Как заполнить приходник на аванс

Как оформить РКО при выдаче зарплаты наличными

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной (форма № Т-49 утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 ) либо платежной (форма № Т-53 утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 ) ведомости нужно составить расходный кассовый ордер (РКО) пп. 6.2, 6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание) . Причем специального порядка его оформления нет. Поэтому возникают вопросы о том, как его правильно заполнить.

На кого выписать РКО при выплате зарплаты по ведомости

Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия — максимум 5 рабочих дней п. 6.5 Указания . Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т. п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимит а п. 2 Указания . И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срок а пп. 4.6, 6.5 Указания :

  • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
  • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумм у абз. 3 п. 6.5 Указания , а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книг е п. 4.6 Указания .

Если ведомостей несколько, например на каждый отдел — своя, то не обязательно составлять отдельный РКО на каждую из них. Можно сделать один РКО на общую сумму выданной зарплаты и приложить к нему все ведомости. Соответственно, во всех ведомостях нужно проставить номер этого РКО.

В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подпис ь абз. 2, 3 п. 6.1, п. 6.2 Указания нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получател ю п. 6.1 Указания .

А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:

  • деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;
  • подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть — это подписи работников в ведомости.

В тех случаях, когда зарплату для своих подчиненных в кассе получает, к примеру, начальник отдела, а потом раздает ее работникам по ведомости, имеет место нарушение кассового порядка

Поэтому РКО, составляемый на основе зарплатной ведомости, нужен только для внесения в кассовую книгу записи о выданных по ведомости суммах и не является подтверждением передачи денег. А значит, вписывать чьи-либо ф. и. о. в строку «Выдать» и паспортные данные в строку «По ___» не требуется. Соответственно, и подписывать РКО за получателя никто не должен. Именно поэтому в Указании заполнение этих строк упоминается только применительно к общему порядку выдачи денег из касс ы пп. 6.1, 6.2 Указания . А для выдачи зарплаты установлен рассмотренный нами специальный порядок, в котором таких правил нет п. 6.5 Указания .

Вместе с тем на практике можно встретить и другие, ошибочные, варианты оформления РКО:

  • на самого кассира — его ф. и. о. ставят в строке «Выдать», а в строке «По ___» указывают его паспортные данные. Рассуждают тут так: зарплату по ведомости выдает кассир, следовательно, на его имя и должен быть выписан РКО. Это неправильно, так как все деньги в кассе, в том числе и предназначенные для выплаты зарплаты, уже находятся у кассира, ведь он — материально-ответственное за кассу лицо. На того, кто работает кассиром, РКО может быть оформлен, только если он при этом выступает не как кассир, а как получатель денег. Например, как подотчетник, когда ему поручено купить что-то за наличные от имени организации.

Бывает, что у организации на одну кассу несколько кассиров, один из которых старши й абз. 2 п. 4 Указания , и зарплата выдается так: старший кассир передает деньги из кассы остальным, а те уже по ведомостям раздают их работникам. Но и в этом случае передача денег между старшим кассиром и остальными не оформляется РКО все по той же причине: пока деньги у кого-то из кассиров, они считаются находящимися в кассе. Такую передачу фиксируют в специальной книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5 утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 ) п. 4.5 Указания ;

  • на директора либо главбуха. Формулировка в строке «Выдать» в этих случаях бывает такая: «Фомину А.А. на выплату зарплаты работникам за вторую половину июня 2015 года», а ниже, в строке «По ___», указываются паспортные данные Фомина. Это неправильно, так как при таком оформлении получится, что эту сумму из кассы вы передали названному человеку, а он уже где-то в другом месте должен раздать зарплату работникам. Но этого на самом деле не было: зарплату выдал кассир — именно его подпись стоит в ведомости в строке «Выплату произвел». Конечно, директор может сам вести кассовые операци и п. 4 Указания , но тогда он выступает в роли кассира, а на кассира, как мы уже сказали, РКО не составляется.

В некоторых организациях заведен такой порядок: директор, главбух, начальник отдела, бригадир и так далее по оформленным на их имя РКО получают зарплату для своих подчиненных в кассе, а затем раздают ее работникам по ведомости. Невыданные суммы они вместе с ведомостью возвращают в кассу по ПКО. Но это неправильно. Зарплата должна быть выдана из кассы кассиром — таково требование Указания № 3210-У абз. 2 п. 6.5, п. 6.2, п. 4, п. 6.1 Указания , то есть выдавать ее через подотчетников нельзя.

Поэтому тот, кто фактически выдает зарплату, должен быть назначен кассиром с возложением на него полной материальной ответственности за вверенные ему деньги. Тогда основной кассир будет на это время старшим, а передачу зарплатных денег раздатчику нужно зафиксировать в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5 утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 ).

Какой день указать в поле «Дата составления» РКО

Этот вопрос возникает, если зарплата выдается в течение нескольких дней. В Указании № 3210-У прямо сказано, что РКО составляется на фактически выданные сумм ы абз. 4 п. 6.5 Указания . Следовательно, дата составления РКО — это дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты. Это правило объясняется тем, что заранее неизвестно, все ли работники придут в кассу за зарплатой, следовательно, нельзя предсказать, какая сумма будет выдана.

В некоторых организациях ставят дату 1-го дня выдачи зарплаты (1-й день срока, указанного в ведомости), так как считают, что расходным ордером оформляется поручение директора выдать зарплату наличными, а не перечислить ее на счета работников. Однако это неверно. Таким поручением служит сама расчетно-платежная или платежная ведомость, подписанная директором, а безналичную зарплату перечисляют на основе расчетной ведомост и Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Платежная ведомость), утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . К тому же с 1 июня прошлого года подпись директора в РКО не обязательна.

Образец заполнения РКО в подотчет

Кассовые операции в Российской Федерации регламентируются Указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У . Порядок расчетов с подотчетными лицами изложен в пункте 6.3 Указания. Основанием для выдачи наличных денежных средств из кассы компании могут быть:

  • распорядительный документ руководителя;
  • заявление подотчетного лица, заверенное подписью руководителя.

Для выдачи наличных денег из кассы организации оформляется расходный кассовый ордер. С 1 января 2013 года, в связи с вступлением в силу Закона о Бухучете № 402-ФЗ, утвержденные формы Госкомстата РФ не являются обязательными к использованию. Но существуют исключения для документов, которые утверждены уполномоченными органами в соответствии с иными федеральными законами (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Так, под исключение попадают формы кассовых документов, использование унифицированных форм которых прописано в Указании № 3210-У.

Форма РКО 0310002 утверждена Госкомстатом РФ в Постановлении от 18.08.98 № 88 и обязательна к применению для оформления расходных кассовых операций.

Форма расходного кассового ордера

РКО под отчет. Образец

Рассмотрим на примере заполнение РКО в подотчет.

ООО «Компания» направляет в командировку менеджера Васечкина Петра Александровича. На основании Приказа № 110 от 11.09.17 о направлении в командировку сотруднику должны быть выданы деньги на командировочные расходы в размере 5000 руб.

РКО может быть заполнен от руки либо с использованием программно-технических средств:

  • номер и дата документа;
  • наименование организации и ее структурного подразделения;
  • Ф.И.О. сотрудника, которому выдаются денежные средства;
  • основание выдачи;
  • сумма, подлежащая выдаче;
  • документ, удостоверяющий личность получателя;
  • счета бухгалтерского и аналитического учета.

При получении денежных средств сотрудник должен заполнить от руки полученную сумму, поставить подпись и дату получения.

Образец заполнения РКО в подотчет

Возмещение расходов подотчетному лицу

При расчетах с подотчетными лицами нередки ситуации, когда подотчетник израсходовал больше денежных средств, чем получил изначально под отчет. Также возникают ситуации, когда сотрудник был вынужден израсходовать собственные денежные средства, не получив изначально аванс на командировочные расходы.

В такой ситуации после получения, проверки и утверждения руководителем авансового отчета сотрудника перерасход необходимо возместить. Сделать это можно также выдав подотчетному лицу денежные средства из кассы по расходному кассовому ордеру, указав в основании «возмещение перерасхода по авансовому отчету».

Образец заполнения РКО на возмещение работнику расходов

Срок возмещения перерасхода не установлен законодательно. Его целесообразно установить в локальном акте компании: приказе, распоряжении. Срок должен быть разумным и не ущемлять права работника.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;

при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;

при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;

когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

  • поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» — его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
  • в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
  • графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
  • строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
  • в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
  • в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
  • строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
  • строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
  • сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
  • поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

Бланк Расходного ордера (РКО) по форме КО-2

Расходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.

РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:

— Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — лицо, их заменяющее)

— Получателем денежных средств

Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2018.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:

• 51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с

• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками

• 70 – расчеты с персоналом по оплате труда

• 71 – расчеты с подотчётными лицами

• 73 – расчеты с персоналом по прочим операциям

• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.

Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).

В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.

Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.

При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.

Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.

Правила заполнения кассовых документов. Часть I

Кассовая дисциплина строго контролируется фискальными органами. Это обязывает с повышенной ответственностью относиться к оформлению кассовых документов. Поэтому советуем внимательно ознакомиться с основными тонкостями, связанными с составлением таких документов, с оглядкой на требования Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее — Положение №148)

Общие нововведения в заполнении кассовых документов

Цвет записей в кассовых документах

Так, приходные кассовые ордера (далее — ПКО), расходные кассовые ордера (далее — РКО), ведомости на выплату наличных (далее — расходная ведомость) заполняет бухгалтер любым способом, который обеспечил бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 32 Положения № 148).

Ранее в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637), было требование о том, что записи в кассовых документах следует делать чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами.

Впрочем, нынешний либерализм не означает, что контролеры будут в восторге, если ваши кассовые документы будут заполнены всеми цветами радуги. Поэтому определенный аскетизм поможет минимизировать недоразумения с проверяющими. А самое главное — все записи должны быть сделаны разборчиво.

Без печати

Давно уже упрощение по поводу добровольного использования печатей начало распространяться в нашей стране. Дошла очередь и до кассовых документов. И теперь квитанцию от ПКО можно предоставлять без печати.

Если у вас на предприятии есть печать, ее, безусловно, можно ставить на кассовой документации, но данной обязанности уже нет.

Электронные кассовые документы

Кассовые документы отныне могут быть сформированы в электронном виде. Так, при наличии сертификата открытого/усиленного ключа предприятие применяет электронную цифровую подпись юридического лица во время предоставления услуг в электронной форме или при осуществлении информационного обмена с другими субъектами электронного взаимодействия.

Электронные кассовые документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота.

Далее речь пойдет о правилах оформления кассовых документов.

Приходный Кассовый Ордер

Приходный кассовый ордер (типовая форма № КО-1, приложение 2 к Положению № 148) — документ, которым оформляют прием наличных в кассу.

Особенности составления ПКО

Прием наличных по ПКО происходит только в день составления документа. Согласно п. 34 Положения № 148, при получении ПКО кассир должен проверить:

  • наличие и подлинность на документе подписей, предусмотренных формой ордера;
  • правильность оформления документа, наличие всех реквизитов;
  • наличие перечисленных в документе приложений (если таковые имеются).

После получения наличных от плательщика кассир подписывает ПКО, а на приобщенных к нему документах ставит оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год) — п. 34 Положения № 148.

ПКО, по которому уже получены наличные, приобщают к первому экземпляру отчета кассира — отрывной части листа кассовой книги.

Для плательщика документом, удостоверяющим внесение средств в кассу предприятия, является квитанция к ПКО (отрывная часть ПКО). Плательщику ее отдают после того, как он внесет средства в кассу.

Обратите внимание!

Выдавать сам ПКО на руки лицам, которые вносят наличные, запрещается.

Заполнение ПКО

В колонках табличной части указывают:

  • «№ з/п» — мы считаем, что данный реквизит нужен для отражения порядкового номера операции, когда по одному ПКО наличные принимаются, например, по разным счетам или по разным кодам целевого назначения;
  • номер счета, корреспондирующего с дебетом счета 30 «Наличность»;
  • код аналитического счета;
  • сумму (п. 36 Положения № 148 разрешается писать графический знак гривни);
  • код целевого назначения — заполняют, если на предприятии используется система кодирования направлений использования наличных, в противном случае в данной графе ставится прочерк;
  • примечания (при наличии).

Реквизиты ПКО заполняют следующим образом:

  • «Прийнято від» — указывают наименование лица, от которого принимаются наличные. Если наличные приходуются не от конкретного физ- или юрлица, а приходуются на общую сумму проведенных операций (например, получение наличных в банке), данное поле оставляют пустым.
  • «Підстава» — пишут, на основании чего оприходуют наличные, то есть указывают источник поступления (выручка, средства из банка, возврат подотчетных средств и т.п.).
  • «Додатки» — указывают документы, связанные с оприходованием наличных (например, чек, накладная, договор).
  • «Сума» — указывают сумму полученных средств (с НДС).

Подписывает ПКО главбух или другое лицо, уполномоченное руководителем фирмы (п. 25 Положения № 148). После этого бухгалтер регистрирует ПКО в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (далее — Журнал) по форме № КО-3 или № КО-3а (п. 33 Положения № 148).

Пример заполнения ПКО приведен в образце 1.

Расходный кассовый ордер

Выдача наличных из кассы проводится, в частности, по расходным кассовым ордерам (типовая форма № КО-2, приложение 3 к Положению № 148).

Особенности составления РКО

Чаще всего РКО используют для следующих выплат денежных средств из кассы:

  • для внесения средств в кассу банка и зачисления на текущий счет предприятия;
  • для выплаты зарплаты/отпускных и прочих выплат, предусмотренных трудовым законодательством;
  • для оплаты полученной продукции (товаров, работ, услуг);
  • для выплаты больничных;
  • для выдачи наличных под отчет или на командировку и пр.

Выдачу наличных кассир осуществляет только лицу, указанному в РКО.

В РКО на общую сумму кассовых операций (например, сдача наличных в банк) реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача» и данные документа, удостоверяющего личность получателя, не заполняются (абз. 5 п. 32 Положения № 148).

Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) есть разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на РКО не обязательна.

РКО вместо руководителя могут подписывать и другие должностные лица. Так, в письме НБУ от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75 указано: заместитель руководителя предприятия, руководитель (заместитель руководителя) обособленного подразделения предприятия могут подписывать РКО при условии, если они наделены соответствующими полномочиями и данные полномочия закреплены внутренними распорядительными документами (положениями) предприятия.

Заполнение РКО

В колонках таблицы указываются номер записи и документа, дата составления, номер корреспондирующего счета, код аналитического счета, сумма, код целевого назначения (пояснение о заполнении отдельных реквизитов см. выше — в разделе о ПКО).

Реквизиты РКО заполняют следующим образом:

  • «Видати» — указывают фамилию, имя, отчество лица, получающего денежные средства. Как правило, наличные получают лица, указанные в РКО. Но денежные средства можно выдать и по доверенности. При выдаче денежных средств по доверенности после Ф.И.О. получателя кассир должен указать Ф.И.О. доверенного лица. А доверенность (ее нотариально заверенную копию) приобщают к РКО (п. 28 Положения № 148).
  • «Підстава» — отражают основания выдачи средств и указывают документы, на основании которых осуществляется выдача денежных средств.
  • «Сумма» — указывают фактически выданную сумму средств.
  • «Керівник» и «Головний бухгалтер» — указывают подпись, фамилию и инициалы, соответственно, руководителя и главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем (абз. 1 п. 26 Положения № 148).
  • «Одержав» — отражают прописью сумму полученных средств и дату получения.
  • «Підпис одержувача» — проставляют подпись лица, получившего денежные средства. В следующей строке указывают наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.
  • «Видав касир» — указывают подпись, фамилию и инициалы кассира, выдавшего средства.
  • «Додаток» — указывают документы, согласно которым выдают средства (при условии, если их приобщают к РКО). К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличных, расчеты и пр.

Пример заполнения РКО см. в образце 2.

Ведомость на выплату наличных

В случае если наличные необходимы для осуществления выплат сразу нескольким лицам, их выдачу удобнее проводить не путем оформления РКО на каждого получателя, а на основании расходной ведомости (приложение 1 к Положению № 148).

Если же наличные выдаются физлицам, не указанным в штатном расписании предприятия, данная выплата проводится по отдельной расходной ведомости (или путем оформления РКО отдельно на каждое лицо) — п. 27 Положения № 148.

Документы получателей денежных средств

При выдаче денежных средств на основании расходной ведомости кассир требует предъявить паспорт , в т.ч. от работников предприятия. Вместе с тем кассир записывает реквизиты данного документа — его наименование и номер, кем и когда он выдан (п. 27 Положения № 148).

Или другой документ, который удостоверяет личность и согласно законодательству Украины может быть использован на территории Украины для заключения сделок.

В свою очередь, стоит отметить: из п. 3 пояснений к приложению 1 Положения № 148 следует, что реквизиты предъявленных документов указывают в колонке 6 «Примітки» таблицы расходной ведомости в случае необходимости.

Таким образом, по сути, две нормы противоречат друг другу. Мы склонны считать, что вопрос обязательности внесения реквизитов предъявленного получателем документа в расходную ведомость должен решаться предприятием самостоятельно. И это решение следует зафиксировать во внутренних документах по предприятию, например, в Порядке оприходования наличных в кассе .

Не стоит забывать, что в соответствии с п. 12 Положения № 148 предприятие обязано разработать и утвердить такой порядок. С образцом данного документа можно ознакомиться в статье «Порядок оприходования наличности в кассе предприятия: как правильно составить. ОБРАЗЕЦ ПОРЯДКА» газеты № 20/2018.

Физлицо-получатель обязательно должно расписаться в расходной ведомости, указав полученную сумму.

Помните!

Расходные кассовые ордера или расходные ведомости не принимаются для выведения остатка наличных в кассе, если выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.

Выдача наличных по доверенности

Выдачу наличных по доверенности проводят лицам, которые по уважительным причинам не имеют возможности собственноручно поставить подпись. В расходной ведомости перед подписью о получении денег кассир делает надпись «За довіреністю».

Доверенность или нотариально заверенная копия доверенности остается у кассира и прилагается к расходной ведомости (п. 28 Положения № 148).

Доверенности на получение заработной платы, стипендий, пенсий, алиментов, прочих платежей не подлежат обязательному нотариальному удостоверению. Вместе с тем такие доверенности могут быть удостоверены должностным лицом организации, в которой доверитель работает, учится, пребывает на стационарном лечении и т.п. (ч. 4 ст. 245 Гражданского кодекса Украины, далее — ГКУ).

Срок действия доверенности должен быть указан в самой доверенности (ч. 1 ст. 247 ГКУ), в противном случае доверенность будет считаться бессрочной и действующей до прекращения ее действия. В доверенности обязательно нужно указать дату ее составления, иначе она будет считаться никчемной (п. 3 ст. 247 ГКУ).

Выплата зарплаты по ведомости

Как известно, предприятия вправе хранить в своей кассе наличные, полученные в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода) сверх установленного лимита кассы в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. В свою очередь, накапливать наличную выручку в кассе сверх установленного лимита кассы можно лишь для выплат, относящихся к фонду оплаты труда и только в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков данных выплат (п. 18 Положения № 148).

Если срок выплаты зарплаты истек, а согласно ведомости не по всем лицам проведена выплата, невыданные средства депонируют. В таком случае:

1) напротив фамилий работников, не получивших денег, ставят оттиск штампа или делают надпись «Депоновано»;

2) составляют реестр депонированных сумм;

3) в конце ведомости указывают фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащую депонированию, сверяют эти суммы с общим итогом по расходной ведомости и удостоверяют подписью кассира ;

Если наличные средства выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Готівку за відомістю видав (підпис)»;

4) на фактически выданную сумму по ведомости следует составить РКО и сделать запись в кассовой книге.

Обратите внимание!

Хотя выплата по расходной ведомости может длиться в течение пяти дней, РКО на фактически выданную сумму по данной ведомости составляется один, и запись в кассовой книге делается в последний день выплаты.

Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляют путем составления одного общего РКО.

Заполнение ведомости

В бухгалтерии на титульной странице расходной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных с подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи наличных и суммы (п. 30 Положения № 148).

На ведомости указывают срок выдачи наличных и суммы: гривен — словами, копеек — цифрами.

В табличной части записывают № п/п, табельный номер, фамилию, имя, отчество, сумму, ставят подпись о получении и делают примечания (здесь при необходимости указывают реквизиты предъявленного документа).

Кассир после получения ведомости проверяет наличие разрешительной надписи, правильность заполнения всех реквизитов, и, если что-то не так, отдает ее на переоформление.

В случае если форма ведомости не вмещает всех получателей, к ней делают вставной лист с таблицей, над которой печатают текст «Вставний аркуш до відомості № ___».

После последней записи на каждой странице ведомости в ней должна быть незаполненная строка для указания общей суммы выплат лицам, отмеченным на данной странице.

Пример заполнения ведомости см. в образце 3.

В следующем номере нашего издания мы расскажем об оформлении Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, Книги учета выданных и принятых старшим кассиром наличных, Кассовой книги.

Оставить отзыв к материалу

ВНИМАНИЕ!
Редакция не принимает на себя обязательства отвечать на вопросы, заданные через окно отзывов
(с этой целью предусмотрен сервис «Персональные консультации»).
Однако в любом случае мы не оставим без внимания ваши отзывы и учтем их при дальнейшей работе.