Из кассы аванс на командировку

Из кассы аванс на командировку

Документ : Выдача аванса на командировку: делаем все правильно

Выдача аванса на командировку:
делаем все правильно

Обязательно ли выдавать аванс на командировку

Да, обязательно. И хотя из ст. 121 КЗоТа это прямо не следует, утвердительный ответ на этот вопрос мы находим в Инструкции о командировках: предприятие, которое отправляет работника в командировку, обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в размерах, установленных нормативно-правовыми актами о служебных командировках.

Пункт 1.10 раздела I Инструкции о командировках более детально говорит об этом: командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные.

Эта норма дает ответ еще на один вопрос: на какие расходы выдавать аванс? Очевидно, что работника, командированного в предел ах Украины, необходимо обеспечить средствами на:

Если же вы отправляете работника в командировку за рубеж, то, кроме этих расходов, аванс можно выдать на оплату телефонных разговоров, а также на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), на комиссионные (в случае обмена валюты), обязательное страхование, другие расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая какие-либо сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов. Это следует из п.1.2 и п.1.4 раздела II Инструкции о командировках.

Сколько же давать на проживание и проезд? — спросите вы. Ведь какую сумму работник израсходует на гостиницу, нельзя знать заранее. Законодательно же установлен только размер суточных (см. постановление № 663). Значит, предприятие вправе самостоятельно определить размер аванса. Единственное, что надо соблюдать при этом, — нормы суточных, а расходы на проезд и проживание полностью зависят от щедрости руководителя предприятия. Помните, что какую бы сумму вы не выдали работнику, он в любом случае должен отчитаться о том, как ею распорядился, предоставив соответствующие подтверждающие документы, ато, что потратить не успел, — вернуть в кассу предприятия.

В какой срок надо выдать аванс

Четких сроков выдачи аванса законодатель не установил. Просто указал: его надо выдать перед командировкой, а вот за сколько дней до командировки — не известно. Поэтому главное в данном вопросе — обеспечить работника средствами на время командировки. Если командированный отбывает вечером (например вечерним поездом), то не будет нарушением выдать ему аванс в день отъезда. Но лучше, конечно же, делать это заблаговременно (например, чтобы работник смог предварительно купить билеты), но не ранее оформления приказа о командировке. Такую же позицию высказал Нацбанквсвоем письме от 03.08.04 г № 11 -113/2603-7748.

Что будет за невыдачу аванса

Невыдача аванса на командировку является нарушением законодательства о труде. Статья 41 КоАП устанавливает за него ответственность в виде штрафа в размере от 255 до 850 грн. Поскольку ответственность административная, то за невыдачу аванса на командировку накажут должностных лиц предприятия (директора и главного бухгалтера).

Можно ли зачислить аванс на банковскую платежную карточку

Да, безусловно. Положение о ВПК предусматривает так называемые «корпоративные карточки» — платежные карточки, эмитированные на имя предприятия, которыми вправе распоряжаться его сотрудники. В пункте 4.8 этого Положения говорится, что держатель корпоративной карточки с ее помощью на территории Украины может:

— получать наличные гривни для совершения расчетов, связанных с производственными (хозяйственными) потребностями, в том числе для оплаты командировочных расходов в пределах Украины;

— осуществлять безналичные расчеты в валюте Украины, связанные с уставной и хозяйственной деятельностью, расходами представительского характера, а также командировочными расходами в пределах Украины.

При этом деньги будут считаться выданными под отчет в момент их списания с картсчета.

Таким образом, предприятие может оформить в своем банке корпоративную платежную карточку и выдавать ее тем из своих сотрудников, которых направляют в командировку. Это избавит бухгалтера от груза кассовых операций, связанных с командировкой. Все, что ему нужно, — подать платежку в банк, чтобы тот перечислил сумму аванса с текущего счета предприятия на картсчет.

Кроме того, аванс на командировку можно перечислить на зарплатную карточку (разумеется, если на вашем предприятии реализован «зарплатный» проект с каким-либо из банков — эмитентов платежных карточек) или на личную БПК командированного. В таком случае выданными под отчет будут считаться деньги, зачисленные на карточку работника. Не забудьте в платежке четко указать, что деньги выданы как аванс на командировку.

Платежная карточка решает еще одну проблему, с которой сталкиваются наши читатели: в командировку необходимо выезжать немедленно и у бухгалтера физически нет времени, чтобы получить сумму аванса в банке. Как вы понимаете, палочкой-выручалочкой в такой ситуации будет БПК. Ведь деньги на нее можно перечислить, даже если работник уже в пути на вокзал.

В какой валюте выдавать аванс

Здесь все зависит оттого, куда вы направляете работника. Если командировка в пределах Украины, то и аванс надо выдавать в национальных денежных знаках, т. е. в гривнях. А вот если дела фирмы призывают отправляться за пределы нашего государства, то аванс на командировку согласно пункту 1.2 раздела II Инструкции о командировках необходимо выдать в валюте той страны, куда вы направляете работника, или в свободно конвертируемой валюте. Выдача работнику, командированному за рубеж, аванса в гривнях будет нарушением законодательства о труде. Об ответственности за такое деяние мы писали выше.

Что делать, если аванса не хватило

Бывает, что средства, полученные как аванс, заканчиваются раньше самой командировки. Например, работник вынужден задержаться в командировке еще на несколько дней.

Естественно, работнику приходится тратить свои собственные деньги. Ничего страшного в этом нет — вернувшись из командировки, он предоставит документы, подтверждающие его расходы, и предприятие возместит ему потраченные деньги. Но как быть, если у работника нет с собой достаточной суммы? Необходимо выручать своего сотрудника. Сделать это можно несколькими способами.

Во-первых, деньги можно передать почтовым или электронным переводом (многие коммерческие банки сейчас имеют свои системы срочных денежных переводов в пределах Украины), п. 1.4 раздела I Инструкции о командировках разрешает это сделать по просьбе командированного. Но будьте внимательны: сумму перевода следует оформити как аванс по зарплате, а не как аванс на командировку. После возвращения работник получит меньше зарплаты (т. к. получил аванс), но у него будет перерасход подотчетных средств, который вы ему возместите.

Во-вторых, деньги в любой момент можно перечислить на ВПК. А как же требование пп. 2.15 Положения о кассовых операциях? — спросите вы. Отвечаем: данная норма запрещает выдавать деньги под отчет из кассы предприятия тем лицам, которые не отчитались по ранее полученным суммам. А в случае с ВПК вы не выдаете деньги из кассы предприятия. Поэтому вы можете смело перечислять ему деньги на ВПК.

В какой срок работник должен отчитаться

Здесь все как и раньше — в течение трех банковских* дней после окончания командировки. Точкой отсчета при этом будет дата возвращения работника из командировки. Например, если работник фактически вернулся из командировки 09.10.04 г. (это была суббота), а печать о прибытии в командировочном удостоверении ему поставили только в понедельник — 11.10.04, то отчитаться о командировке необходимо не позже 14.10.04 г.

В какой срок работник должен вернуть аванс,
если командировку отменили

Работник должен вернуть аванс в течение трех дней с момента отмены командировки. Это следует из пп. 1.14 раздела II Инструкции о командировках. Днем отмены командировки считают день подписания соответствующего распоряжения руководителя предприятия.

* Операционный (банковский) день — часть рабочего дня, на протяжении которого принимаются документы на перевод. Дни определяются для банков рабочими по правилам, установленным соответствующим постановлением Национального банка Украины (п. 1.19 3акона № 2181).

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. КоАП — Кодекс об административных правонарушениях.

2. КЗоТ — Кодекс законов о труде.

3. Инструкция о командировках — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

4. Постановление № 663 — постановление КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж» от 23.04.99 г. № 663.

5. Положение о БПК- Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 27.08.01 г. № 367.

“Все о бухгалтерском учете”, № 105 (1016), 9 ноября 2004 г.

Из кассы аванс на командировку

Отступление от этого правила считают нарушением трудового законодательства — ст. 121 КЗоТа. В соответствии со ст. 41 КоАП это грозит должностным лицам предприятия штрафом от 30 до 100 НМДГ (510-1700 грн). Более того, если обязанность собственника по выдаче аванса на командировку еще и оговорена в колдоговоре вашего предприятия, то размер штрафа возрастет до 50-100 НМДГ (850-1700 грн) (ст. 412 КоАП).

Админвзыскание (коим является штраф) может быть применено не позже чем через 3 месяца со дня осуществления правонарушения (ч. 2 ст. 38 КоАП). Так что даже если вы ошиблись и не выдали аванс в командировку, то оштрафовать вас могут только в течение 3-х месяцев. После этого вы для санкций недосягаемы.

Можно ли выдать аванс на загранкомандировку только в гривнях?

Согласно п. 1.2 р. II Инструкции о командировках предприятия, отправляющие своих работников за границу, обязаны обеспечить их авансом в валюте страны командирования или в свободно конвертируемой валюте.

Если по возвращении из командировки выяснится, что выданного аванса не хватило, то предприятие обязано компенсировать командированному понесенные расходы. При этом выплату осуществляют уже в гривнях по курсу НБУ на дату погашения задолженности.

Выдача же аванса на поездки за рубеж в гривнях действующим законодательством не предусмотрена. Следовательно, это прямое нарушение трудового законодательства, а именно ст. 121 КЗоТа. Так, в соответствии со ст. 41 КоАП нарушение законодательства о труде влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц предприятия.

Более детально о санкциях вы можете узнать из ответа на предыдущий вопрос данной консультации.

Когда выдавать аванс на командировку?

К сожалению (или к счастью?),родное законодательство не устанавливает четких сроков для выдачи аванса. Но все же несколько слов об этом в нормативке найдем.

Так, абз. 5 Общих положений Инструкции о командировках и п. 4 постановления № 663 предусматривают, что предприятие, командирующее работника, обязано обеспечить его денежными средствами — авансом. Итак, бесспорно, что аванс надо выдать ДО отправления сотрудника в служебную поездку. Но вот за сколько дней до этой поездки следует выдавать аванс — неизвестно.

Поразмыслив так и сяк, можно прийти к выводу: выплачивать аванс на командировку можно только после издания соответствующего приказа руководителя об отправлении работника в служебную поездку. Согласитесь, это правильно, ведь если не будет приказа, то зачем выдавать эти денежные средства? Кое-кто из проверяющих может решить, что их назначение — хознужды, а там, как вы знаете, совсем другие сроки отчета (см. материал на стр. 16 текущего номера). Следовательно, во избежание недоразумений с контролирующими органами рекомендуем выдавать аванс уже после соответствующего приказа о командировке.

Аналогичную позицию занимают и госорганы, в частности, Минфин в своем письме от 16.10.03 г. № 31-03173-07-29/3846 и НБУ в письме от 03.08.04 г. № 11-113/2603-7748.

А вот за сколько дней до командировки вы это осуществите, не имеет значения, хоть за месяц. Все же знают, как тяжело приобрести билеты на поезд и самолет, особенно в праздничные дни, или же сколько времени потратишь на получение визы при загранкомандировке. Так что позаботьтесь о соответствующем приказе и смело выдавайте денежные средства на командировку.

Мы отправляем работника в загранкомандировку, часть аванса хотим выдать в гривнях для покупки в Украине билетов на самолет. Можно ли так делать?
Действительно, аванс на загранкомандировку можно выдать в инвалюте и в гривнях. Слава Богу, никакого запрета так поступать в нашем законодательстве нет. Главное, чтобы часть аванса вы выплатили в свободно конвертируемой валюте или валюте страны командировки (п. 1.2 р. II Инструкции о командировках). А остальное при необходимости вы можете выдать и в нацвалюте. Такого же мнения придерживается и НБУ в своем письме от 23.05.07 г. № 13-122/1897-5244.
Мы советуем вам в приказе о командировке или в расчете командировочных расходов четко указать, например «выдать на оплату проезда 1000 грн и 500 евро на другие расходы в поездке «.Так вы обезопасите себя от лишних вопросов проверяющих.
Подскажите, как оформить выплату из кассы аванса при командировке в пределах Украины?
Ну конечно же, при выдаче аванса в гривнях да и вообще любых денежных средств из кассы предприятия надо руководствоваться п. 3.4 Положения о кассовых операциях и использовать:
— ведомость на выплату денег (приложение 1 к Положению о кассовых операциях), если выдаете наличные одновременно нескольким работникам;
— расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) на каждую выплату отдельно.
А в бухучете такая операция будет отражена проводкой Дт 372 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 301 «Касса в национальной валюте».
Подскажите, какие документы оформлять при выдаче аванса на загранкомандировку?
К сожалению, законодательством вопрос документального оформления обращения инвалюты в кассе не урегулирован. Но, вооружившись письмом Госкомстата Украины от 24.11.06 г. № 04/4-6/191, для этих целей можно применять бланки для гривневой налички.
Так, полученную из банка инвалюту, наряду с национальной, хранят в кассе предприятия. Для ее оприходования подойдет приходный кассовый ордер (далее — ПКО) (ф. № КО-1). Не забудьте зарегистрировать его в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (далее — Журнал) (ф. № КО-3), который ведут отдельно по каждой валюте, а также порознь по приходным и расходным документам. Кстати, сам ордер оставляют в кассе, а квитанцию к нему можно выдать лицу, которое сдает валюту, полученную в банке, в кассу предприятия.
Выдавать наличную инвалюту командированному вы будете по расходному кассовому ордеру (далее — РКО) (ф. № КО-2). Его также надо записать в Журнал. Если инвалютные средства выдают нескольким сотрудникам, то можно оформить ведомость на выплату денег (приложение 1 к Положению о кассовых операциях), а уже к ней выписать и РКО.
Помимо этого, бухгалтеру следует позаботиться об оформлении кассовой книги (ф. № КО-4) для инвалюты (для каждой — своей!). То есть, если предприятие получает в кассу с банковских счетов доллары США и евро, то по каждой из этих валют ведут отдельный кассовый учет.
Для возвращенного валютного остатка правила аналогичны. Инвалюту оприходуют в кассе при помощи ПКО, который, в свою очередь, записывают в Журнал. При передаче инвалюты в банк нелишне будет оформить РКО с его занесением во все тот же Журнал. И, конечно, занесите все записи в кассовую книгу для инвалюты.
Более подробно эта тема освещена в материале на стр. 47 текущего номера.
Можно ли командировочный аванс выдавать работнику на корпоративную банковскую платежную карточку?
Да, согласно п. 3.10 Положения о БПК, аванс на командировку можно выдавать на корпоративную банковскую платежную карточку (далее — КБПК). В частности, это подтверждает абз. 1 п. 4 постановления № 663 и абз. 5 Общих положений Инструкции о командировках, где указано: «аванс командированному работнику может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек».
Внимание!
При этом датой выдачи аванса будет день, когда банк списал денежные средства с картсчета (п. 3.12 Положения о БПК). О дате списания денежных средств бухгалтер узнает из выписки банка по картсчету.
Не существует ли запрета выдавать аванс на личную банковскую платежную карточку работника?
Нет, не существует. Командировочный аванс вы вправе выплатить и на личную банковскую платежную карточку (далее — ЛБПК) работника, но при условии, что у ашего предприятия нет КБПК (п. 3.13 Положения о БПК и п. 4 постановления № 663). Если же эта чудо-карточка у вас есть, то денежные средства на служебную поездку должны попасть именно на нее.
Но нет правил без исключений. Так что если у вас имеется КБ ПК, но держатель (например, директор) не может передать ее другим работникам, поскольку это не предусмотрено в договоре с банком (см. письмо НБУ от 03.08.07 г. № 25-313/1474-7902, то перечислить деньги разрешено на ЛБПК.
Внимание!
Денежные средства, зачисленные на ЛБПК работника, считают выданными ему под отчет. И это происходит во время зачисления суммы на ЛБПК, а не на дату списания денег с картсчета работника.

Командировочные расходы: проблемные вопросы

Статья 121 КЗоТ гарантирует работникам право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками, в частности суточных за время пребывания в командировке, стоимости проезда до места назначения и обратно и расходов по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. Рассмотрим особенности выплаты работнику средств на возмещение указанных расходов (средства на командировку) согласно действующему законодательству на примере отдельных проблемных вопросов, возникающих на практике.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Розрахунок витрат на відрядження

Підстава: наказ (розпорядження) від 13.07.2006 р. №17
Відряджені особи:Іванов І.П., інженер
Термін відрядження: 11.09 — 13.09 (3 дні)
Місце відрядження: м. Санкт-Петербург (Росія)
Сума авансу:
1) добові: 280 грн х 3 дні = 840 грн.
840 грн : 5,05 = 166 дол. США.
2) авіаквитки: 339 дол. США.
3) готель: 2,5 доби х 100 дол. США = 250 дол. США.
4) на відшкодування інших витрат відповідно до законодавства (збори, проїзд до аеропорту тощо): 20 дол. США.

РАЗОМ: 775 дол. США.
Бухгалтер: ________________
(підпис)

Известно, что пп. 5.4.8 Закона о прибыли позволяет включать в валовые расходы командировочные расходы работников и членов органов управления в составе фактических расходов на разрешенные цели, а также суточные расходы в пределах установленных норм.

Суточные расходы — это отдельный вид расходов, не требующих специального документального подтверждения, предназначенных на оплату питания и финансирование других личных нужд физического лица, понесенных в связи с его командировкой. Так, суточные расходы в рамках предельных норм, установленных Постановлением №663, включаются в валовые расходы налогоплательщика. Сейчас действуют следующие предельные нормы суточных командировочных расходов (см. таблицу 1).

Нормы суточных расходов*, грн

Бухгалтерские проводки по учету командировочных расходов

Если предприятия вводят ограничения в размерах суточных расходов (такие ограничения, в соответствии с Инструкцией №59, могут вводиться приказом руководителя предприятия, независимо от формы собственности), — их суммы не могут быть ниже предусмотренных для государственных служащих и работников бюджетных учреждений (п. 11-1 Постановления №663).

Напомним, что суточные выплачиваются за каждый день командировки. День убытия в командировку и день прибытия к месту постоянной работы засчитываются при определении размера суточных как два дня. Если командировка начинается, длится или завершается в выходной день, суточные за эти дни выплачиваются на общих основаниях.

Суточные расходы возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта (село, поселок или город). Их сумма определяется:

— в случае командировки в пределах Украины и стран, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, — согласно отметкам командирующей и принимающей стороны на удостоверении о командировке;

— в случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный таможенный контроль, — согласно отметкам органов пограничного контроля в паспорте или заменяющем его документе (т. е. при командировках в такие страны отметки в удостоверении о командировке не являются обязательными).

В случае отсутствия указанных отметок, согласно Закону о прибыли, суточные расходы не включаются в валовые расходы, а в соответствии с Инструкцией №59 — вообще не выплачиваются.

На практике порой возникают вопросы по поводу порядка расчета суточных расходов при командировках за границу в случае пересадки на другое транспортное средство на территории Украины, а также когда дата убытия в командировку и/или дата возвращения не совпадают с датами по отметкам в заграничном паспорте. Рассмотрим примеры.

Пример 1 Командировка из Львова в Мюнхен с пересадкой на самолет в Киеве:

— выезд из Львова в Киев — 11.09;

— прибытие в Киев — 12.09;

— вылет из Киева в Мюнхен — 12.09 (отметка в заграничном паспорте);

— возвращение из Мюнхена в Киев 13.09 (отметка в заграничном паспорте);

— выезд из Киева во Львов — 13.09, прибытие во Львов — 14.09.

Срок командировки — 4 дня; суточные выплачиваются за 11 и 14 сентября — как за командировку в пределах Украины; за 12 и 13 — как за границу: 2 х 25 + 2 х 280 = 610 грн.

Пример 2 Командировка из Киева в Берлин поездом:

— выезд из Киева в Берлин — 11.09;

— пересечение государственной границы — 12.09 (отметка в заграничном паспорте);

— прибытие в Берлин — 13.09;

— выезд из Берлина — 14.09;

— пересечение государственной границы — 15.09 (отметка в заграничном паспорте);

— прибытие в Киев — 16.09.

Срок командировки — 6 дней; суточные выплачиваются за 11 и 16 сентября — как за командировку в пределах Украины; за 12 — 15 — как за границу: 2 х 25 + 4 х 280 = 1170 грн.

Пример 3 Командировка из Симферополя в Санкт-Петербург с пересадкой в Киеве:

— выбытие из Симферополя — 18.09;

— прибытие в Киев — 19.09;

— выбытие из Киева — 19.09;

— прибытие в Санкт-Петербург — 21.09;

— выбытие из Санкт-Петербурга — 23.09;

— прибытие в Киев — 25.09;

— выбытие из Киева — 25.09;

— прибытие в Симферополь — 26.09.

Срок командировки — 9 дней; суточные выплачиваются за 18, 26 сентября — как за командировку в пределах Украины; за 19 — 25 — как за границу (поскольку с Россией не установлен полный пограничный контроль, со дня пересадки на последнее транспортное средство на территории Украины суточные расходы исчисляются как для командировок за границу): 2 х 25 + 7 х 280 = 2010 грн.

Пример 4 Командировка из Киева в Москву поездом, без пересадки:

— выбытие из Киева — 25.09;

— прибытие в Москву — 26.09;

— выбытие из Москвы — 26.09 (в тот же день);

— прибытие в Киев — 27.09.

Срок командировки — 3 дня; суточные выплачиваются за все дни — как за командировку за границу: 3 х 280 = 840 грн.

Обратите внимание, что в удостоверении о командировке указываются даты прибытия и выбытия не с предприятия, а из населенного пункта, поэтому в нем нужно вписывать даты отправления соответствующих транспортных средств (если они отправляются после полуночи, — указывать следующий день).

Обеспечение авансом на командировку

У предприятий не всегда есть возможность заблаговременно получить средства в банке для финансирования командировочных расходов. Поэтому на практике нередко возникают вопросы об обеспечении работника авансом перед его убытием в командировку.

Как указывалось выше, ст. 121 КЗоТ гарантирует работнику возмещение командировочных расходов, однако обязательное обеспечение его авансом на текущие расходы в размерах согласно установленным нормам установлено подзаконным актом — п. 4 Постановления №663. Аванс командированному работнику может выдаваться наличностью или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек (в последнем случае не запрещается перечислять работнику средства во время его пребывания в командировке).

Кстати, предельный срок, за который (перед началом командировки) можно выдавать аванс на командировку, законодательством не установлен (это признает Минфин в письме от 06.06.2002 г. №041-407-456/13-3991). Не установлена и реальная ответственность за необеспечение работника авансом на командировку.

Действительно, необеспечение работника авансом на командировку — нарушение законодательства о труде, что влечет за собой административную ответственность по ч. 1 ст. 41 КоАП 1 (в виде штрафа от 15 до 50 н.м.д.г.). Однако протоколы об этих правонарушениях имеют право составлять только уполномоченные на это должностные лица органов Минтруда (ст. 255), а рассматривают эти дела районные суды (ст. 221). Поэтому при отсутствии жалобы работника вероятность привлечения к ответственности в пределах установленного законом двухмесячного срока (с момента совершения) 2 довольно низкая.

1 Решением Конституционного Суда Украины от 09.07.98 г. №12-рп/98 разъяснено, что в КЗоТ (хотя речь шла о другой статье) под термином «законодательство» подразумеваются и постановления КМУ.

2 Хотя если на момент проверки должностными лицами Минтруда работнику не возвращены средства, — такое нарушение будет продолжающимся, и двухмесячный срок давности будет исчисляться с момента его выявления.

Для определения размера аванса на командировку рекомендуется составлять расчет (см. образец).

В таблице 2 на с. 23 приведен бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов.

Перерасчет валют при командировке за границу

В случае командировки за границу предприятие обязано обеспечить командированного работника средствами в национальной валюте страны, куда он направляется, или в свободно конвертируемой валюте. При этом приобретение валютных средств и бухгалтерский учет иностранной валюты осуществляются согласно законодательству. Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, Инструкция №59 разрешает применить арифметическое правило округления до полной единицы.

Возникают вопросы по поводу возможности возмещения командировочных расходов на зарубежную командировку в гривнях. Их актуальность подтверждается тем, что нередко некоторые расходы, связанные с такими командировками, оплачиваются в Украине (билеты в обе стороны, стоимость проезда в аэропорт и т. п.). Кроме того, своевременное обеспечение работников авансом в валюте может стать проблемой для предприятий, не имеющих валютных счетов.

Ответа на вопрос о возможности выдачи аванса на заграничную командировку в гривнях (кроме приведенной нормы Постановления №663 относительно обеспечения авансом в валюте) действующее законодательство не содержит. Поэтому советуем все же избегать выдачи аванса в гривнях. При таких условиях, по нашему мнению, более приемлема невыдача аванса с последующим возмещением расходов работнику (по возвращении из командировки), которое, согласно пп. 1.2.4 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 26.03.98 г. №119, осуществляется в гривнях.

В случае перерасхода средств (т. е. если для окончательного расчета за командировку нужно выплатить дополнительные средства) выплата осуществляется в гривнях по официальному курсу НБУ на день погашения задолженности, но не позже третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку (п. 1.17 раздела ІІ Инструкции №59).

Инструкция №59 не предусматривает случаев, когда в указанный срок провести окончательный расчет нет возможности (например, отсутствие средств, что может быть, обусловлено недостаточностью сметных назначений (у бюджетных учреждений) или другими обстоятельствами. По нашему мнению, выплата работнику в таких случаях проводится по курсу НБУ на день фактического погашения задолженности. Если изменением курса работнику нанесены убытки, предприятие может (хотя и не обязано) возместить их другим способом. Внимание бухгалтера в такой ситуации следует акцентировать на том, что трехдневный срок в этом случае установлен не законодательством, а инструкцией, а также что он должен исчисляться со дня утверждения авансового отчета руководителем (а срок для такого утверждения не определен).

Сохранение среднего заработка

Трудовое законодательство (ч. 3 ст. 121 КЗоТ) гарантирует сохранение за командированными работниками места работы (должности) и среднего заработка.

Но в период командировки работникам не следует начислять заработную плату (как это нередко происходит на практике) — согласно Порядку №1001 за этот период ему выплачивается средний заработок исходя из среднемесячной заработной платы за последних два календарных месяца работы, предшествующих командировке. Указанная выплата относится к фонду оплаты труда согласно пп. 2.1.6 Инструкции по статистике заработной платы и соответствующим образом облагается налогом.

Средний заработок за время пребывания работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели (за выходные дни средний заработок не выплачивается, хотя суточные — возмещаются в общем порядке) по графику, установленному по месту постоянной работы.

Сохранение за работником должности не исключает возможности в установленном порядке (в случае производственной необходимости) временного перевода на его должность другого работника или найма временных работников (на период командировки) — по срочному трудовому договору.

Налогообложение и ответственность

Согласно пп. 4.3.2 Закона о доходах, сумма средств, полученных на командировку или под отчет, не включается в состав общего месячного или годового налогооблагаемого дохода работника.

Согласно пп. 9.10.2 указанного Закона, отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, подается по форме, установленной приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. №440, до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает такую командировку.

Напоминаем, что выдача под отчет средств лицам, не отчитавшимся за ранее выданные средства, запрещается. Нарушение этого правила влечет за собой административную ответственность по ст. 164-2 КоАП Украины (штраф от 8 до 15 н.м.д.г., а в случае повторного на протяжении года после привлечения к админответственности — от 10 до 15 н.м.д.г.). Дела о правонарушении по этой статье рассматривают должностные лица органов ГКРС (ст. 234-1 КоАП).

Помимо этого, Указом №436/95 2 предусмотрена ответственность за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности относительно ранее выданных средств — в виде штрафа в размере 25% выданных под отчет сумм.

Поэтому считаем необходимым обратить внимание на тот факт, что согласно п. 22 ч. 1 ст. 92 Конституции, основы гражданско-правовой ответствен­ности, деяния, являющиеся административными или дисциплинарными правонарушениями, и ответственность за них определяются исключительно законами Украины. С учетом решения Конституционного Суда от 30.05.2001 г. №7-рп/2001, а также ст. 217 Хозяйственного кодекса можно сделать вывод, что указанные вопросы не могут регулироваться подзаконными актами.

Кроме того, следует обратить внимание, что Закон о доходах разграничивает выдачу средств на командировку и под отчет, а Указ №436/95 устанавливает ответственность только в отношении средств, выданных под отчет.

Итак, по мнению автора, привлечение к ответственности и применение административно-хозяйственных санкций на основании Указа №436/95 не законно.

1 Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.95 г. №100.

2 Указ Президента Украины от 12.06.95 г. №436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности».

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины.

Закон о доходах — Закон Украины от 22.05.2003 г. №889-IV «О налоге с доходов физических лиц».

Закон о прибыли — Закон Украины от 28.12.94 г. №334/94-ВР «О налогообложении прибыли предприятий».

Постановление №663 — Постановление КМУ от 23.04.99 г. №663 «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу».

Инструкция №59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. №59.

Из кассы аванс на командировку

3.9. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель, хотя о приказе со списком подотчетных лиц и сроках сдачи авансовых отчетов в Положении ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой» не упомянуто.

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:

— в качестве аванса на командировочные расходы;

— на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление.

Рассмотрев заявление, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать деньги.

Выдавать деньги под отчет (как и раньше) можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.

Выдача работнику из кассы деньги под отчет, оформляется проводкой по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50 — выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, то организация может быть оштрафована.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (26, 10, 08, . ) Кредит 71 — произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:

Дебет 50 Кредит 71 — возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 71 — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Её можно удержать эту сумму из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 — невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В этом случае организация должна исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных средств.

Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

Командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку:

-работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т.п., а также профессиональных спортсменов).

Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):

-женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

-работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

-работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.

Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.

Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата.

Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере.

Если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить:

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а. При направлении работника в командировку заполнять раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания» формы N Т-10а не нужно. Этот раздел заполняется работником после возвращения из командировки;

приказ о направлении работника в командировку по форме N Т-9 (если в командировку направляется один работник) или N Т-9а (если в командировку направляются несколько работников);

командировочное удостоверение (форма N Т-10).

По возвращении из командировки подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию.

Если работник возвратился из заграничной командировки, авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения (Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденное Банком России 25 июня 1997 г. N 62).

К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Оплата командировочных расходов

Командированному работнику оплачиваются:

-расходы по найму жилого помещения;

-расходы по проезду к месту командировки и обратно;

-другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Сумма аванса рассчитывается так: Сумма аванса = Предполагаемая сумма расходов на проезд до места командировки и обратно + Предполагаемая сумма расходов на оплату жилья + Предполагаемая сумма прочих расходов + Суточные

Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется.

Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям. Следовательно, разрешение Центрального банка РФ не требуется (подп. «г» п. 9 ст. 1 Закона РФ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета.

Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007. Она является основанием для вывоза наличной иностранной валюты.

Эту справку необходимо зарегистрировать в журнале учета справок (порядок ведения журнала приведен в приложении 3 к Положению Банка России от 25 июня 1997 г. N 62).

Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки вместе со справкой по форме N 0406007 в течение пяти дней со дня предполагавшегося отъезда нужно сдать в банк.

После возвращения работника из командировки и представления в бухгалтерию авансового отчета сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Если работник получил аванс в валюте, он может возвратить неизрасходованную сумму аванса либо в валюте, либо в рублях (по официальному курсу иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета).

Неиспользованные суммы наличной валюты или дорожные чеки нужно сдать в банк в течение 10 рабочих дней после того, как работник вернет их в кассу организации.

Расходы по найму жилого помещения

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Кроме того, работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие расходы оплачиваются в пределах 50% от стоимости проживания в гостинице в сутки.

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, а также страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

-стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

-оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

-оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

-стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

-сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.

Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах России.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для иностранного государства, в которое был направлен работник.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций. В настоящее время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93). Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках.

С 1 января 2008 г. НДФЛ не облагаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Сумма суточных уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Прочие расходы в командировке

В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т. д.).

В таких случаях выдайте работнику аванс в размере предполагаемых расходов.

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачиваются:

-расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;

-расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

-консульские и аэродромные сборы;

-сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

иные аналогичные платежи и сборы.

Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачиваются работникам.

Отражение расходов на командировку в учете

При выдаче работнику аванса на командировку делают в учете запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:

Дебет 55 кредит 51 (52)

перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55

учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отражаются проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью:

Дебет 26 Кредит 71

списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.

Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:

Дебет 44 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.

Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отражаются проводкой:

Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71

списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Если работник организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отражаются записью:

Дебет 28 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица списывают проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71

списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Такая же проводка делается, если работник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.) и организация их возмещает.

Сумму НДС по командировочным расходам списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71

учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг)).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал в командировке сумму большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такая операция отражается записью:

Дебет 71 Кредит 50-1

возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.

Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, делают запись:

Дебет 50-1 Кредит 71

оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

1. Что понимается под дебиторской и кредиторской задолженностью?

2. Каким образом осуществляются расчеты с поставщиками и подрядчиками?

3. Каким образом осуществляются расчеты с покупателями и заказчиками?

4. Каким образом осуществляются расчеты по налогам и сборам?

1. Каким образом осуществляются расчеты по социальному страхованию и обеспечению?

2. Каким образом осуществляются расчеты с учредителями и акционерами?

3. Каким образом осуществляются расчеты с персоналом по прочим операциям?

4. Каким образом осуществляются расчеты с разными дебиторами и кредиторами?

5. Каким образом осуществляются расчеты с подотчетными лицами?

6. Как оформляются командировочные расходы?

7. На какие виды расходов командированному выдается аванс?