Проводки компенсация за использование личного имущества

Компенсация за использование личного авто в служебных целях

Смотрите также:

Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?

В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2000 куб. см используется для управленческих нужд организации.

В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.

Трудовые отношения

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей, не подлежат налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Заметим, что гл. 23 НК РФ не содержит норм (размеров) компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не содержит порядок их определения для целей налогообложения НДФЛ (освобождения от налогообложения). Следовательно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ, т.е., учитывая положения ст. 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. Данную точку зрения поддерживает Минфин России (Письма от 30.04.2015 N 03-04-05/25434, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274).

При этом, по мнению Минфина России, организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность используемого имущества работнику, фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также расчетами компенсаций и документами, подтверждающими суммы произведенных расходов.

Дополнительную информацию по данному вопросу см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды и Практическом пособии по НДФЛ.

Страховые взносы

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование его личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и работником. Указанная точка зрения высказана, в частности, в Письме Минтруда России от 13.11.2015 N 17-3/В-542, а также в Информации ФСС РФ «Страховые тарифы, взносы, резервы (вопрос-ответ)».

При этом, как отмечает Минтруд России в указанном Письме, размер компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих (служебных) целях.

Дополнительно по данному вопросу см. Практическое пособие по страховым взносам на обязательное социальное страхование.

Бухгалтерский учет

Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных (административных) целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. п. 5, 6, 7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Бухгалтерские записи по отражению в учете рассматриваемых операций производятся в порядке, предусмотренном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на прибыль организаций

Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля работника включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Соответствующие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норма расходов организации на выплату компенсации, учитываемых при налогообложении прибыли, составляет 1200 руб. в месяц.

Компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок сверх вышеуказанной нормы в расходах для целей налогообложения не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Заметим, что для целей налогообложения прибыли нормируется общая сумма компенсации, включая возмещение фактически понесенных эксплуатационных расходов. Аналогичная позиция отражена в Письме Минфина России от 04.12.2015 N 03-03-06/70852 в отношении расходов на ГСМ при использовании личного транспорта в служебных целях.

Расходы для целей налогообложения признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если они обоснованны и документально подтверждены.

Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (Письмо Минфина России от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326).

Для признания расхода в виде компенсации работнику за использование личного автомобиля необходимо документальное подтверждение использования транспортного средства в интересах организации. Для этих целей, по мнению Минфина России, могут использоваться путевые листы (Письмо от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля, признается в составе расходов на дату ее выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Применение ПБУ 18/02

В данном случае для целей бухгалтерского учета расходы в виде компенсации работнику за использование автомобиля для служебных поездок признаются в размере 9000 руб., подлежащем выплате работнику по соглашению сторон трудового договора. В целях налогообложения прибыли указанные расходы учитываются в размере 1200 руб., в связи с чем на сумму превышения в учете образуются постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (ПНО) (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

Кроме этого, в бухгалтерском учете компенсация в полной сумме признается на дату ее начисления, а в налоговом учете компенсация в пределах установленных норм включается в состав расходов на дату ее выплаты. В связи с тем что выплата компенсации осуществляется в месяце, следующем за месяцем ее начисления работнику, в учете возникает вычитаемая временная разница (ВВР) и признается соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА) (п. п. 11, 14 ПБУ 18/02). Указанные ВВР и ОНА погашаются на дату выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02).

Компенсация за использование личного транспорта

В. Семенихин, независимый эксперт

Обязанность работодателя выплачивать работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества и возмещать расходы, связанные с использованием имущества, предусмотрена Трудовым кодексом Российской федерации. О том, как данная норма применяется на практике, читайте в настоящем материале.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ).

Как видим, из положений ст. 188 ТК РФ следует, что работнику могут быть компенсированы два вида выплат:

– компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов;

– расходы, связанные с использованием имущества.

Поэтому одному и тому же работнику может выплачиваться компенсация и возмещаться расходы, связанные с использованием личного имущества.

Отметим, что при использовании личного имущества без согласия работодателя требовать компенсацию и возмещение расходов работник не вправе.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В настоящее время нормы компенсации работникам за использование собственного имущества в деятельности организации законодательно не установлены, за исключением компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Подпунктом 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ определено, что расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Следовательно, для целей налогообложения прибыли выплаты компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов в служебных целях нормируются.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92).

С 1 января 2004 г. нормы компенсации, утвержденные Постановлением № 92, составляют:

1200 руб. в месяц – для машин с объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров;

1500 руб. в месяц – для машин с объемом двигателя свыше 2000 кубических сантиметров;

600 руб. в месяц – для мотоциклов.

Итак, в отношении личных легковых автомобилей и мотоциклов налогоплательщик может принять в расходы, учитываемые при налогообложении, расходы на содержание личного автомобиля или мотоцикла только в указанных пределах норм.

Сумма превышения компенсации над установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается на основании п. 38 ст. 270 НК РФ.

Обратите внимание! По поводу компенсации личного автотранспорта даны разъяснения в письмах УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/[email protected] «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»: в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт), поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой и не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.

В соответствии с подп. 4 п. 7 ст. 272 и ст. 273 НК РФ расходы налогоплательщика в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Если компенсация фактически не выплачена, то учесть ее в составе расходов нельзя.

При исчислении налога на прибыль произведенные расходы необходимо документально подтвердить и экономически обосновать (ст. 252 НК РФ).

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, являются:

– приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации;

– копия технического паспорта личного автомобиля, заверенная в установленном порядке.

Работники, использующие личный автотранспорт в служебных целях, обязаны вести учет служебных поездок в путевых листах. Работники, использующие личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, получают компенсацию в аналогичном порядке. Такие рекомендации приведены в письме УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, в письме МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/[email protected].

Справка. Формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Согласно указанному документу путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта, принадлежащего организации (на праве собственности или аренды), а не для учета служебных поездок, осуществляемых работником на личном автомобиле. Следовательно, по нашему мнению, требования налоговых органов вести учет служебных поездок в путевых листах является неправомерным.

Данная позиция подтверждена арбитражной практикой (Постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу № А48-6436/05-8).

В письме УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776 сказано, что при отсутствии работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

На основании изложенного можно сделать вывод: в тех месяцах, когда работник по табелю учета рабочего времени отработал все дни, организация имеет право учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, всю сумму компенсации (в установленных НК РФ пределах). Если работник в каком-либо месяце отработал не все дни, то сумма компенсации за этот месяц рассчитывается пропорционально отработанным дням.

Предположим, что работнику организации выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в сумме 1500 руб. в месяц.

В апреле работник отработал все дни. В мае работник был временно нетрудоспособен в течение 14 рабочих дней.

В данном примере за апрель работнику выплачивается компенсация в полном размере – 1500 руб.

Рассчитаем сумму компенсации, выплаченную работнику за май:

1500 руб. x 6 дн. : 20 дн. = 450 руб.

При выплате работнику организации каких-либо компенсаций у налогоплательщика могут возникнуть вопросы о порядке исчисления и уплаты ЕСН и НДФЛ.

Рассмотрим порядок обложения ЕСН компенсационных выплат.

Объектом обложения ЕСН для организаций-налогоплательщиков признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым, гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ).

При определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты (п. 1 ст. 237 НК РФ).

Не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование им личного легкового автомобиля (мотоцикла), ЕСН не облагается.

Если организация выплачивает работникам компенсации в размере, превышающем установленные нормы, то сумма превышения также не облагается ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ как выплата, не уменьшающая налоговую базу по налогу на прибыль. Такие разъяснения приведены в письмах УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1, Минфина России от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192.

Следовательно, на эти выплаты не начисляются и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (далее – Закон № 167-ФЗ)).

Таким образом, компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, выплачиваемая работнику, ни ЕСН, ни взносами на обязательное пенсионное страхование не облагается в полном объеме (как в пределах нормы, так и в части суммы превышения).

Согласно п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765.

В соответствии с п. 10 указанного Перечня не начисляются страховые взносы на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации (в том числе надбавки к компенсации взамен суточных), выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации, суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.

Следовательно, с суммы компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в размере, установленном соглашением сторон трудового договора, не начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Аналогичный вывод содержится в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу №А 26-5397/2006-210, Уральского округа от 07.06.2005 по делу № Ф09-2435/05-С1.

Рассмотрим бухгалтерский учет и обложение НДФЛ компенсационных выплат работникам за использование личного автотранспорта.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (ст. 210 НК РФ).

Не подлежат налогообложению компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая проезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов) (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В письмах УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115, от 18.09.2007 № 18-11/3/[email protected] сказано, что основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры таких компенсаций. Трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, предоставляя организации право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.

Постановлением № 92 утверждены нормы расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Таким образом, ежемесячная денежная компенсация за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику организации в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92, не подлежит обложению НДФЛ.

Сумма компенсации, превышающая установленные действующим законодательством нормы, подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

В бухгалтерском учете расходы организации по выплате компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в соответствии с п. 5 приказа Минфина России от 06.05.1999 № 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.

Данные расходы включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг на основании п. 9 ПБУ 10/99.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Начисление компенсационных выплат отражается по кредиту счета 73 в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

Выплата компенсации отражается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».

Организация, осуществляющая торговую деятельность, приняла на работу торгового агента с условием использования личного автомобиля для служебных поездок.

В трудовом договоре сказано, что работнику каждый месяц выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в сумме 5000 руб.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

– 5000 руб. – начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля;

– 5000 руб. – выплачена работнику компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

В целях исчисления налога на прибыль суммы компенсации, выплачиваемые в соответствии с трудовым договором, относятся к расходам на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ.

Компенсация за использование личного имущества

Вопрос-ответ по теме

За использование личного транспорта в производственных целях, какие нужны документы, какие будут проводки и какую сумму можно возмещать собственнику?

Вы можете выплачивать работнику любую сумму компенсации за использование личного имущества в деятельности компании (ст. 188 ТК РФ). Главное установить размер оплаты соглашением сторон в письменной форме. Соглашение составьте между компанией и сотрудником в произвольной форме. В соглашении укажите размер компенсации, как часто будете ее платить. Будете ли уменьшать компенсацию во время отпуска, болезни работника.

Проводки будут такие:

Дебет 20 (25, 26) Кредит 73

Дебет 73 Кредит 50 (51)

Сумма компенсации за использование личного имущества сотрудника не облагаются:

  • НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г № 212-ФЗ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

При этом чтобы такие выплаты не облагались налогами (взносами), необходимо иметь документы, подтверждающие:

  • право собственности сотрудника на используемое имущество (или их копии);
  • расчет суммы компенсации (его можно привести, например, в приказе о назначении компенсации). При расчете целесообразно учитывать степень износа имущества, а также срок его полезного использования (можно определить на основании технической документации на имущество);
  • фактическое использование имущества в интересах организации (например, приказы, акты и т. п.);
  • необходимость приобретения расходных материалов для нормальной эксплуатации имущества (техпаспорт, инструкция по эксплуатации и т. п.);
  • размер затрат, понесенных при использовании имущества в рабочих целях (кассовые, товарные чеки, накладные и т. п.).

Аналогичного мнения придерживаются контролирующие ведомства. В отношении НДФЛ – письма Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-04-06/22274, от 25 октября 2012 г. № 03-04-06/9-305 и от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15). В отношении страховых взносов – письмо ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Если вы применяете УСН с объектом доходы минус расходы, то учесть в налоговом учете можно только компенсацию за эксплуатацию автомобиля или мотоцикла. За другое имущество — нельзя. Ведь в Кодексе четко прописано: компенсация учитывается в расходах только по нормам, установленным законодательством. А такие нормы есть лишь для машин и мотоциклов (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

— 1200 руб. в месяц — за легковой автомобиль с объемом двигателя до 2000 см3 включительно и 1500 руб. в месяц — свыше 2000 см3;

— 600 руб. в месяц — за мотоцикл (п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Обратите внимание: компенсация по нормам включает в себя, в том числе и стоимость израсходованного ГСМ (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). Расходы с учетом бензина свыше этих сумм учесть не получится (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Компенсация за использование личного имущества: как установить

В служебных целях чаще всего используют мобильные телефоны, факсы, компьютеры, принтеры, конечно, автомобили. Размер компенсации вы можете установить любой. Законодательство не ограничивает эти выплаты. Единственное условие – размер компенсации должен быть оговорен в трудовом договоре с сотрудником (ст. 188 ТК РФ).

Оргтехника

На сумму компенсации фирма может уменьшить налоговую прибыль. Об этом сказано в пункте 25 статьи 255 Налогового кодекса.

С выплаченной сотруднику суммы не нужно удерживать налог на доходы и страховые взносы. Объясним почему.

В пределах норм

В пункте 3 статьи 217 и в подпункте 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса сказано, что НДФЛ и страховыми взносами не облагаются компенсации, связанные с исполнением сотрудником своих «трудовых обязанностей» в пределах норм. Однако в законодательстве таких норм для расчета страховых взносов и налога на доходы нет. А исходя из положений статьи 188 ТК РФ, как уже было сказано, размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора. Следовательно, такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме.

Не придется начислять и взносы по «травматизму». Так как они исчисляются с того же дохода, который облагается страховыми взносами, а именно – в части взносов на обязательное социальное страхование.

Превышение норм

Если размер компенсации превысит размер, установленный трудовым (коллективным) договором, с суммы превышения придется заплатить НДФЛ и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Также на сумму превышения необходимо начислять страховые взносы на ОПС, ОСС и ОМС.

Как установить размер компенсации

Кроме того, не нужно забывать и о принципе экономической целесообразности. Представим ситуацию: фирма установила сотруднику компенсацию за использование его компьютера в размере 10 000 рублей в месяц. Чем можно обосновать целесообразность такого расхода? За три месяца фирма сможет купить собственный новый компьютер! И это обойдется гораздо дешевле. Так что не слишком увлекайтесь и платите разумные компенсации, иначе инспекторы посчитают эти затраты необоснованными и в итоге не разрешат вам учесть их в расходах по налогу на прибыль.

Как правило, компенсацию выплачивают в пределах суммы износа (амортизации), рассчитанного исходя из официально установленных норм. Чтобы определить норму амортизации, можно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1). Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель по согласованию с работником.

Автомобиль

Сложнее будет, если вы решите платить сотруднику за пользование его автомобилем. Определить сумму компенсации вы можете, конечно, сами, но вот учесть эти расходы при расчете налога на прибыль будете вправе только по установленной законом норме (п. 11 ст. 264 НК РФ). Эти нормы есть в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92.

Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 1200 рублей, а более 2000 куб. см – 1500 рублей в месяц.

Какую сумму в этом случае не нужно облагать НДФЛ? Эти нормы правительство установило исключительно для расчета налога на прибыль, а для НДФЛ они не действуют. Такую позицию поддерживают и судьи (см. постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731).

Выходит, удерживать и платить налог на доходы физлиц не нужно со всей суммы компенсации, которую установила сама фирма.

По вопросам применения норм компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях для исчисления страховых взносов на ОПС, ОСС, ОМС и взносов «по травме» имеется письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 года № 550-19, которое применяют компании, использующие личное имущество своих сотрудников в служебных целях.

В письме чиновники указали, что на основании подпунта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ (действует до 1 января 2017 г.; с 1 января 2017 г. – ст. 422 НК РФ) все виды компенсационных выплат в пределах норм, которые установлены законодательством, освобождены от обложения взносами, если связаны с исполнением трудовых обязанностей. На основании статьи 188 Трудового кодекса размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Именно на сумму компенсации, прописанную в договоре, страховые взносы начислять не нужно.

Не облагают выплаченную компенсацию и взносами «по травме» (письмо ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985). Уменьшить налоговую прибыль на эти расходы фирма сможет только после того, как выплатит такую компенсацию сотруднику (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому сумму, которая причитается сотруднику за истекший месяц, лучше выдавать в последних числах месяца.

Выплата компенсации

Компенсацию выплачивают ежемесячно на основании приказа руководителя фирмы. В нем указывают фамилию, имя и отчество лица, получающего компенсацию, и ее сумму.

Компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел. В это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Начисление компенсации за использование личного транспорта в 1с

В данной статье рассмотрим порядок начисления компенсации за использование личного транспорта в 1с. Статья состоит из двух частей: в первой части мы рассмотрим нормативную базу данного вопроса, а во второй части рассмотрим как отразить данную операцию в программе 1С Бухгалтерия. В данном примере, рассмотрим случай, если работодатель, при выплате компенсации применяет указания Минфина и использует Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, в связи с которым, компенсация сверх норм подлежит обложению НДФЛ.

Однако, есть письма, разъяснения, а так же решения судов по этому вопросу, где указано, что данные компенсационные выплаты, не подлежат обложению НДФЛ, не зависимо от выплачиваемых сумм.

Итак, на предприятиях, работникам которые используют в служебных целях личный транспорт, обычно с согласия работодателя, выплачивается компенсация за использование своего автомобиля.

В данном случае, в соответствии со ст. 188 Трудового Кодекса РФ, работодатель должен выплатить компенсацию за использование имущества, а также возместить работнику произведенные расходы.

Размер компенсации устанавливается обычно в трудовых либо коллективных договорах с работниками.

Нормы компенсации утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, а именно:

  • использование легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – в размере 1200 рублей в месяц.
  • использование легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – в размере 1500 рублей в месяц.
  • мотоциклы – в размере 600 рублей в месяц.

Если данная компенсация выплачивается работнику в пределах норм утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, то в соответствии с абз. 9 п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса РФ, на указанные выплаты НДФЛ не начисляется.

Но для этого в организации должны быть произведены расчеты сумм компенсаций, а также документы, подтверждающие:

  • принадлежность имущества сотруднику;
  • использование имущества в служебных целях;
  • суммы понесенных физическим лицом расходов.

Об этом указано в письмах Минфина РФ от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327.

Согласно письму ФНС Росси 25 октября 2012 г. N ЕД-4-3/[email protected], изложена другая точка зрения, где данные выплаты не подлежат обложению НДФЛ.

Но рассмотрим, пример в случае если компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается выше установленных норм, то необходимо удержать НДФЛ в установленном порядке. Об этом указано в письмах Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87, от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84.

Так же не подлежат обложению данные компенсационные выплаты, в пределах норм, страховыми взносами.

п.2 ч.1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством всех видов установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

Теперь рассмотрим на Самоучителе 1С, как провести данную операцию в программе 1С Бухгалтерия.

Для этого необходимо:

Шаг №1. Добавить новый вид расчета.

Шаг №2. Добавить плановое начисление.

Шаг №3. Провести начисление в программе.

Итак добавим новый вид расчета, а точнее необходимо будет добавить два вида расчета, если на вашем предприятии так же предусмотрена выплата компенсации сверх установленных законодательством РФ норм.

Добавляем расчет компенсации по нормам

Для этого заходим в меню «Зарплата» далее «Сведения о начислениях» выбираем «Начисления организации».

В открывшемся документе «Начисления организации» заполняем поля:

  • поле «Наименование» — прописываем название компенсационной выплаты, в нашем примере это «Компенсация за использование личного транспорта по нормам».
  • поле «Код» — выставляем любое значение, на формирование проводок это никак не влияет, например «КАН».
  • поле «Отражение в бухучете» — здесь необходимо указать программе способ отражения данной операции в регламентированном учете. Программа должна формировать проводку Дт26 Кт70. Расходы на выплату компенсации в пределах норм будут относится к прочим расходам для целей налогообложения прибыли.
  • поле «НДФЛ» не заполняется, так как мы разобрали с вами выше, что выплаты в пределах норм не облагаются НДФЛ.
  • поле «Страховые взносы» — данные выплаты, в пределах норм, так же не облагаются страховыми взносами, здесь необходимо указать «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих».
  • поле «Вид начисления по ст.255 НК» — данное поле не заполняется, т.к. компенсационные выплаты не относятся к расходам на оплату труда.
  • поле «ФСС (страхов. несч. случаев до 2011г.)» — выставляем значение «Не облагается».
  • поле «ЕСН (до 2010г.)» — выбираем значение «Не облагается ЕСН, взносами в ПФР целиком, согласно пп.1-12 ст.238).
  • поле «Может относиться к видам деятельности, облагаемым ЕНВД» — выставляется галочка в том случае, если используется система налогообложения в виде вмененного налога.

Нажимаем «Записать» и «ОК».

Добавляем расчет компенсации сверх норм

Если в вашей деятельности, вы не облагаете налогами выплачиваемую компенсацию сверх норм, то данный расчет можно не заполнять.

Для этого заходим в меню «Зарплата» далее «Сведения о начислениях» выбираем «Начисления организации».

В открывшемся документе «Начисления организации» заполняем поля:

  • поле «Наименование» — прописываем название компенсационной выплаты, в нашем примере это «Компенсация за использование личного транспорта сверх норм».
  • поле «Код» — выставляем любое значение, на формирование проводок это никак не влияет, например «КАСн».
  • поле «Отражение в бухучете» — здесь необходимо указать программе способ отражения данной операции в регламентированном учете. Программа должна формировать проводку Дт26 Кт70. Расходы на выплату компенсации сверх норм не принимаются к расходам для целей налогообложения прибыли.
  • поле «НДФЛ» не заполняется, однако данный вопрос является спорным, и если вы решили лишний раз не спорить с контролирующими органами, выбираем значение — 4800 «Иные доходы».
  • поле «Страховые взносы» — данные выплаты, свыше норм, облагаются страховыми взносами, здесь необходимо указать «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
  • поле «Вид начисления по ст.255 НК» — данное поле не заполняется, т.к. компенсационные выплаты не относятся к расходам на оплату труда.
  • поле «ФСС (страхов. несч. случаев до 2011г.)» — выставляем значение «Облагается».
  • поле «ЕСН (до 2010г.)» — выбираем значение «Не являются объектом обложения ЕСН, взносами в ПФР).
  • поле «Может относиться к видам деятельности, облагаемым ЕНВД» — выставляется галочка в том случае, если используется система налогообложения в виде вмененного налога.

Нажимаем «Записать» и «ОК».

Для ежемесячного начисления данной компенсации в плановом режиме необходимо заполнить документ «Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций».

Необходимо открыть данный документ и заполнить табличную часть документа «Начисления».

Операция по начислению выплаты компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, проводится документом «Начисление зарплаты работникам» в конце расчетного месяца.

Если работник отработал неполный месяц, то сумму компенсации необходимо рассчитать вручную и исправить в программе. После заполнения всех полей, записываем документ и проводим его.

В данной статье мы рассмотрели порядок начисления, в программе 1С Бухгалтерия, компенсации работнику за использование в служебных целях личный автомобиль.