Компенсация за использование личного автомобиля облагается ндфл

Компенсация за использование личного автомобиля облагается ндфл

Некоторые вопросы компенсации за использование личного автомобиля при выполнении должностных обязанностей

Предприятие планирует выплачивать своим работникам (региональным менеджерам по продажам) компенсацию за использование личного автомобиля для выполнения своих должностных обязанностей. Сумма компенсации, фиксированная, и не включает компенсации стоимости ГСМ. Сумма компенсации будет облагаться НДФЛ и ВС.

Для заправки этих авто предприятие будет закупать ГСМ и выдаваться талоны своим работникам. По результатам периода (месяца) работники составляют отчет о списании ГСМ (примеры во вложении).

Какие налоговые риски несет предприятие по этой операции? Есть ли вложенные документы достаточными для НЕ начисления налогов (НДС, НДФЛ и ВС) по списанию ГСМ?

Существует три варианта использования собственного автомобиля работника в деятельности предприятия. Это заключение договора:

— использование автомобиля как инструмента с компенсацией.

В Кодексе законов о труде (далее — КЗоТ) о компенсации работнику за использование в хозяйственной деятельности предприятия и его собственного автомобиля не упоминается. В статье 125 КЗоТ «Компенсация за износ инструментов, принадлежащих работникам» КЗоТ речь идет только об инструментах физического лица, за износ которых она имеет право получить компенсацию. Автомобиль — хоть и не является инструментом, но ДФС неоднократно соглашалась с тем, что при выплате компенсации за использование работником личного автомобиля для выполнения трудовых обязанностей можно пользоваться ст. 125 КЗоТ.

В таком случае, работники, использующие свои авто для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию).

Размер и порядок выплаты этой компенсации определяются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с работником.

Часть первая статьи 6 ГКУ позволяет сторонам заключать договоры, не предусмотренные актами гражданского законодательства, но соответствующие общим принципам гражданского законодательства. Поэтому если стороны договорятся, то могут заключить и договор компенсации. Поскольку законодательство не регулирует порядка заключения такого договора, это дает предприятию право установить его самостоятельно во внутреннем локальном акте.

Существует два подхода к документальному оформлению отношений в таком случае — «договорной» и «по заявлению». То есть можно оформить договор о выплате компенсации за использование автомобиля работника, в котором установить размер компенсации и периодичность ее выплаты. Также можно не оформлять письменного договора, а на основании заявления работника об использовании собственного автомобиля в служебных целях издать приказ руководителя о возможности такого использования и выплату компенсации.

Независимо от того, по какому варианту предприятие и работник договорятся использовать его личный автомобиль в производственной деятельности, арендная плата или компенсация должна выплачиваться на основании первичных документов, подтверждающих фактическое использование транспортного средства и понесенные работником расходы.

В случае заключения договора использования автомобиля с компенсацией ситуация с документами несколько сложнее. Связано это с тем, что на законодательном уровне не определено, что именно входит в понятие «компенсация» (то есть расходы должны компенсироваться работнику) и как вычислять ее размер.

Если учитывать все возможные затраты на автомобиль, сумма компенсации может состоять из двух частей:

— Первая: компенсация непосредственно за использование личного автомобиля работника в интересах предприятия (амортизация);

— вторая: расходы, связанные с его эксплуатацией (в частности, расходы на заправку).

Именно о том, что будет компенсироваться работнику, указывается в приказе руководителя предприятия. Как правило, предприятие компенсирует работнику определенную сумму только за использование автомобиля.

Вопросы налогообложения выплат, связанных с использованием предприятием личного автомобиля работника в служебных целях.

НДС. Поскольку владельцем автомобиля является физическое лицо — не плательщик НДС, то, конечно, ни налогового кредита в сумме выплаченного возмещения или арендной платы предприятие не будет.

Предприятие имеет право на налоговый кредит при приобретении бензина. И не будет признавать налоговое обязательство в соответствии с п. 198.5 НКУ, в случае документального подтверждения его использования в хозяйственной деятельности.

Именно для этого следует оформить отношения по использованию автомобиля с работником, желательно составить приказ, в котором указать направление использования такого автомобиля (он, конечно, должен быть связан с хозяйственной деятельностью) и подтвердить факт использования бензина для использования именно этим автомобилем. Для этого следует составлять соответствующие документы (можно использовать путевые листы, хотя их форма, когда типичная, пока отменена, акты списания). Советуем, для доказательства связи осуществленных предприятием расхода топлива с его хозяйственной деятельностью, в путевых листах коротко указывать куда и с какой целью двигался автомобиль.

Кроме этого, контролирующие органы не видят связи с хоздеятельностью предприятия в случае списания топлива сверх норм установленные приказом №43 (подкатегория 502.07.20 «Как учитываются расходы на приобретение ГСМ, если в приказе Министерства транспорта Украины от 10.02.98 № 43« О утверждении норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте »отсутствуют нормы расхода топлива на автомобиль?»). Поэтому, по их мнению, на сумму такого превышения начислять налоговые обязательства по НДС на основании норм пп. «Г» п. 198.5 НКУ.

Впрочем, считаем, если предприятие разработает и утвердит собственные нормы списания топлива, тогда будет считаться, что оно использует топливо в пределах хоздеятельности.

НДФЛ по выплате работнику компенсации за использование личного автомобиля.

Порядок налогообложения доходов физических лиц регулируется разделом IV НКУ, согласно пп. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 которого предусмотрено, что плательщиком налога на доходы физических лиц является, в частности, физическое лицо — резидент, получающее доходы из источника их происхождения в Украине.

Подпунктом 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 НКУ определено, что объектом налогообложения физического лица — резидента является общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход — это любой доход, подлежащий налогообложению, начисленный (выплаченный, предоставленный) в пользу плательщика налога в течение отчетного налогового периода (п. 164.1 ст. 164 НКУ).

В соответствии с пп. «Г» п. 164.2.17 НКУ доход, полученный налогоплательщиком в виде суммы денежного или имущественного возмещения любых расходов или потерь налогоплательщика, кроме обязательно возмещаются согласно закону за счет бюджета или освобождаются от налогообложения согласно ст. 165 НКУ является дополнительным благом работника.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ такие доходы должны быть отражены с признаком «126».

Ставка налога на доходы физических лиц в соответствии с п. 167.1 ст. 167 НКУ составляет 18 процентов.

Учитывая изложенное, и условия запроса, средства, потраченные предприятием для заправки транспортного средства не включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход такого работника. Но неотъемлемым условием является то, что Вы должны доказать, связь таких расходов с хозяйственной деятельностью предприятия.

Военный сбор.

Также, доходы, определенные ст. 163 НКУ, является объектом налогообложения военным сбором (пп. 1.2 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).

Ставка военного сбора составляет 1,5 проц. объекта налогообложения, определенного пп. 1.2 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ (п. 1.3 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).

Начисление, удержание и уплата (перечисление) налога на доходы физических лиц и военного сбора в бюджет осуществляются в порядке, установленном ст. 168 НКУ.

Кроме того, освобождаются от налогообложения военным сбором доходы, согласно разделу IV НКУ не включаются в общий налогооблагаемый доход физических лиц (не подлежат налогообложению, облагаются по нулевой ставке), кроме доходов, указанных в подпунктах 165.1.2, 165.1.18, 165.1 .25, 165.1.52 п. 165.1 ст. 165 НКУ (пп. 1.7 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).

Итак содержание военного сбора осуществляется аналогично по НДФЛ. В случае выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля — ВЗ содержится (так как это признается дополнительным благом), а в случае выдачи талонов — ВЗ не удерживается.

Когда компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ и взносами

Компенсация, выплаченная работнику организации за использование его личного автомобиля в служебных целях, не облагается НДФЛ. Кроме того, компенсация расходов работника, связанных с использованием личного автомобиля, не облагается страховыми взносами. Но все это справедливо только при наличии целого ряда документов, которые подтверждают использование машины в интересах работодателя и произведенные расходы. Такой вывод следует из писем Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.

Прежде всего, авторы письма напоминают, что статья 188 ТК РФ обязывает работодателя выплачивать работнику компенсацию за использование его личного транспорта в служебных целях, а также возмещать расходы, связанные с таким использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон. В то же время в пункте 3 статьи 217 НК РФ установлено, что от НДФЛ освобождаются все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей.

На основании упомянутых норм в Минфине делают следующий вывод. Компенсация за использование личного автомобиля работника в интересах работодателя освобождается от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами. При этом у работодателя должны быть:

  • копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
  • расчеты компенсаций;
  • документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;
  • документы, подтверждающие осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя.

Страховые взносы

Как известно, объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК РФ). При этом не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (ст. 422 НК РФ).

Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. При этом у работодателя должны быть:

  • копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
  • копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.

Налогообложение компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта

Трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере — 50 000 руб. в месяц. Данная компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как учитывается выплата данной фиксированной компенсации для целей налога на прибыль?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли (в пределах норм, установленных Постановлением N 92) и не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора, только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. Расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

При этом необходимо учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

Юридические аспекты

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/[email protected], от 04.03.2011 N 16-15/[email protected], от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Налог на прибыль

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться:

путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. (смотрите также письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690);

журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки (поездка должна носить производственный характер) и т.п.;

отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости (цели) этой поездки;

расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ и др.);

должностная инструкция (или иной документ), подтверждающая разъездной характер работы сотрудника, занимающего определенную должность и др. (смотрите также письма Минфина от 26.05.2009 N 03-03-07/13, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства (письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected]).

Таким образом только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

В Вашем случае трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 000 рублей в месяц, которая выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Учитывая приведенные выше нормы и разъяснения, такая компенсация в целях налогообложения прибыли будет учтена лишь частично, исходя из норм, указанных в Постановлении N 92, причем суммы, указанные в документе, предполагают, что автомобиль используется полный месяц. Если он используется с меньшей интенсивностью, расходы признаются пропорционально дням использования. Так, если директор отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), то, невзирая на установленное трудовым договором условие, в целях исчисления прибыли компенсацию (в размерах, определенных Постановлением N 92) следует скорректировать с учетом отработанных дней.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78). При этом организация также должна иметь в наличии документы (раздел «Налог на прибыль»), подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Отметим, что, в отличие от писем, касающихся налога на прибыль, прямо о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора). Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ. Доводы проверяющих могут быть, например, таковы: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

В случае, когда размер компенсации взят произвольно, не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, риск того, что будет доначислен НДФЛ, на наш взгляд, существует. В Вашем случае значительность определенной к выплате суммы, возможно, обусловлена маркой и объемом двигателя автомобиля. Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, мы полагаем целесообразным иметь некий расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа. То есть нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества. Иными словами, для целей исчисления НДФЛ сумма выплаты должна быть обоснована, в противном случае возникает вопрос о наличии экономической выгоды директора (ст. 41 НК РФ). Заметим, все сказанное нами в этой части является нашим экспертным мнением и не гарантирует отсутствие спора с проверяющими.

Страховые взносы

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ). Вместе с тем Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 30.11.2016 N 401-ФЗ и от 19.12.2016 N 448-ФЗ) Налоговый кодекс РФ дополнен разделом XI, включая главу 34 «Страховые взносы», вступившим в силу с 01.01.2017.

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце втором пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации для указанных плательщиков страховых взносов согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами (если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ. Так, согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Аналогичная норма содержится и в Федеральном законе от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ) (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Следует отметить, что поскольку приведенные нормы главы 34 НК РФ в целом аналогичны положениям п. 2 части 1 ст. 9 утратившего силу Закона N 212, то, по мнению Минфина России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов следует руководствоваться разъяснениями Минтруда России, данными по соответствующему вопросу ранее (письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082). В этой связи обращаем внимание, что и ранее контролирующие органы указывали, что сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

В то же время в письмах Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92, от 26.02.2014 N 17-3/В-82, от 25.07.2014 N 17-3/В-347 и ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 пояснено, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть для возможности применения положений пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ организация также должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях. Кроме того, в письме от 12.03.2010 N 550-19, п. 3 письма от 06.08.2010 N 2538-19 Минздравсоцразвития России разъясняло, что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели). Получается, если размер возмещения указанных расходов должен быть обоснован, то дни фактического использования имущества должны быть учтены и при расчете компенсации для целей обложения страховыми взносами.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;

— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

24 марта 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Компенсации за использование автомобилей работников не облагаются НДФЛ

Статьи по теме

Суммы компенсации за использование автомобиля сотрудника в служебных целях не облагаются НДФЛ в размере, установленном трудовым договором.

Письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327

Вопрос: Работник организации использует личный легковой автомобиль для служебных поездок. Приказом руководителя установлен размер компенсации за использование личного автомобиля в сумме 3000 руб. (в том числе 1200 руб. в пределах норм, установленных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92), который также оговорен в дополнительном соглашении к трудовому договору с работником.

Размер компенсации определен в зависимости от интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок, в нем учтено возмещение затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ).

Для получения компенсации работник представил в бухгалтерию заверенную копию технического паспорта личного автомобиля и ведет учет служебных поездок в путевых листах.

Следует ли облагать НДФЛ компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 1800 руб. (т.е. сверх норм, указанных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92)?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов ее работника, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) разъясняет следующее.

В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее – Трудовой кодекс).

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Компенсация за использование личного автомобиля облагается ндфл

Может это еще пригодится.

По мнению Госкомпредпринимательства, изложенному в письме от 03.07.2007 г. № 4773, для выплаты субъектом хозяйствования — юридическим лицом компенсационных выплат работнику в случае использования его транспорта в хозяйственной деятельности подтверждающими документами следует считать:
— заявление работника;
— договор между работником и предприятием;
— разрешение руководителя на выплату компенсации;
— распоряжение о назначении ответственного за использование автомобиля;
— ежемесячное распоряжение на выплату суммы компенсации.
Резолюция руководителя, наложенная на заявление работника, должна содержать разрешение на осуществление выплаты с указанием компенсируемой суммы.
Если осуществлялась разовая поездка, то, по нашему мнению, для выплаты компенсации достаточно и упомянутой резолюции. В случае же неоднократных разъездов работника приемлемее оформить приказ по предприятию, в котором были бы оговорены:
— случаи, когда использование личного автомобиля является оправданным;
— основания для оплаты и принципы ее расчета;
— порядок отчетности автовладельца о времени и цели использования автомобиля и его пробеге, то есть указание километража.
Учитывая, что оснований для использования машины может быть множество, данный материал, в частности, относится к поездкам в служебную командировку.