ботной платы и иных выплат производится работником бухгалтерии.

Все работодатели должны составлять график отпусков по форме № Т-7. График составляется в конце предыдущего года на следующий год. От всех работников собирается информация о том, когда бы они хоте­ли пойти в отпуск, затем эта информация анализируется, и начальник кадровой службы составляет указанный график.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работником (форма № Т-8) применяется для оформления и уче­та увольнения работника. Документ заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации, объявляется работ­нику под расписку. На основании приказа оформляется запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работ­ником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторже­нии) трудового договора с работником (увольнении)». Форма № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового дого­вора с работниками (увольнении)» оформляется при увольнении группы сотрудников.

Для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисципли­ны применяются табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма№ Т-12) и табель учета рабочего времени (форма№ Т-13). Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и рас­чета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета использова­ния рабочего времени.

Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и не­явок с указанием причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом (табельщиком, мастером или иным уполномоченным на это ли­цом), подписываются руководителем структурного подразделения и кад­ровой службы. Табель передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц.

Если для работника установлена сдельная система оплаты труда, то одного табеля для начисления заработной платы недостаточно. В этом случае необходим документ для учета выработки. Поскольку унифицированных форм для этого не разработано, то организациям, на­числяющим сдельную заработную плату, необходимо разрабатывать их самостоятельно.

Документом, в котором сразу фиксируются и начисление, и выпла­та заработной платы, является расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49). После начисления заработной платы расчетно-платежная ве­домость передается кассиру, который по ней будет выдавать заработную плату работникам. Дополнительной графой в расчетно-платежной ве­домости является подпись работника о получении причитающейся суммы.

Лицевой счет (форма № Т-54 (№ Т-54а)) предназначен для записи всех сведений о трудовой деятельности сотрудника: номера и даты прика­зов о приеме на работу, начисленные суммы, сведения об использовании отпусков, суммы предоставленных льгот (налоговых вычетов), удержа­ния из заработной платы за каждый месяц. Лицевой счет открывают на каждый календарный год на каждого сотрудника организации.

Бланк формы № Т-54 используют, если бухгалтерский учет ведут вручную, бланк формы № Т-54а — если учет ведут на компьютере.

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже ра­ботника является трудовая книжка. Если работник трудился в фирме бо­лее 5 дней, то работодатель обязан внести в трудовую книжку запись об этом.

Трудовую книжку заводят на первом месте работы. Если у работника есть трудовой стаж, то работодателю необходимо заносить сведения в имеющуюся трудовую книжку.

В трудовую книжку заносятся записи только по основному месту ра­боты. Совместителям никаких записей делать не нужно. Однако если ра­ботник хочет, чтобы запись о деятельности по совместительству была внесена в трудовую книжку, он должен попросить об этом по месту своей

основной работы. Тогда запись можно сделать при предъявлении доку­ментов, подтверждающих работу по совместительству.

Обязанность по ведению трудовых книжек ложится также и на ра­ботодателей — индивидуальных предпринимателей. Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим время работы у физического лица, может являться только трудовой договор, заключенный в письмен­ной форме.