Как писать деловое письмо на английском языке

Деловое письмо на английском языке

Блочная структура с открытой пунктуацией

В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.

Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.

Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

Образец делового письма на английском языке

15 October 2008

Mr James Hilton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР

2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

This intensive, practical conference for businessmen aims to:

  • increase your business productivity
  • enable networking with business partners

The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

John Smith
Conference Secretary

Составные части делового письма

Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Специальные пометки

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Приветствие

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

Dear Sir or Madam

Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

Dear Mr Jackson

INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.

В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:

  • правильно оформленным
  • коротким и содержательным
  • написанным по существу
  • написанным грамотно
  • вежливым, даже если это жалоба или претензия

Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.

Структура делового письма

В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.

Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.

Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.

Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
Формат даты также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16 или 07/04/16. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.

  1. Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam. Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
  2. Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; DearMrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
  3. В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
  4. Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley; Dear Prof. Atkinson.

Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:

В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.

Завершение письма:

  1. Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully.
  2. Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely.
  3. Ваша подпись.

Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:

Olga Smirnova (Ms)

Общее содержание делового письма

  1. Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
  2. Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
  3. Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.

Стиль делового письма

В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

  • разговорных выражений, сленга и жаргона
  • сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
  • эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо «Please send me. » («Пожалуйста, вышлите мне. ») вы можете написать: «I would be grateful if you could send me. «(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне. »).

Старайтесь не использовать фразовые глаголы (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.

Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.

10 самых распространенных ошибок в деловых письмах

В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления:

Как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке

Опубликовано: 10.03.2017 ⋅ Автор: Инглекс

Составление формальных писем — задача непростая, особенно когда приходится писать их на английском языке. Но есть способ сделать это быстро и просто — использовать готовые шаблоны фраз. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке и какие фразы для этого использовать. Мы также приложим образцы этих писем на английском, чтобы по ним вы смогли написать свое письмо.

Кстати, мы уже рассказывали о том, как писать другие виды формальных писем в статье «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке». Советуем ознакомиться и с этой статьей. А еще не забудьте почитать наше руководство о том, как писать email на английском языке.

Письмо-жалоба на английском языке. Letter of complaint

Как следует из названия, письмо-жалобу на английском языке мы пишем, когда чем-то недовольны. Например, мы хотим обратить внимание руководства на некачественное обслуживание, некорректное поведение сотрудника или жалуемся на некачественный товар.

По сравнению с другими видами писем letter of complaint — самое эмоциональное письмо. Чаще всего оно окрашено негативными эмоциями: недовольством, раздражением, злостью. Тем не менее не следует во всех красках и ярких эпитетах описывать свое недовольство и уж точно не следует опускаться до грубостей и оскорблений. Letter of complaint относится к формальному виду писем, поэтому и тон должен сохраняться официальный. Согласитесь, вряд ли найдется человек, который захочет читать письмо, полное личных оскорблений, и после этого решать возникшую проблему.

Если цель вашей жалобы — обратить внимание на некоторые недостатки, то лучше сохранять нейтральный тон повествования. В случае же серьезных претензий следует придерживаться настойчивого, иногда даже требовательного тона. Давайте посмотрим, какие фразы мы будем использовать в таких письмах.

    Прежде чем приступить к самому письму, мы должны поздороваться с человеком. Используйте для этого следующие фразы:

Деловое письмо по-английски

В деловом мире переписка играет огромную роль. Начиная от коммерческих предложений и заканчивая пересылкой накладных и счетов-фактур. В настоящее время практически вся деловая переписка ведется в электронном виде, однако это не отменяет общепринятых правил деловых писем, даже если они электронные.

Если по роду вашей деятельности вам часто приходится вступать в переписку с зарубежными партнерами, не стоит опасаться. На самом деле бизнес-корреспонденция в английском языке имеет четкие законы, соблюдая которые вы легко справитесь с любым деловым письмом.

Главное правило – помните, в английском деловом мире приняты стандартные обороты речи и более вежливое обращение, чем это принято в русском языке.

Деловое письмо по-английски может носить как formal (официальный), так и semi-formal (полуофициальный) характер. В первую очередь это может быть выражено в обращении:

Dear Mr Jones — formal

Dear Jack – semi-formal

Обращение «Hi, Jack» возможно только в неформальной переписке, использовать его в деловом письме – дурной тон.

После обращения можно поставить точку или опустить знак препинания вовсе. Если получатель вашего письма женщина, используйте обращение «Ms» — это нейтральное обращение, без привязки и к семейному положению.

Если вы не знаете имени и фамилии того, к кому обращаетесь, используйте обращение «Dear Sir or Madam».

Начать письмо нужно с самого главного, то есть с причины, по которой вы пишете. В этом вам помогут следующие выражения:

Thank you for your e-mail/letter/message – Благодарим за Ваше письмо (обращение).

Further to our telephone talk/our meeting– В дополнение к нашему телефонному разговору/ нашей встрече.

I would like to inform you that… – Я бы хотел уведомить Вас, что…

In response to your request – Отвечая на ваш запрос.

В английской деловой переписке принято использовать условное наклонение и модальные глаголы. Например:

We would like to inquire after – мы бы хотели справиться о…

I would be greatfull if you could… – Я буду Вам благодарен, если Вы могли бы…

Could you please – Могли бы вы…

Используйте эти фразы, чтобы сформулировать запрос или просьбу.

Если вы прилагаете к письму какие-либо вложения (файлы) не забудьте упомянуть о них в тексте письма:

We enclose the following documents — Прилагаем следующие документы.

Attached you will find – В приложении Вы найдете.

The above documents you could find in attachments – вышеупомянутые документы вы найдете в приложениях.

В завершении письма не лишним будет уверить получателя вашего письма, что он может обратиться к вам за разъяснениями:

Do not hesitate to contact us if you have any questions – Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас есть какие-либо вопросы.

Если ваше письмо содержит просьбу, не забудьте о коронной фразе:

Thank you in advance – Благодарим заранее.

Если ваше письмо требует ответа, в конце напишите:

We are looking forward to hearing from you soon – С нетерпением ждем вашего ответа.

Деловое письмо обязательно должно содержать подпись, форма которой, как и в случае с приветствием, зависит от того, насколько официальный характер носит письмо и знаком ли вам адресат.

Чаще всего в английском деловом письме используется фраза «Искренне Ваш», которая может быть написана в двух вариантах:

Faithfully yours – в случае, если адресат вам незнаком.

Sincerely yours – в случае, когда вы обращаетесь к получателю по имени.

Также подпись может носить нейтральный характер:

Kind/ Best regards – С уважением/ С наилучшими пожеланиями.

Взяв на заметку эти несложные фразы, вы справитесь с любой деловой корреспонденцией на английском языке без каких-либо трудностей. И не забывайте – краткость сестра таланта, или, как говорят англичане «Keep It Short and Simple».

Как составить деловое письмо на английском?

Деловое предложение для истинных ценителей своего времени: полное содержательное резюме для иностранной компании на английском взамен на 10 минут вашего времени! В 21 веке провожают по одежке, а встречают по письму, пускай даже и электронному. Научитесь составлять грамотное деловое письмо на английском и. пускай вам улыбнется удача!

Все знают, что графа «знание иностранных языков» есть в резюме любой серьезной компании. И если в такую графу написать «свободное владение», то шансы получить лакомое место возрастают многократно. А фраза «деловой английский» окажет почти магическое действие.

Как правило, деловой английский предполагает письменное общение. И это хорошо. Во-первых, всегда есть возможность подумать и залезть в словарь. Во-вторых, там столько стандартных выражений, что человеку, владеющему английским от уровня Pre-Intermediate и выше, практически не составит труда написать приличное письмо и отправить его деловым партнерам.

Главное в составлении письма – это его обрамление. То есть начало и концовка. Как говорится, по одежке встречают, а последние слова запоминаются лучше всего (спасибо Штирлицу). Соответственно, если вы правильно начнете свое обращение и так же правильно его закончите, то сама суть письма будет восприниматься лучше, а общее впечатление от вашей речи вообще может сыграть решающую роль.

Придерживаясь определенных правил написания, вы обязательно достигните успеха. Давайте приступим к составлению делового письма на английском!

Приветствие

Как и пристало всем вежливым людям: любое общение начинается с приветствия. И таким же не хитрым способом структура делового письма тоже начинается с приветствия.

Dear Sir or Madam – обращение к человеку, если вы не знаете ни имени, ни звания, ни даже того, мужчина это или женщина. Важно: после этого приветствия не ставится восклицательный знак! И даже вообще никакого знака препинания не ставится, просто следующее предложение идет с новой строки. Можно поставить запятую, если очень хочется.

Dear Mr White (Ms White/Mrs White/Miss Catcher) – обращение к адресату по фамилии (после Mr, Ms и т.д. имя не ставится!) Надеюсь, все помнят, что Mr – это обращение к мужчине, Miss – к незамужней женщине, Mrs – к замужней, Ms – к женщине, которая не хочет подчеркивать свое семейное положение.

Важно: не пишите никогда полным словом Mister, Mistress – только в сокращении (Mr, Mrs)!

Dear Mr John – обращение к адресату по имени (при более близком деловом знакомстве)

Dear Nick – обращение к адресату по имени при очень давнем, практически дружеском деловом знакомстве

Важно заострить внимание на обращениях к женщине. Сейчас очень распространено универсальное обращение Ms (это и замужняя, и незамужняя). Поэтому в деловых письмах часто именно так и пишут, дабы не обидеть 🙂 Если вы точно знаете, что адресат – замужняя женщина, можно смело указывать Mrs. А вот если знаете, что точно не замужняя, лучше не рискуйте с Miss. Потому что некоторых это, как ни странно, задевает.

Ссылка на предыдущий контакт

После приветствия можно напомнить о себе. Точнее, о последнем общении: по электронной почте, по телефону, лично и т.д. Даже если память у адресата не девичья и обращался он к вам 5 минут назад.

Thank you for your message. – Спасибо за ваше сообщение.

Thank you for your e-mail of… – Спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

With reference to your phone call/ letter of (дата)/ advertisement in «NW Magazine»… – в отношении вашего телефонного звонка/ письма (такого-то числа)/ объявления в журнале NW Magazine…

In reply (in answer/ in response) to your request… – В ответ на вашу просьбу…

In accordance (in conformity) with your request … – В соответствии с вашей просьбой…

In compliance with your request… — Во исполнение вашей просьбы…

Further to our conversation/ telephone talk… — В продолжение нашей беседы/ телефонного разговора и т.д.

We are writing in response to your publication in… — Мы пишем в ответ на вашу публикацию в…

We were pleased to receive your inquiry… — Нам было приятно получить ваш запрос…


Причины обращения

После приветствия и напоминаний должна идти фраза, которая введет адресата в курс дела и объяснит, зачем вы вообще, собственно, отправляете ему это письмо.

We are writing to inquire about… — Мы пишем, чтобы навести справки о …

We apologize for… — Мы приносим свои извинения за …

We confirm that… — Мы подтверждаем, что …

We would like to clarify… — Мы бы хотели прояснить…

We kindly ask you to… — Мы любезно просим вас…

I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… — Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…

This is to confirm … Для подтверждения …

We hereby inform you … Настоящим уведомляем вас …

Завершение письма

Это – ваша коронная фраза.

As always, if you have any questions, please send them directly to me. – Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.

If you have any questions feel free to contact me. /Should you have any questions, please feel free to contact me directly – Если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне/ прямо ко мне, пожалуйста.

Should you have any questions, please do not hesitate to ask. – Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь без колебаний (дословный перевод).

Thank you and I am looking forward to hearing from you. – Спасибо и жду ответа от вас.

Thanking in advance. – Заранее благодарю.

Please contact us again if we can help in any way. – Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.


Подпись, или формула вежливости

Остался последний штрих. В русских официальных письмах всё заканчивается стандартно: «С уважением, …». В английском языке принято говорить «искренне Ваш». Но на русский язык, в соответствии с этикетом, придется перевести все равно как «с уважением».

Yours faithfully,
С уважением, … (если имя человека неизвестно, т.е. письмо начиналось с Dear Sir или Madam)

Yours sincerely,
С уважением, … (если имя Вам известно, т.е. письмо начиналось с Dear Mr/Miss/Ms/Mrs)

Если же вы общаетесь с человеком достаточно давно и обращаетесь к нему в письме по имени, то уместно использовать любой из следующий вариантов (перевести можно как «с наилучшими пожеланиями»):

Best wishes
Kind regards,
Warmest regards.

За сим – прощаюсь.

Kind regards ,
iLoveEnglish.

Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.