Оплата спецодежды при увольнении

Списание спецодежды в бухгалтерском учете 2016

Актуально на: 1 февраля 2017 г.

О бухгалтерском учете спецоснастки мы рассказывали в нашей консультации. В этом материале подробнее остановимся на спецодежде и отдельных вопросах ее учета.

Что относится к спецодежде в бухучете

Специальная одежда – это средства индивидуальной защиты работников организации (абз. 5 п. 2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н).

  • специальная одежда;
  • специальная обувь;
  • предохранительные приспособления.

К спецодежде относятся, в частности, комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы, др.

Поскольку в различных организациях существуют свои особенности технологического процесса, то конкретный перечень спецодежды определяется организацией самостоятельно.

Бухучет спецодежды

Бухгалтерский учет спецодежды ведется в соответствии с ПБУ 5/01, Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ (Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н), Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (Приказ Минфина от 26.12.2002 № 135н) на счете 10 «Материалы» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

До передачи в производство (или эксплуатацию) спецодежда учитывается в составе оборотных активов организации на отдельном субсчете «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» (п. 13 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н) (субсчет 10-10 по Плану счетов (Приказ Минфина от 31.10.2000 N 94н)).

При передаче спецодежды в производство (или эксплуатацию) спецодежда по фактической себестоимости с субсчета 10-10 списывается на субсчет 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» (п. 20 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н). И в течение сроков полезного использования спецодежды ее стоимость списывается линейным способом в дебет счетов учета затрат (п.п.26, 27 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н).

Если срок эксплуатации спецодежды не превышает 12 месяцев, то разрешается ее стоимость единовременно списывать в дебет счетов учета затрат в момент передачи сотрудникам. Делается это для снижения трудоемкости учетных работ (п. 21 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н).

Правила обеспечения работников спецодеждой утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н, а типовые нормы бесплатной выдачи спецодежды устанавливаются в зависимости от отрасли организации.

Спецодежда подлежит списанию с бухучета, если она выбывает или не используется для производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) либо для управленческих нужд организации. Выбытие спецодежды производится в случаях ее продажи, безвозмездной передачи, списания в случае морального и физического износа, ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций (п. 30 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н).

Так, например, при продаже на списание спецодежды проводка будет такая: Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» — Кредит счета 10.

Проводки по спецодежде

Приведем основные бухгалтерские проводки по учету спецодежды.

Списание спецодежды при увольнении работника

Статьи по теме

При увольнении работник должен сдать выданную ему спецодежду. В статье расскажем, как правильно оформить возврат и списание, либо удержать ее остаточную стоимость из зарплаты.

Читайте в нашей статье:

Возврат и списание спецодежды при увольнении работника

Спецодежда, выданная сотрудникам, является собственностью компании. При увольнении работник обязан ее вернуть (п. 64 Методических указаний по бухгалтерскому учету спецодежды, утвержденных Приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н и п. 17 Инструкции о порядке выдачи, хранения, пользования и учета СИЗ, утвержденной Приказом Минторга СССР от 27 декабря 1983 г. № 308).

Скачайте документы из статьи:

Как правило, положение о том, что при увольнении выданная во временное пользование специальная одежда подлежит возврату, прописывают в локальном нормативном акте компании.

При возврате работником выданной спецодежды делают отметку об этом в личной карточке учета выдачи СИЗ и в документах складского учета. При полном износе или истечении срока полезного использования списание производят единовременно.

Тот факт, что СО изношена и непригодна для дальнейшего применения, устанавливает инвентаризационная комиссия. Она же принимает решение о списании (п. 34 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). Списание спецодежды при увольнении работника оформляют соответствующим актом.

Если срок носки сданной уволившемся работником спецодежды не истек, и она пригодна для дальнейшего использования, списание приостанавливают до момента ее выдачи новому сотруднику. После выдачи другому работнику списание стоимости возобновляют.

Пригодна ли спецодежда к дальнейшему использованию (а также процент ее износа) – устанавливает комиссия по охране труда организации. Эти сведения фиксируют в личной карточке учета выдачи СИЗ. Однако не всегда специальную одежду увольняемого работника можно выдать новому сотруднику. Например, это может быть невозможно, когда она сшита для конкретного человека.

Во избежание таких случаев во внутренних локальных актах организации указывают, что СО не подлежит возврату. Если работник увольняется до истечения срока носки, производят удержание из заработной платы за спецодежду при увольнении. Сумму удержания рассчитывают пропорционально периоду носки и оставшемуся сроку использования.

Оплата спецодежды при увольнении

Р. Байжаркенова, САР, CIPA,

профессиональный бухгалтер РК

ПРАВОМЕРНО ЛИ УДЕРЖАНИЕ ОСТАТОЧНОЙ СТОИМОСТИ СПЕЦОДЕЖДЫ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА?

Организация при расторжении трудового договора по инициативе работника, удерживает стоимость спецодежды с зарплаты и проводит реализацию как возмещение стоимости спецодежды. Правомерно ли удержание остаточной стоимости спецодежды? Организация является плательщикам НДС и так как организацией производилась реализация по возмещению стоимости спецодежды физическому лицу, необходимо ли предприятию выписывать счета-фактуры на каждое физическое лицо (работнику), которому производилась реализация, или достаточно только акты выполненных работ?

Положения Трудового кодекса. В соответствии со статьей 205 Трудового кодекса работникам организаций по условиям труда выдается за счет работодателя специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, моющие и дезинфицирующие материалы, молоко, лечебно-профилактическое питание не ниже норм, устанавливаемых Правительством РК.

Нормы выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты за счет средств работодателя утверждены Постановлением Правительства РК.В данном документе определены нормы и сроки выдачи специальной одежды и обуви по отраслям и должностям. То есть, специальная одежда, выданная работодателем работникам, имеет срок службы. Если на момент увольнения работника срок службы выданной ему специальной одежды не истек, он обязан вернуть спецодежду работодателю. Если работник (по согласованию с работодателем) оставляет спецодежду у себя, то работодатель имеет право реализовать данную спецодежду работнику по остаточной стоимости, рассчитанной пропорционально от срока службы.

В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса:

1. Удержания из зарплаты работника производятся по решению суда, а также в случаях, предусмотренных законами РК.

2. Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, могут также производиться на основании акта работодателя при наличии письменного согласия работника.

3. Общий размер ежемесячного удержания не может превышать пятьдесят процентов причитающейся работнику зарплаты.

Таким образом, при наличии письменного согласия работника, работодатель имеет право удержать из зарплаты работника его задолженность перед организацией за реализованную ему спецодежду, в размере, не превышающем 50% причитающейся ему зарплаты.

Положения Налогового кодекса. Выписка счета-фактуры производится плательщиком НДС в соответствии с требованиями статьи 263 Налогового кодекса. При этом в соответствии с пунктом 15 статьи 263 Налогового кодекса выписка счета-фактуры не требуется в случае представления покупателю чека ККМ в случае реализации товаров, работ, услуг за наличный расчет, за исключением случаев реализации товаров, работ, услуг лицам, указанным в пункте 1 статьи 276 Налогового кодекса.

Так как в приведенной ситуации стоимость спецодежды удерживается из заработной платы работника, и фискальный чек при этом не выдается, то выписка счета-фактуры при реализации спецодежды работнику обязательна.

Спецодежда навсегда

Работник предприятия, получивший спецодежду (рабочую куртку), намерен уволиться. Как удержать с работника стоимость спецодежды, если срок пользования еще не истек, но работник ее не возвратит? Как такую операцию отразить в бухгалтерском и налоговом учете и в форме №1-ДФ?

Согласно пп. 4.3.14 Закона Украины от 22.05.2003 г. №889-IV «О налоге с доходов физических лиц» (далее — Закон о доходах), стоимость спецодежды не включается в состав общего месячного и годового налогооблагаемого дохода физических лиц. Но в приведенной ситуации несколько иной случай — работник увольняется, а срок пользования одежды еще не истек.

В данной ситуации возможны следующие варианты решения вопроса с невозвращенной спецодеждой:

— предложить работнику вернуть спецодежду;

— удержать из зарплаты работника стоимость такой спецодежды;

— списать стоимость такой спец­одежды за счет прибыли предприятия.

С первым вариантом все ясно — он возможен в случае нормальных отношений между порядочным работником и порядочным работодателем и обоюдно вежливого расставания. А вот как удержать стоимость спецодежды из заработной платы работника и какие при этом начислить и уплатить налоги в остальных двух случаях, рассмотрим далее.

Налог с доходов физических лиц, взносы в фонды

Подпунктом 4.3.14 Закона о доходах предусмотрено, что в случае невозвращения рабочей одежды, предельный срок использования которой не наступил, при окончательном расчете первоначальная стоимость такой одежды является дополнительным благом, предоставленным такому налогоплательщику, и согласно пп. 4.2.9 Закона о доходах облагается налогом в составе общемесячного налогооблагаемого дохода.

В рассматриваемой ситуации дополнительное благо работнику начисляется и выплачивается в неденежной форме. Поэтому на основании п. 3.4 Закона о доходах предприятие должно включить в налогооблагаемый доход такого работника сумму, которая равна первоначальной стоимости спецодежды (но не ниже обычной цены), умноженной на коэффициент, рассчитанный по формуле:

Сн — ставка налога, установленная для таких доходов на момент такого начисления. В настоящий момент К составляет 1,429425.

Стоимость такого начисления определяется исходя из обычной цены, увеличенной на сумму:

— налога на добавленную стоимость, если лицо, осуществляющее такое начисление, является плательщиком налога на добавленную стоимость;

— акцизного сбора, если предоставляется подакцизный товар.

Учитывая Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога, утвержденный Приказом ГНА Украины от 29.09.2003 г. №451, стоимость невозвращенной спец­одежды прибавляется к общей сумме окончательного расчета уволенного работника и отражается в Налоговом расчете (форма №1-ДФ) с признаком дохода «01».

Если стоимость спецодежды невозможно удержать с работника ввиду недостаточности суммы окончательного расчета или несвоевременного выявления такого невозвращения, или по другой причине, схема начисления дополнительного блага будет такой же. Здесь следует иметь в виду, что пп. 8.1.1 Закона о доходах не разрешает уплачивать налог с доходов физических лиц. Таким образом, в случае если сумма начисленного дохода будет меньше суммы налога с доходов, предприятие начисляет этот налог, но фактически его не уплачивает. С учетом того, что форма №1-ДФ предусматривает персонифицированный учет плательщиков налога с доходов физических лиц, сумму недоплаченного налога налоговая инспекция зафиксирует в личном деле такого физического лица. Если невозвращение было обнаружено через определенный промежуток времени, следует подать Уточняющий расчет к форме №1-ДФ, где указать сумму недоплаченного налога.

Кроме того, необходимо обратить внимание на тот факт, что стоимость такой спецодежды не включается в фонд оплаты труда (п. 3.19 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. №5). Отсюда следует, что стоимость невозвращенной спецодежды не является объектом для начислений и удержаний взносов в социальные фонды.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете спецодежда может быть оприходована как на счете 22 «Малоценные быстроизнашивающиеся предметы» (МБП), так и на счете 112 «Малоценные необоротные материальные активы» (МНМА). Отличием в учете будет то, что МБП списываются на расходы сразу после передачи в эксплуатацию (п. 23 П(С)БУ 9), а МНМА в первый месяц эксплуатации, согласно п. 27 П(С)БУ 7, амортизируются на 50 или 100 процентов своей стоимости. На какой счет отнести ту или иную спецодежду, об­увь, средства личной защиты и т. п., определяется прежде всего сроком их службы и указывается в приказе об учетной политике. Например рукавицы, халаты, легкие комбинезоны целесообразно учитывать на счете 22, а одежду, которая служит больше года, — на счете 112.

Приказом руководителя определяется сумма, которую должен возместить работник. Это может быть как остаточная стоимость такой одежды, так и первоначальная ее стоимость.

Газоэлектросварщик Корж М. Н, работающий в ремонтно-строительном управлении №2, подал заявление на увольнение, при этом не возвратив спецодежду (рабочую куртку), которую использовал полмесяца. Первоначальная стоимость спецодежды — 120 грн (без НДС). Срок пользования спецодежды составляет 36 месяцев 1 . За отчетный месяц Коржу М. Н. начислена зарплата в размере 900 грн. Сумма, подлежащая обложению налогом с доходов физических лиц, исходя из первоначальной стоимости невозвращенной спецодежды составляет 165,51 грн (120,00 + 20%ПДВ) х 1,149425). По приказу руководителя и по согласию работника было определено, что он компенсирует остаточную стоимость спецодежды. Предприятие применяет класс 9 счетов.

1 Для различных отраслей хозяйственной деятельности предприятий утверждены Нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты. Например, для работников строительного производства такие нормы утверждены приказом Госнадзорохрантруда от 17.05.2004 г. №126.

Сначала рассчитаем сумму, которую должен компенсировать работник, по формуле:

где Сп — первоначальная стоимость спецодежды (гривень), А — начисленная амортизация.

В свою очередь, амортизация рассчитывается по формуле:

Се — срок полезного использования (месяцев), Св— фактический срок использования (месяцев).

По условиям нашего примера S К = 120 — (120,00: 36 х 0,5).

Отражение операций примера 1 в учете предприятия см. в таблице 1.

Отражение в учете операций по условиям примера 1

Как правильно оформить выдачу и возврат спецодежды, как проводится ее возврат при увольнении сотрудника?

При увольнении работник должен вернуть все материальные ценности, принадлежащие нанимателю, в том числе провести возврат спецодежды. Работодателям необходимо организовать приемку имущества, которое числится за сотрудником. Поэтому при подписании заявления на увольнения руководителям рекомендуется согласовывать дату увольнения с учетом времени, необходимого для проведения данных мероприятий.

Порядок выдачи спецодежды

Принимая человека на работу, наниматель обязан обеспечить его средствами индивидуальной защиты в зависимости от характера выполняемой работы и профессиональной деятельности. Законодательством установлен перечень отраслей, где ношение спецодежды обязательно:

  • здравоохранение;
  • строительство;
  • добыча полезных ископаемых;
  • пищевая промышленность;
  • транспортные услуги и охрана общественного порядка;
  • химическое и металлургическое производство.

Кроме того, обязательное ношение спецодежды может быть утверждено непосредственно на предприятия локальными нормативными актами и правилами охраны труда.

Состав средств индивидуальной защиты (СИЗ) также определяется законодательством и правилами охраны труда.

Важно! Работодатель обязан следить за применением средств индивидуальной защиты и не допускать специалиста к работе без спецодежды.

Спецодежда является имуществом предприятия, которая числится у него на балансе, поэтому ее выдача, а также возврат при увольнении осуществляется с соблюдением правил учета, движения и хранения материальных ценностей. СИЗ выдается работнику под роспись на время выполнения им своих трудовых функций. Одежда подлежит обязательной маркировке для определения срока службы.

Возврат спецодежды

Работник должен бережно использовать имущество работодателя, не допускать утери, порчи и растраты. Средства индивидуальной защиты имеют свой срок службы. По истечению этого срока работник обязан вернуть СИЗ нанимателю. Сотрудник возвращает спецодежду и в других случаях:

  • перевод на другую работу, где не требуется использование СИЗ;
  • прекращение трудовых отношений.

В том случае, когда одежда пришла в негодность, она подлежит возврату и списанию. При этом необходимо установить причину порчи СИЗ. Если это произошло не по вине сотрудника, а в результате того, что он работал в особых условиях и при нестандартных ситуациях, то наниматель не вправе удерживать ее стоимость.

Порядок удержания за спецодежду

Работник не имеет права выносить спецодежду за пределы предприятия за исключением случаев, когда проводятся выездные работы. Также запрещено использование СИЗ в личных целях. При увольнении работник передает работодателю все средства индивидуальной защиты независимо от срока их использования и состояния.

Статьей 243 ТК РФ установлена полная материальная ответственность работника за причиненный ущерб нанимателю. Поэтому, если работник не вернул материальные ценности, то должен возместить причиненный ущерб в полном объеме.

Обычно сначала человек составляет заявление, в котором указывает, что не вернет одежду, и ее стоимость нужно удержать из оплаты его труда. Затем составляется приказ руководителя. Этот документ не отличается от других приказов по форме, для составления можно взять образец любого приказа.

В документе должны быть отражены следующие моменты:

  1. Ответственный за исполнение.
  2. Стоимость имущества.
  3. Дата, подпись руководителя и печать компании.

Затем приказ вступает в действие и бухгалтерия производит перерасчет положенных выплат.

При удержании причиненного ущерба с заработной платы законодательством установлено, что размер сумм к вычету не должен превышать 20% от заработка.

Важно! Невозврат спецодежды при увольнении не является основанием задерживать сотрудника на работе. Кроме того, это не может служить поводом для невыдачи документов увольняющемуся и проведения окончательного расчета.

Законодательством установлен запрет на удержание за спецодежду во время увольнения со следующих выплат:

  • компенсация за отпуск (если он не использован);
  • выходное пособие;
  • государственные пособия;
  • премии, перечисленные не из фонда оплаты труда.

Но что делать, если работник уволился, а размер удержания не позволяет полностью покрыть причиненный ущерб?

Есть 2 варианта решения этой проблемы:

  1. Работодатель может подать иск в суд о возмещении ущерба в принудительном порядке.
  2. Бухгалтерия может составить акт о списании, и внести это имущество в категорию расходов.

Практика показывает, что иск подается реже, чем составляются акты.