Написать письмо в мсэд

МСЭД — межведомственная система электронного документооборота

Межведомственная система электронного документооборота (МСЭД) — система автоматизации делопроизводства и документооборота, включающая системное и прикладное программное обеспечение. Распространяется на исполнительные органы государственной власти Московской области и государственные органы Московской области.

Для первичного подключения организации к МСЭД необходимо:

1) Направить в адрес Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области официальное письмо за подписью руководителя организации с просьбой о подключении с указанием контактных данных (ФИО, телефон, адрес электронной почты) должностного лица в организации, ответственного за выдачу паролей пользователям.

Как можно хранить переписку в СЭД FossDoc?

Система позволяет присоединять к документу письма, полученные/отправленные по электронной почте. Для этого предназначена закладка «Переписка» карточки документа:

Вы всегда можете выбрать из списка закладки необходимое вам письмо и просмотреть его содержимое.

Также есть возможность написать письмо непосредственно из интерфейса карточки документа. В этом случае в созданное письмо автоматически добавятся вложенные в документ файлы, тема письма по умолчанию заполнится данными о документе, из которого оно было создано (можно отредактировать). Адрес получателя может быть выбран как из адресных книг, так и из списка контактных лиц организации получателя письма. Созданное таким образом письмо также присоединиться к карточке документа на закладку «Переписка»:

Интернет-приемная + СЭД. Совместная работа

За последнее время Интернет-приемные стали распространенным средством взаимодействия между госорганами и гражданами. С чем это связано:

● в рамках развития программы «Электронное правительство» граждане уже освоили получение государственных услуг в электронном виде;

● федеральный закон №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» предписывает принимать обращения как в бумажном, так и в электронном виде;

● возросший ритм жизни подталкивает граждан пользоваться возможностью сети Интернет, а не почты России;

● значительно возросла компьютерная грамотность населения, происходит смена поколений. Старшее поколение учится компьютерной грамотности как у своих детей и внуков, так и посещает специальные курсы.

Интернет-приемные сокращают путь передачи обращений от граждан до госорганов и позволяют оперативно реагировать на возникающие проблемы, вопросы, жалобы.

Интернет-приемная и СЭД «по разные берега»

Государственные органы уже давно используют и системы электронного документооборота и интернет-приемные, но в силу разных причин не у всех СЭД и интернет-приемная работают в единой связке.

Предлагаю рассмотреть, как в этом случае осуществляется работа с обращением гражданина.

Действия со стороны гражданина

Гражданин заходит на сайт государственного органа и в разделе для обращений граждан выполняет ряд шагов:

● создает электронное обращение;

● указывает свои данные (ФИО, домашний адрес, адрес электронной почты, телефон, социальное положение и т.д.). У разных госорганов свой состав данных;

● формулирует свое обращение и, при необходимости прикладывает электронные документы;

● указывает, каким образом ему хотелось бы получить ответ: почта или электронная почта;

● дает согласие на обработку своих персональных данных;

Далее гражданину остается ждать ответа в течение месяца.

Для того, чтобы узнать судьбу своего обращения, как правило, на сайте госоргана указываются контактные телефоны. К сожалению, не так просто порой бывает дозвониться до госоргана и оперативно получить информацию о стадии работы с обращением.

Действия со стороны госоргана

В случае, если в госоргане не организована связка Интернет-приемной и СЭД, то работа обстоит следующим образом:

● как правило, все обращения поступают на специально выделенный ящик электронной почты;

● делопроизводитель, ответственный за обработку обращений граждан, регулярно проверяет поступившую корреспонденцию;

● распечатывает пришедшие обращения (письмо и сопроводительные документы);

● проводит процедуру регистрации обращения в СЭД, для этого:

– вручную создает регистрационную карточку обращения и вносит в нее информацию;

– проверяет наличие в СЭД информации по гражданину, если этот гражданин еще не обращался, то создаёт в системе запись о гражданине;

– прикрепляет поступившие документы к РК обращения и направляет его на рассмотрение руководителю.

Параллельно работам по регистрации обращений делопроизводитель должен успевать отвечать на звонки граждан, которые интересуются судьбой своих обращений, отмечать в системе информацию о прохождении обращения, перенаправлять обращения в другие государственные органы, готовить статистические и аналитические отчеты по работе с обращениями.

Как правило в государственном органе в отделе по работе с обращениями граждан работает несколько человек, и из опыта могу сказать, что у них всегда колоссальная загрузка и не всегда бывает время ответить на телефонный звонок.

Интернет-приемную и СЭД подружили

В некоторых регионах в госорганах Интернет-приемная и СЭД работают в единой связке, и это идеальный вариант.

В этом случае работа с обращением происходит по-другому.

Действия со стороны гражданина

Гражданин, как и в первом варианте заходит на сайт госоргана в раздел по работе с обращениями граждан, вводит свои персональные данные, текст обращения, при необходимости прикладывает электронные документы и направляет обращение.

После этого ему на телефон и/или адрес электронной почты поступают данные о его обращении. Это может быть регистрационный номер обращения и/или пин-код. По этим данным гражданин на сайте госоргана может отследить статус работы по своему обращению, а в некоторых случаях и получить более подробную информацию: просмотреть резолюцию, конкретных исполнителей, отчеты об исполнении.

На сайте государственного органа также может быть возможность создать личный кабинет, если гражданин планирует регулярно обращаться в этот госорган.

В этом случае, гражданин регистрируется на сайте, заполняет свои персональные данные и получает пароль для входа в личный кабинет. В последствии, в личном кабинете гражданин может создавать обращения, просматривать историю своих обращений и статусы их рассмотрения. Личный кабинет также может использоваться для получения государственных услуг.

Действия со стороны госоргана

Со стороны государственного органа работа с обращением выглядит следующим образом:

● все обращения также, как и в первом случае, могут поступать на специально выделенный почтовый ящик;

● далее с этого почтового ящика веб-сервис будет забирать обращения, создавать запись о гражданине в СЭД, если поступило обращение от нового гражданина, или искать ранее созданного гражданина, а также создавать проект регистрационной карточки обращения и связывать с ней приложенные гражданином документы;

● проект регистрационной карточки обращения автоматически поступает делопроизводителю на проверку введенных данных. Если к обращению гражданин приложил электронные документы, то они также связываются с регистрационной карточкой;

● делопроизводитель проверяет заполненные данные и подтверждает регистрацию;

● после этого гражданину автоматически направляются на указанные им номер телефона и адрес электронной почты данные, по которым он сможет отследить ход выполнения работ по обращению;

● параллельно этому в СЭД продолжается работа с обращением: руководитель рассматривает обращение, выносит резолюцию, исполнители выполняют работы по резолюции.

Конечно, Федеральным законом Российской Федерации от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ не предусмотрено предоставление данных о результатах рассмотрения обращений граждан в личном кабинете или по вводу регистрационных данных, но, предоставляя больше информации о ходе работы с обращением, государственный орган делает свою работу более прозрачной и снижает нагрузку на делопроизводителей по предоставлению информации по обращению.

Единого среза и оценки эффективности не проводилось, однако в большинстве случаев связка «Интернет-приемная + СЭД» существенно сокращают время на регистрацию одного обращения и уменьшает количество звонков от граждан. Бывают исключения и на первых этапах регистрация обращений отнимает времени больше, чем запланировано. Прежде всего это связано с тем, что происходит этап привыкания пользователя к системе.

Кроме того, на сегодняшний день существует большое количество источников получения документов: МЭДО, Интернет-приемная, электронная почта, «бумажная» почта и т.д. Делопроизводителю приходится отслеживать все эти источники. И если обработка документов будет построена однотипно и в связке с СЭД, то это значительно оптимизирует работу как делопроизводителя, так и государственного органа в целом.

Вам нужен Диалог

Мы знаем как это обеспечить!

Мы упростили управление корпоративной информацией
Мы обеспечили юридически значимый
облачный документооборот
Нам доверяют государственные органы власти

Документооборот
В облаке

Облачный Электронный Документооборот ДИАЛОГ

  • Эффективная автоматизация делопроизводства и управления организацией
  • Мгновенная коммуникация с территориально удаленными подразделениями
  • Минимизация времени поиска по архиву документов
  • Защита информации и обеспечение безопасности потоков документов
  • Соответствие отраслевым и государственным стандартам

Иными словами, теперь документооборот вашей организации переезжает на облака. Благодаря простоте подключения, освоения и работы, ДИАЛОГ стал доступен каждому

Преимущества

Сочетание легкости облачной архитектуры и функциональности системы

Быстрое внедрение вне зависимости от размера и типа организации благодаря удаленному доступу к системе через веб-браузер. Неограниченное количество подключений и одновременный старт работы для всех пользователей.

ДИАЛОГ – это полностью безбумажное делопроизводство. Подготовка, обработка, пересылка и поиск документов происходят в электронном виде за считанные секунды. Статус документа доступен в любой момент времени.

Система доступна в формате 24/7. Доступ к архиву, информации, функционалу и осуществлению интерактивного управление организацией осуществляется удаленно и не зависимости от местоположения пользователя.

Подключение к системе производится по защищенному соединению. Безопасность информации обеспечивается путем применения комплекса мероприятий по защите информации и документов на всех уровнях.

Юридическая значимость достигается применением электронной подписи для установления отсутствия искажений в документе и однозначной идентификации держателя сертификата.

Сокращение объёмов закупок и затрат, в том числе на обслуживание принтеров, хранение бумажного архива, курьерскую доставку, создание IT-инфраструктуры и расширение штата технических работников.

— Для работы в системе достаточно компьютеров с минимальными техническими характеристиками.
— Не нужно устанавливать дополнительное ПО.
— ВСЕ обновления происходят централизованно и автоматически!

— Вы имеете доступ к системе в любое время независимо от вашего местоположения!

— Внедрению.
— Обучению.
— Технической поддержке.
— Обновлениям.

— Все компоненты системы СЭД «Диалог» располагаются в государственном дата-центре, который является точкой обмена данными.
Дата-центр спроектирован и построен в соответствии с TIER-III. При этом, система хранения данных представляет собой отказоустойчивый кластер с резервированием на ниже N+1, в связи с чем даже теоретический процент вероятности утери данных в год (!) составляет не более 0,049%!

— Cистема предусматривает использование усиленной квалифицированной электронной подписи

— СЭД «Диалог» позволяет вести обмен электронными документами с другими субъектами РФ посредством системы МЭДО;

— Адаптация и настройка существующей версии системы под внутренние процессы делопроизводства для каждого клиента;
— По желанию заказчика, мы можем доработать существующий функционал СЭД «Диалог», либо разработать отдельный модуль, позволяющий решать специализированные задачи организации-заказчика;

— Над созданием, внедрением и обслуживанием СЭД «Диалог» работает сильнейшая команда специалистов!

Подключение
системы в три шага

Функциональность

Профессиональный подход
учитывая ваши потребности и возможности

Ведение подробной истории работы над документом делает невозможным его потерю или использование устаревших версий. Отсутствие бумажной волокиты позволяет быстро согласовывать и утверждать документацию, своевременно доставлять на места и выполнять распоряжения. ДИАЛОГ поддерживает полный жизненный цикл документа от создания проекта до отправки в архив.
ДИАЛОГ отвечает концепции безбумажного делопроизводства. Теперь подготовка и обработка документов осуществляются в электронном виде и не требует распечатки, пересылка и поиск происходят моментально, статус документа доступен в любой момент времени, а стол сотрудника свободен от бумажных стопок.
В ДИАЛОГЕ реализованы механизмы фильтрации и эффективная система контекстного поиска, позволяющие находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Электронный архив ДИАЛОГА соответствует стандартам архивного делопроизводства и предполагает долговременное хранение документов, а регламентирование доступа к ним осуществляется за счет разграничения прав пользователей.

Согласования

Благодаря развитому функционалу, в ДИАЛОГЕ проекты документов лучше прорабатываются, быстрее согласовываются, обеспечивая полноту и качество исполнения поручений.
Правильно организованный процесс согласования документов является качественным показателем эффективности деятельности руководства организации и определяет уровень её управленческой состоятельности.
ДИАЛОГ полностью автоматизирует процедуру согласования документов. Автоматизация позволяет уделить больше времени сути документа, комплексному анализу факторов, влияющих на принятие решений, минимизации возможных рисков и обеспечению обязательности исполнения.
Окно согласования документа содержит возможность выбора сотрудников, постановку контрольных сроков и добавления шаблонов поручений. Постановка поручений с разными контрольными сроками доступна для всех соисполнителей. Резолюция по документу невозможна до окончания процесса согласования, что также минимизирует ошибки при осуществлении документооборота.

Поручения и резолюции

В ДИАЛОГЕ эффективно реализована постановка поручений и оформление резолюций.

В целях качественного исполнения поручений, соблюдена четкая последовательность и состав элементов резолюции. Соисполнители участвуют в подготовке общего решения в рамках своих зон ответственности.
Формат резолюций в ДИАЛОГЕ предполагает индивидуальные, групповые и коллективные поручения с возможностью постановки сроков и ответственного исполнителя. Для отправки документа в работу исполнителям, применимы различные типы поручений, например, резолюция, проект резолюции, пункт или подчиненная резолюция. В системе также реализована возможность закрепления промежуточных итогов по исполнению документа.
Функционал поручений электронного документооборота обеспечивает грамотное распределение документов в рамках разграничения обязанностей, укрепляет сотрудничество, взаимопонимание и взаимодействие с руководителем, как следствие, исполнительскую дисциплину в целом. Иными словами, ДИАЛОГ позволяет выстроить максимально эффективное взаимодействие внутри организации.

Контроль исполнения

Благодаря внедрению подсистем контроля и управления документами, электронный документооборот ДИАЛОГА стал прозрачным, а рабочий процесс эффективным.

В системе предусмотрена установка отметок контролирующим лицом или органом, постановка документа на личный контроль пользователем, напоминания и уведомления о наступлении срока, а также фиксация результатов исполнения по каждому вопросу или пункту документа.
Информация о документах, поставленных на контроль, отображается в рабочем поле исполнения и в общем списке документов. Контрольный срок является электронным реквизитом, доступным для осуществления поиска и фильтрации по документам. Документам с контрольным сроком, поставленным на дополнительный или личный контроль автоматически присваиваются маркеры фильтра и применяется специальное выделение.
Основной целью подсистемы контроля является содействие своевременности и качеству исполнения документов. Развитые механизмы контроля обеспечивают качественный анализ исполнения на каждом этапе работы с электронным документом.

Отчеты и статистика

ДИАЛОГ позволяет оперативно формировать отчеты о состоянии и объемах документооборота.
Конструктор отчетов обеспечивает формирование и выгрузку сводной информации по документообороту для мониторинга задержек по документам, контроля выполнения поручений и оценки исполнительской дисциплины сотрудников. Данные, полученные через конструктор отчетов, доступны для выгрузки в привычных электронных форматах, которые можно открывать и редактировать в офисных программах.
Отчет включает сведения о количестве поступивших, исполненных и неисполненных документов по конкретным сотрудникам и организации в целом.
Скорость формирования и подробный характер отчетов ускоряет процессы корпоративного взаимодействия и позволяет объективно оценить качество работы сотрудников и отделов руководством. Формирование статистики за день, неделю, месяц, квартал или год происходит за несколько кликов. Составление отчета занимает не более минуты даже если задан полный период работы в ДИАЛОГЕ.

Электронная подпись

Юридическая значимость документооборота достигается посредством применения в системе электронных подписей, выданных Удостоверяющим центром.
Электронные подписи используются как руководящим составом предприятий государственного и бизнес-сектора, так и должностными лицами исполнительных органов власти, местного самоуправления, комитетов и подведомственных организаций.
Использование электронной подписи обеспечивает легитимность и правомочность сторон электронного взаимодействия благодаря однозначной идентификации каждой стороны и возможности проверки соответствия подписи держателю сертификата. Электронная подпись ДИАЛОГА позволяет установить отсутствие искажения электронного документа с момента его подписания.

Кому подойдет

Профессиональный подход учитывая ваши потребности и возможности

Электронный документооборот и управление бизнес-процессами и управление процессами

Широкий спектр решаемых задач

Делопроизводство и канцелярия

Юридически значимый документооборот

Обращение граждан и организаций

Опыт в компаниях разного масштаба

74% заданий Губернатора выполняется в мобильном приложении

30 топ-менеджеров работают в DIRECTUM Solo

6 адаптированных процессов

Согласование документов на 25% быстрее

25 руководителей в DIRECTUM Solo

Управление бизнесом 24/7

Менее 1 дня на согласование и подписание документа

Более 3 000 сотрудников

Согласование документов в 3,5 раза быстрее

Самостоятельное сопровождение системы

2 000 пользователей в DIRECTUM

Интеграция с порталом

Просроченных поручений на 30% меньше

Более 1 500 пользователей

Интеграция с учетной и CRM-системой

ЮЗЭДО со 108 контрагентами

Согласование документов быстрее в 5 раз

Регистрация писем быстрее в 5 раз

Экономия — 1 410 чел/день

Объединение 32 органов исполнительной власти Правительства Тюменской области

Порядка 20 000 пользователей

100 показателей работоспособности системы

8 удаленных отделений

Налажен ЮЗЭДО со 120 контрагентами

Мобильное решение для руководства

15 филиалов в DIRECTUM

Зарегистрирован 18 541 пользователь

Более 10 000 пользователей

Свыше 1000 учреждений

Свыше 3 000 пользователей

Автоматизировано более 30 бизнес-процессов

Пульс компании

Что выгоднее: обмен документами в роуминге или 10 операторов ЭДО?

На заре мобильной связи роуминга в России не существовало. Чтобы поговорить друг с другом, абонентам разных операторов приходилось покупать несколько SIM-карт. Неудивительно, что появление роуминга в 2000 году восприняли как манну небесную. Похожая ситуация повторяется и с операторами электронного документооборота. Компании подключаются к нескольким сервисам обмена вместо того, чтобы пользоваться благами роуминга. Почему так происходит? Об этом, а также о реальных и выдуманных «больных местах» межоператорского взаимодействия мы поговорили на онлайн-семинаре Synerdocs 8 ноября.