Если неправильно сделана запись в трудовой книжке при увольнении

Если неправильно сделана запись в трудовой книжке при увольнении

Вопрос: В трудовой книжке сотрудника сделана неправильная запись об увольнении (указана неверная статья). После увольнения сотрудник был принят на работу в другую организацию, о чем сделана запись в трудовой книжке. Поскольку в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» не было свободного места, новый работодатель приобрел вкладыш. Как правильно внести исправления в трудовую книжку?

Учет и хранение трудовых книжек

Порядок заполнения трудовых книжек

Порядок исправления записей в трудовой книжке

Дубликат трудовой книжки

Выдача трудовой книжки

Ответ от 23.01.2017 :

Порядок внесения изменений в трудовую книжку регулируется:

  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила);
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Правил). В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе, об увольнении, о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).

В п. 1.2 Инструкции указан порядок внесения изменений в трудовую книжку. При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)».

Порядок признания записи недействительной следующий:

  • в графе 1 ставится порядковый номер, следующий за номером последней записи;
  • в графе 2 указывается текущая дата (дата внесения исправления);
  • в графе 3 указывается: «Запись №__ недействительна». На следующей строке в графе 3 (без указания номера записи и даты) производится правильная запись;
  • в графе 4 указывается номер приказа, на основании которого внесена исправляемая запись в трудовую книжку (номер такого приказа следует указывать в той же строке, в которой стоит номер и дата записи «Запись №__ недействительна»).

Таким образом, исправление необходимо внести, даже если в трудовой книжке (вкладыше) уже есть запись о приеме на новую работу.

Исправление вносится текущей датой. Если на новом месте работы уже оформлен вкладыш в трудовую книжку, исправления следует вносить в него.

Отметим, что такое исправление может внести ваша организация (бывший работодатель), а также работодатель по новому месту работы.

Для этого вам следует оформить официальное письмо на имя нового работодателя с просьбой внести в трудовую книжку (вкладыш) работника соответствующие исправления (п. 27 Правил).

Как задать вопрос

Исправление в трудовой книжке даты увольнения

Трудовая книжка – основной документ, отражающий трудовую деятельность человека на протяжение его жизни.

Именно учитывая данных, внесенных в трудовую книжку, подсчитывается стаж, позволяющий использовать возможность выхода на пенсию при работе во вредных или опасных условиях труда, назначается и начисляется пенсия, как по возрасту, так и по льготному стажу.

При оформлении пенсии, в случае обнаружения любых неверных сведений в трудовой книжке:

  • указание личных данных человека;
  • дат приема и увольнения;
  • причин увольнения;
  • указание номеров и дат издания приказов, на основание которых сделаны записи,

возникают сложности с назначением пенсионных выплат и вообще правом на получение определенного вида пенсии.

Кроме того, от записи об увольнении с предыдущего места работы порой зависит возможность трудоустроиться на новом месте.

Всем людям свойственно иногда ошибаться.

Работники отдела кадров, обычно отвечающие за ведение и учет трудовых книжек сотрудников предприятия тоже не роботы, могут сделать даже чисто машинальную описку, заполняя сведения.

Смертельного в таких ситуациях ничего нет.

Само собой, нужно быть очень внимательным, внося в трудовую книжку новую или очередную запись.

Также необходимо проверить написанное еще раз, чтобы в случае допущенной ошибки можно было исправить сразу на месте, и человеку через несколько лет, когда уже были внесены новые записи после ошибочной, или предприятие было реорганизовано, ликвидировано, бегать по судам, архивам, восстанавливать события прошедших лет, чтобы внести исправления.

Со всеми изменениями, внесенными в трудовую книжку, работника информируют, дают ознакомиться под личную роспись в личной карточке определенной форме Т-2, которая также ведется параллельно с трудовой книжкой ответственным сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом организации, назначенным по приказу.

Поэтому, сам работник должен не машинально подписывать запись, что ознакомлен с внесенными изменениями в трудовую книжку, а внимательно их прочесть.

Так, если в трудовой книжке неправильно указана дата увольнения, это может стать препятствием при поступлении на работу в другую организацию, поскольку займет определенное время для внесения исправлений.

Не всегда вакантная должность может оставаться свободной до тех пор, пока человек будет заниматься тем, что добиваться от бывшего работодателя внесения корректной записи даты увольнения.

В конечном итоге, возможно, потерять шанс устроиться на новую должность.

Например, фактически работник увольняется с предприятия 01. 10.2016 года, а запись в трудовой книжке об увольнении стоит 01.11.2016 года.

Казалось бы, чисто автоматическая описка, однако, если 28.10.2016 года человек захочет трудоустроиться, будет более чем нелепо выглядеть запись в трудовой книжке после уволенного в ноябре с прежней компании, быть принятым на работу в новую фирму в октябре того же 2016 года.

Необходимо вносить изменения в трудовую книжку с признанием предыдущей записи недействительной и указанием правильной даты увольнения.

  • как вести записи в трудовой книжке;
  • когда и как вносить изменения, исправления,
  • Инструкции по заполнению трудовых книжек, разработанной и утвержденной в 2003 году Постановлением № 69 от 10 октября Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003г. № 69 (Инструкция);
  • и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Правила), которые были также утверждены в 2003 году правительственным Постановлением от 16 апреля за. № 225.

Можно ли исправить запись в трудовой?

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника.

Ошибочные записи могут существенно помешать в дальнейшем, особенно если в течение трудовой деятельности часто меняет места работы.

При назначении пенсии, если ошибки будут обнаружены в нескольких записях, ему придется немало побегать, чтобы восстановить истинные даты приема, увольнения на работу, или подтверждать вообще, что трудовая книжка принадлежит именно ему, если допущены ошибки в написание имени, отчестве, фамилии.

Все исправления в трудовой книжке допустимы, согласно ст. 66 ТК РФ, действующим Правилам и Инструкции.

В случае обнаружения любых ошибок, работником или специалистом, отвечающим на предприятии за ведение трудовых книжек, их следует исправить в соответствии с п. 24 и п. 28 Правил.

Ни в коем случае не допускается зачеркивание неправильных записей, использование штриха, корректировке подтиранием ластиком и наведение ручкой других чисел и прочих изменений неверной записи.

Согласно п.30 правил запись изменяют только признанием ее недействительной и внесением правильной новой записи.

Рассмотрим ситуации, когда нужно сделать изменения в записи трудовой книжки.

1. Если работник обнаружил неточность или ошибку в записи, он должен написать заявление на имя руководителя предприятия с просьбой внести изменения в трудовую книжку, ссылаясь на документы, на основании которых сделана эта запись.

К таким документам относят: паспорт, диплом, свидетельство о браке или расторжении брачных отношений, приказы или выписки из них о приеме, переводе, увольнении.

2. На основании поданного заявления, руководителем предприятия (организации) издается приказ о внесении соответственных изменений в трудовую книжку работника.

В законодательстве нигде не упоминаются конкретные должностные лица, которые должны заниматься ведением трудовых книжек на предприятии. Обычно в организациях заполнением всех изменений в процессе трудовой деятельности и внесением уточнений при выявленных ошибках в записях занимаются специалисты отдела кадров.

Если компания довольно мала и кадровой службы не существует, за ведение трудовых книжек несет ответственность уполномоченное приказом руководителя должностное лицо (может быть бухгалтер, секретарь и прочие).

3. Исправление должно быть внесено на предприятие, где допущена ошибка.

В тех случаях, когда человек уже уволился оттуда и работает в новой организации, при предоставлении документов, подтверждающих допущенные ошибки записи в трудовой книжке, изменения могут быть внесены кадровой службой организации, в которой он работает.

4. В том случае, когда трудовая книжка только заводится, то есть раньше человек нигде не был официально трудоустроен, при любой описке или допущенной ошибке:

  • в заполнении данных о сотруднике;
  • в записи о приеме на работу,

лучше всего такую книжку аннулировать сразу и выписать новую без помарок и внесенных изменений.

5. При внесении изменений после ошибочно внесенных данных, работник имеет право подать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.

В выданную повторно трудовую книжку, в которой указывается, что это дубликат, будут перенесены все записи, кроме той, какая была признана недействительной.

Особенно это актуально тех случаев, когда человека незаконно увольняют, и он восстановлен по решению суда.

6. В том случае, если на момент выявления ошибок, предприятие, где они были допущены, не существует как юридическое лицо (реорганизовано или ликвидировано), за документами, подтверждающими работу в ликвидированной организации, необходимо обратиться в архив.

На основании предоставленной документации изменения будут внесены на месте последней работы.

7. Когда в трудовой книжке неправильно указаны личные данные человека (фамилия, имя, отчество), помочь восстановить принадлежность трудовой книжки данному конкретному человеку можно через суд, предъявив документы, удостоверяющие личность и при необходимости, на основании которых была изменена, например фамилия (свидетельство о заключении или расторжении брака).

Как исправить дату увольнения в трудовой книжке?

Признание записи недействительной происходит следующим образом:

1. Порядковый номер указывается следующий за последней записью

2. Указывается дата, когда вносятся изменения.

3. В графе 3, где обычно заносятся сведения о приеме на работу, переводе или увольнении, делают запись: «Запись за номером (указывается порядковый номер записи, в котором обнаружена ошибка или неточность) недействительна.

Далее под этим же порядковым номером заносят правильную запись.

4. В последней графе указывают приказ, на основании которого были внесены изменения (п. 1, 2 Инструкции).

Одной из распространенных ошибок, допускаемых в трудовых книжках, является указание даты.

Покажем наглядно, как нужно правильно сделать исправление даты увольнения в трудовой книжке.

Трудовая книжка. Изменения и исправления.

Сегодня мы продолжим рассматривать вопросы, которые касаются правильного ведения трудовой книжки сотрудника. В первой статье из серии мы приняли сотрудников на работу и оформили их трудовые книжки. Во второй описали, как перевести наших “трудяг” на другую работу, поощрить и наградить их за старания и достижения.

В данной статье мы рассмотрим следующие вопросы:

  1. Какие наши действия, если сотрудник меняет имя или фамилию?
  2. Что нужно для исправления неверных или неточных записей, которые мы сами сделали?
  3. Как перенести запись о приеме, по ошибке внесенную в другой раздел?

Давайте начнем с первого вопроса.

Некоторые люди считают, что имя человека определяет его судьбу, поэтому пытаются изменить свою жизнь с помощью радикальных мер. Другим же не везет с детства, поскольку им дают о-о-о-очень странные имена. С фамилией же все намного проще. Чаще всего на изменение фамилии идут девушки (в очень редких случаях мужчины), в связи с заключением или расторжением брака. В общем, причин может быть много, но мы не станем вникать в каждую и сразу перейдем к той части, где наступает наш черед вносить новые сведения о сотруднике.

Если Ваш сотрудник решил сменить имя, фамилию или отчество, Инструкция № 58, в частности пункт 2.13, предусматривает следующие действия:

  • Во-первых, Вы, как работодатель, должны внести изменения в его трудовую книжку. Для этого на титульном листе (первая страница) предыдущие данные работника нужно аккуратно зачеркнуть одной линией, а на строке ниже вписать новые данные. Можно новую информацию записывать и на одной строке, если есть свободное место.

Обратите внимание! Старые данные, которые Вы зачеркиваете, должны легко читаться. Не стоит зарисовывать их ручкой или корректирующим средством, заклеивать.

  • Во-вторых, на внутренней стороне обложки записывают, на основании какого документа сделано исправление (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, о перемене имени и прочее). Записывают, кем и когда выдан такой документ, а также его номер и серию. Далее все, как обычно: запись заверяют подписью ответственного лица и печатью предприятия.

Точно так же исправляют неправильно написанную дату рождения. Образец исправлений приведен ниже.


Если у Вашего подчиненного есть вкладыш к трудовой, тогда на первой странице этого вкладыша необходимо произвести такие же изменения, как и на титульном листе главной трудовой книжки.

Интересный момент! Инструкция № 58 не предусматривает конкретных временных рамок для внесения изменений в трудовую. Сотрудник может в любой момент принести документы о смене личных данных, даже через три года после изменения таковых. С Вашей стороны, необходимо внести изменения в течение недели после получения новых данных о работнике.

Не забудьте изменить старые сведения о сотруднике на новые в Книге учета движения трудовых и вкладышей к ним. Для этого просто зачеркните старое имя (фамилию либо отчество) и рядом запишите новое. Возле поставьте дату изменения, подпись и ссылку на новый документ работника.

Теперь давайте рассмотрим второй вопрос.

Особое внимание на то, что записано в трудовой, обращают во время присвоения пенсии, при начислении выплат по выслуге лет и назначении различных “трудовых” льгот.

При обнаружении каких-либо ошибок и неточных записей в трудовых запомните самое важное правило! Любые исправления в записях могут делать только те работодатели, которые такие записи совершали и допустили неточности либо ошибки. Об этом говорится в Инструкции № 58 в пункте 2.6. То есть, если к Вам пришел новый сотрудник, а у него в какой-либо записи допущена ошибка, Вы не можете ничего исправлять, Вы можете только поспособствовать ему в решении такой проблемы.

В таком случае, работнику необходимо обратиться на предыдущее место работы для исправления неточностей. Если предприятие закрылось, тогда такие исправления делает его преемник. Если его нет, тогда вышестоящая организация которой было подчинено предприятие. Если такого нет, тогда остается областной и государственный архивы.

Если виновником неправильной записи оказались Вы, тогда, для начала, найдите приказ, на основании которого была сделана соответствующая запись. Содержание приказа должно точно повторять сделанную запись. Ни в коем случае не стоит вносить какие-либо изменения и/ или исправления только на основании слов работника. Это, скажем так, недостаточно достоверный источник информации.

Исправление записей путем зачеркивания предыдущих допустимы только на титульном листе. Для исправлений “внутри” трудовой существует своя, особенная, процедура. Итак, давайте же разберемся в ней пошагово. Для более полной картины мы рассмотрим несколько вариантов, когда была допущена ошибка.

Вариант № 1. Во время внесения записи о приеме на работу формулировка записи отличается от приказа (пример смотрите ниже).

Вносим исправления: в разделе “Сведения о приеме” под неправильной записью ставим следующий порядковый номер, дату и в гр. 3 начинаем записывать исправление со слов “Запись № … недействительна”, и дальше указываете уже правильные данные. В гр. 4 переписываете данные приказа о приеме.

Вариант № 2. Название должности в приказе о приеме не соответствует штатному расписанию. Вы вносите запись в трудовую, а потом создаете новый (уточняющий) приказ о внесении изменений в предыдущий приказ (пример смотрите ниже).

Вносим исправления: порядок действий такой же, как и в варианте №1. В гр. 3 указываете “Запись № … недействительна”, а дальше вносите корректную запись “Принят на …. должность”. В гр. 4 вносите данные уточняющего приказа.

Вариант № 3. Вы допустили ошибку в наименовании предприятия (пример смотрите ниже).

Вносим исправления: под уже существующей записью, без порядкового номера и даты в гр. 3 пишут “Запись … (название предприятия неправильное) недействительна” дальше пишут правильное название организации.

Вариант № 4. Нарушена нумерация (пример смотрите ниже).

Вносим исправления: в гр. 1 ставим правильный номер, а в гр. 3 так же, как и в предыдущих вариантах, начинаем со слов “Запись № … недействительна”, а затем переписываем содержание задвоившейся записи.

Вариант № 5. В гр. 2 указана неверная дата приема/ перевода/ увольнения (пример смотрите ниже).

Вносим исправления: в гр. 2 на следующей строке ставите правильную дату, а дальше порядок действий такой же, как и в варианте №1. В гр. 3 указываете “Запись № … недействительна”, и переписываете содержание предыдущей записи.

Вариант № 6. Ошибка в данных приказа в гр. 4 (пример смотрите ниже).

Вносим исправления: порядок действий такой же, как и в варианте №1. В гр. 3 указываете “Запись № … недействительна”, а дальше в гр. 4 записываете правильные данные приказа.

Вариант № 7. Вы уже уволили сотрудника, оформили соответствующую запись, поставили печать и т. д., а затем обнаружилась ошибка (пример смотрите ниже).

Вариант исправления: в данном случае напомним, что исправления должен вносить тот работодатель, который сделал запись. Если на момент обнаружения ошибки Ваш бывший сотрудник работает уже не у Вас, тогда исправления Вы сможете внести только после того, когда он будет уволен с текущей работы и трудовая будет у него “на руках”. Порядок действий в такой ситуации следующий:

  • в гр. 3 впишите полное название Вашей организации;
  • сделайте исправительную запись, как мы описывали выше ( в зависимости от вида ошибки);
  • заверьте запись, как при увольнении, подписью и печатью.

Давайте рассмотрим еще пару вариантов, когда могут понадобиться исправления:

  • если работника восстанавливают на прежнем месте по решению суда — под записью об увольнении нужно написать “Запись № … недействительна. Восстановлен на предыдущей работе”;
  • если изменилась причина увольнения — “Запись № … недействительна. Уволен …..” указываете новую причину;
  • если после увольнения книжка не выдана день в день по вине нанимателя — в таком случае дата увольнения сдвигается, о чем должен быть издан соответствующий приказ и написано “Запись № … недействительна” и в гр. 4 вписывают новый приказ.

Исправления в других разделах трудовой делаются аналогично.

Давайте перейдем к рассмотрению третьего вопроса.

Бывают случаи когда раздел “Сведения о работе” заполнен, и работодатели вносят записи о приеме в другой, свободный раздел. Скажем сразу: это в корне неверно и считается ошибкой. Если Вы вдруг пошли по неверному пути, не расстраивайтесь, мы спешим Вам на помощь!

Если подобная ситуация случилась с Вами, мы рекомендуем для начала приобрести вкладыш и вшить его в основную трудовую (Инструкция № 58, пункт 3.1). Что делать с вкладышами и как их оформлять, мы рассматривали в первой статье.

Давайте более детально рассмотрим, что же все-таки делать, если Вы допустили неточность и сделали запись не во вкладыше, а в другом разделе трудовой, который Вам больше всего “приглянулся”.

Например, Вы внесли запись в раздел “Сведения о награждениях”.

1. Открываем его и под этой (ошибочной) записью в гр. 3 делаем новую с формулировкой “Запись № … недействительна, поскольку внесена по ошибке в другой раздел трудовой книжки ”. Остальные графы заполняются, как обычно.

2. Заводим вкладыш и в нем, в разделе “Сведения о работе”, ставим следующий порядковый номер, за номером в основной трудовой, и делаем запись о приеме, которую ранее внесли в другой раздел.

Мы надеемся, данная статья Вам пригодится, а также поможет избежать некоторых ошибок заранее.

В следующей статье мы рассмотрим порядок внесения записей при увольнении сотрудников, а также порядок учета трудовых на предприятии.

До скорых встреч!

Данная статья носит ознакомительный характер.
Компания Торгсофт® не предоставляет услуги, связанные с изготовлением и продажей трудовых книжек.

Если неправильно сделана запись в трудовой книжке при увольнении

Ребята, подскажите правильно ли я собираюсь сделать. Человек на нашем предприятии уже не работает, но обнаружил ошибку сделанную тогдашним бухом — была неправильно проставленна дата увольнения с нашего пп, НУЖНО ТЕПЕРЬ ИСПРАВИТЬ, после этой записи в трудовой уже конечно есть последующие записи, последняя из которых
-№ 14 — ПП Орион принят на должность и тд.
ТЕ в данные момент является сотрудником Орион.

Мои действия: я должна ниже этой записи сделать запись № 15 в кот -указать :запись № допустим 4 недействительно, уволен тогда-то и правильная дата и запись.

Вот в чем мои сомнения: Правильно ли это, что между записью № 14 о приеме человека на работу и записью допустим номер 16, по которой человек будет когда-то уволен, будет запись № 15 об исправлении старой записи?

Фух, старалась объяснить. Спасибо заранее за ответы

Исправляем ошибки в трудовых книжках [www.vs.com.ua]

let_natali! Спасибо вам большое! Все прочитала, полезная информация. Но вот нет такого примера как у меня. Запись в трудовой не закрыта. Просто человек нашел ошибку и попросил в ОК трудову для исправления. Те записи в трудовых будут имет след вид

1
2
3 Неверная запись (дата увольнения неправильная) ПП Искра
4
5
6
7ПП ОРИОН принят на работу инженером (я сокращаю)
8 ПП Искра, Запись № 3 неверна, и верная запись
9ПП Орион уволен с работы

Правильно ли так? Все просто исправляется когда последняя запись уволен, а когда без печати (как и должно быть) принят, а след исправление и потом будет когда-то уволен, так нормально? Меня терзают смутные сомненья

нашла по той же ссылочке от let_natali :

Как можно исправить в трудовой книжке ошибку, обнаруженную спустя несколько лет после увольнения?

Согласно пункту 2.6 Инструкции в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление выполняется на том предприятии, где была внесена соответствующая запись. При этом сведения о работе должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае его утери – другому документу данного предприятия, подтверждающему выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работника, личные карточки, расчетные ведомости и т. д.). Свидетельские показания не являются основанием для исправления внесенных ранее записей (п. 2.9 Инструкции).

Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, то изменение вносит его правопреемник и заверяет своей печатью, а в случае его отсутствия – вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации – областной (городской) архив (п. 2.8 Инструкции).

Инструкция не предусматривает оснований для выдачи трудовой книжки работнику на руки во время его работы на предприятии. Трудовая книжка выдается работнику при увольнении в последний день работы. Поэтому исправление записей на предыдущих местах работы возможно в промежутках между увольнением и приемом на новое место работы, когда трудовая книжка находится у работника на руках (пример 6).

Напомним, что согласно пункту 2.20-1 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физлиц-СПД (без создания юрлица с правом найма) и физлиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг, хранятся непосредственно у работников. Поэтому такие работники имеют право в любое время обратиться с просьбой об исправлении ранее внесенной неверной записи на предыдущее место работы

Т.е ПП Орион не имеет права исправлять записи от ПП Искра

Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления

Ошибки совершают не только дилетанты, но и профессионалы в своей области.

Из-за невнимательности, спешки или по другим причинам даже опытные сотрудники кадровых служб организаций и предприятий, оформляя трудовые книжки, могут неверно написать одно слово, запороть целую запись или промахнуться в нумерации.

От этого не застрахован никто. Бывает, что документы поступают с уже имеющимися ошибками, которые были допущены прежними работодателями.

В малых фирмах подобная ситуация наблюдается ещё чаще, ведь в них в большинстве случаев не создан кадровый отдел, а трудовыми книжками работников занимается другой специалист, например, секретарь руководителя.

Каждому работающему человеку рекомендуется внимательно следить за заполнением своей книжки и при обнаружении неверной записи сразу же проинформировать об этом своего начальника либо кадровика.

Общие правила

Можно ли делать исправления в трудовой книжке?

Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.

Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.

Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.

Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.

Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.

Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.

А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.

Особенности

Как уже было сказано, не исключены ошибки как на титульном листе трудовой книжке, так и на последующих её страницах. Устраняются эти ошибки по-разному.

Сведения на титульнике

Если книжку едва успели открыть и тут же допустили ошибку на самой главной – титульной – странице, её следует порвать и выбросить, принявшись за новую. Но нередки ситуации, когда трудовая книжка уже содержит сведения на последующих страницах, к тому же они заверены, а кадровик должен внести исправления в титульник.

Законодательство и правила ведения таких документов не устанавливают никаких конкретных рекомендаций в этих случаях.

Поэтому было решено действовать по определённой инструкции.

Итак, представим, что необходимо изменить имя, фамилию, отчество или дату рождения работника.

В этом случае исправление осуществляется кадровиком только на основании представленных документов.

Таковыми могут являться паспорт гражданина, свидетельство о смене фамилии/имени/отчества, свидетельство о заключении либо расторжении брака. В трудовой книжке необходимо указать номер и дату нужного документа.

Антонова Лидия Константиновна устроилась на работу 18.11.2003. Ей открыли трудовую книжку и записали все персональные данные на титульный лист. Спустя год, 06.12.2004, Лидия Константиновна взяла фамилию супруга, так как вышла замуж.

Теперь она стала Самойловой. В данной ситуации сотруднику отдела кадров действовать нужно так: Слово «Антонова» на титульном листе зачеркнуть. Рядом, в той же строке, прописать: «Самойлова».

На внутренней стороне обложки сверху записать: «Фамилия «Антонова» изменена на фамилию «Самойлова» на основании свидетельства о заключении брака серия АШ № 232005, выданного Курским отделением ЗАГС 06 декабря 2004 г. Инспектор отдела кадров З.М. Метляева. (подпись, печать).

Вопрос относительно неверно написанного имени или отчества (хотя работник не менял их официально). Такое тоже случается, особенно, если два имени звучат практически одинаково, например, Софья и София, Наталья и Наталия.

Называть человека могут по-разному, но ведь в паспорте у него записан единственно верный вариант. То же касается отчества: как часто мы путаем «Геннадьевна» и «Геннадиевна», «Валерьевна» и «Валериевна».

Чтобы в будущем у человека не возникло неприятностей, когда он будет, скажем, оформлять трудовую пенсию, в его трудовой книжке не должно остаться никаких огрехов.

Однако законом не предусмотрены правила исправления подобных нюансов.

Если имя, фамилию или отчество написали с ошибкой при открытии трудовой книжки, то последняя уничтожается, заменяясь новой (об этом составляется нормативный акт).

Если же оплошность была обнаружена уже после того, как книжка заполнилась записями в разделах и человек успел сменить рабочее место, исправлению ошибка не подлежит.

Выход в такой ситуации один – обратиться в судебные органы, чтобы документ признали принадлежащим именно данному работнику, а не кому-то другому.

Отдельные работодатели сходятся во мнении, что неверно написанные данные на титульной странице всё-таки можно исправить, если имеется соответствующий документ за подписью того работодателя, который в своё время допустил описку.

Скачать образец внесения исправлений в связи со сменой фамилии на титульнике.

Рассмотрим другую ситуацию. Неточность допущена в написании специальности или профессии работника. Это может быть вовсе не ошибкой: например, Игорев А.З. на момент устройства на работу успел окончить только техникум, а впоследствии, уже трудясь, получил диплом вуза по специальности маркетинг.

Но в книжке в строке «Образование» работодателем было записано «среднее профессиональное», в строке же «Профессия, специальность» внесли запись «Технолог».

Исправить это можно следующим образом: в строке «Образование» рядом с записью «среднее профессиональное» нужно поставить запятую, а дальше приписать «высшее профессиональное». В строке «Профессия, специальность» следует поставить запятую после слова «Технолог» и приписать «Маркетолог».

Образец внесения исправлений в связи с получением образования.

Ошибки в разделах

При выявлении ошибок в разделах трудовой книжки исправлять их нужно несколько иначе, чем на титульнике.

Ничего зачёркивать нельзя, уточнения вносятся не на обложку, а прямо в разделы, просто верную запись нужно сделать ниже.

Предположим, что в штат фирмы приняли нового человека.

Случайно была допущена ошибка при написании названия компании или подразделения. Эта запись была сделана под порядковым номером 3 (он ставится во 1-й графе).

Пример: Чукавин А.С. был принят на должность главного специалиста отдела экономики в компанию «Идея» 06.10.2014. Но кадровик записал информацию неверно, указав другой отдел:

графа № 1: порядковый номер 3;

графа № 2: дата принятия на должность – 06.10.2014;

графа № 3: наименование компании и должность нового сотрудника:
Торговая компания «Идея»

Принят на должность главного специалиста отдела торговли;

  • графа № 4: данные о документе, на основании которого была сделана запись:
    Приказ от 06.10.2014 № 47-к.
  • Исправление нужно внести следующим образом:

      графа № 1: порядковый номер 4;

    графа № 2: дата, на которую делается исправление – 07.10.2014;

    графа № 3: данные о недействительности предыдущей записи:
    Запись № 3 недействительна,

    принят на должность главного специалиста отдела экономики;

  • графа № 4: сюда можно внести данные о документе, на основании которого была сделана неверная запись:
    Приказ от 06.10.2014 № 47-к.
  • Дату нужно проставить не ту, когда допустили ошибку, а ту, по состоянию на которую были внесены исправления. Графа № 4 заполняется сведениями о документе, на основании которого внесли исправление.

    Если компания, сотрудник которой в своё время ошибся в записи, через несколько лет реорганизовалась, исправить неточность должен сотрудник фирмы, которой отошли права на прежнюю компанию.

    Если же компания была ликвидирована и уже не существует, тогда новый работодатель берёт на себя обязанность по внесению исправлений, ориентируясь при этом на дубликаты документов, свидетельствующих о приёме человека/переводе.

    Если работник был восстановлен на работе после выявления незаконного увольнения, предыдущая запись (об увольнении) признаётся недействительной, затем прописывается фраза: «восстановлен на прежней работе».

    Если работника уволили, но ошиблись в указании причины увольнения, тогда прежняя запись признаётся недействительной, после чего прописываются истинные сведения: «уволен по…».

    Макеев О.Д. был уволен с места работы. Работодатель внёс такую запись: «Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от 10.09.2011 № 133-к.

    Гражданин Макеев обратился в судебные органы, подав иск на работодателя о внесении последним неверных сведений в книжку. Суд удовлетворил требование истца. Работодатель вынужден был исправить запись.

    Образец внесения исправлений в разделе «Сведения о работе».

    Огрехи в записях награждений

    Третий раздел в трудовой книжке называется «Сведения о награждениях». Не у всех этот раздел содержит записи. Но у некоторых не только заполнен полностью, а ещё и с ошибками.

    Впрочем, всё так же, как и в разделе «Сведения о работе». Дату в графе № 2, внося фразу «Запись № 5 от 14.03.2001 недействительна», ставят не ту, на которую была сделана описка, а ту, на которую вносится исправление.

    Образец признания записи о награждениях недействительной.

    Как исправить неточности, допущенные во вкладыше?

    Когда какой-либо из разделов трудовой книжки заканчивается, то есть в нём уже не остаётся свободных строк для внесения записей, следует открыть специальный вкладыш, подшив его в книжку.

    Если в самом начале его заполнения кадровик ошибается в слове или фразе, вкладыш тут уничтожается при составлении акта.

    Но на титульнике трудовой книжки уже успели проставить его серию и номер. Заполнению подлежит новый бланк вкладыша, и теперь его номер тоже следует внести на титул.

    Неправильно внесённая во вкладыш запись о работе исправляется точно так же, как если бы она была в самой трудовой книжке.

    То есть для новой записи ставится очередной порядковый номер, текущая дата, пишется, что такая-то запись недействительна, затем вносится верная информация и подтверждается приказом – тем же, который был указан в неверной записи.

    Если сбилась нумерация

    Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации.

    Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

    Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

    На примерах были разобраны наиболее типичные ошибки, которые чаще всего допускаются сотрудниками отдела кадров или работодателями. Неточности могут быть и иными, но исправляются они по той же схеме.

    В идеале ошибок не должно быть вовсе. Их наличие является неприятным для владельца трудовой книжки фактом и портит документ. Во-вторых, нередко огрехи так и остаются незамеченными и неисправленными, а порой недобросовестные кадровики видят, что ошиблись, но не придают этому особого значения.

    Впоследствии работник может столкнуться с различными проблемами, например, его трудовой стаж признают недействительным при расчёте пенсии или даже не примут в новый штат, сославшись на то, что имя в трудовой книжке не совпадает с именем в паспорте.

    Ответственный бизнесмен никогда не позволит себе халатно относиться к заполнению личных документов сотрудников своей компании.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (495) 212-90-15 (Москва)
    Это быстро и бесплатно !