Служебная записка на исполнение обязанностей образец

ВОЗЛОЖЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАННОСТЕЙ: ВОПРОСЫ БЕЗ ОТВЕТОВ?

ВОЗЛОЖЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАННОСТЕЙ:

ВОПРОСЫ БЕЗ ОТВЕТОВ?

По поводу института возложения исполнения обязанностей в Трудовом кодексе Российской Федерации фактически не сказано ни слова. В вышеуказанном нормативно-правовом акте много говорится о смежных, практически родственных понятиях: переводе и совмещении.

Однако подобное особое внимание законодателя к этим правовым категориям, увы, никоим образом не помогает решению многочисленных вопросов, связанных с институтом возложения обязанностей.

Можно ли принять сотрудника исполняющим обязанности?

На практике такое нередко случается. Однако правомерно ли это, мы попытаемся разобраться. Итак, существуют две наиболее типичных ситуации, когда человека принимают на работу исполняющим обязанности.

Первая: в штатном расписании нет единицы под данного сотрудника, хотя фактически этот работник нужен.

Пример 1. Один из работников производства благополучно исчез. И отдел кадров, и начальник цеха, и первое лицо предприятия прекрасно знают, что беглец прогуливает работу, но уволить его по данному основанию не могут, так как перед этим необходимо либо получить с последнего объяснительную, либо составить акт об отказе ее дать. И то, и другое в принципе невозможно, так как для этого, как минимум, надо со свидетелями увидеть беглеца (чтобы попросить его дать объяснительную), который благополучно скрывается. Между тем, выполнять его работу кто-то должен.

Пример 2. Один из сотрудников предприятия серьезно заболел. Естественно, увольнять его никто не собирается. Однако для того, чтобы в это время кто-то выполнял его обязанности, на его место берут другого работника.

Вторая: свободное место в штатном расписании есть, однако сотрудник, если можно так выразиться, не достоин занимать данную должность: либо просто потому, что так считает руководство и берет на работу человека, руководствуясь принципом “на безрыбье и рак рыба“; либо для попадания человека в штат необходимо соблюсти некие дополнительные процедуры, кроме заключения трудового договора.

Пример 3. В институте нет заведующего кафедрой. По закону он должен быть избран трудовым коллективом. “Достойную кандидатуру“, имеющую научную степень, большой стаж работы и т.д., приглашают со стороны; с человеком заключают трудовой договор. Однако в связи с тем, что выборы не проводились, данное должностное лицо оформляют исполняющим обязанности.

Если места в штатном расписании нет.

В таком случае следует принимать человека на работу не исполняющим обязанности, а по срочному трудовому договору. Согласно ст. 58 ТК РФ, срочный трудовой договор заключается тогда, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. При этом в п. 1 ст. 59 ТК РФ говорится, что срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работника или работодателя для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы.

Пленум Верховного Суда Российской Федерации в своем Постановлении “О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации“ разъяснил, что поскольку ст. 59 ТК РФ предусматривает право, а не обязанность работодателя заключать срочный трудовой договор в случаях, предусмотренных этой нормой, работодатель может реализовать это право при условии соблюдения правил заключения трудового договора, установленных ст. 58 ТК РФ. Эта норма п. 1 ст. 59 ТК РФ никоим образом не противоречит ст. 58. Соответственно мы, с полной убежденностью в своей правоте, можем заключать срочные трудовые договоры с лицами, принимаемыми на работу для замены временно отсутствующего работника, за которым, в соответствии с законом, сохраняется место работы.

Согласитесь, на практике мы не задумываемся, заключать ли нам с женщиной, принимаемой на место сотрудницы, ушедшей в декрет, срочный трудовой договор или брать первую исполняющей обязанности. Мы спокойно берем ее в штат, руководствуясь соответствующими положениями законодательства и выработанной многолетней практикой работы.

Разницы же в ситуациях, когда необходимо заменить беременную женщину или больного человека, который через некоторое время на законных основаниях вернется на свое место, с точки зрения права нет никакой. Поэтому в случае, описанном в примере 1, и аналогичных мы однозначно будем принимать на работу заменяющего сотрудника по срочному трудовому договору. В качестве причины, послужившей основанием для заключения срочного договора, которую мы, согласно ч. 5 ст. 57 ТК РФ, должны будем указать в этом документе, мы напишем следующую.

Пример 4. Причина, послужившая основанием для заключения срочного трудового договора: заведомо временный характер работы (принятие сотрудника для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы).

Ситуация, описанная в примере 2, кажется, на первый взгляд, более спорной с точки зрения правомерности принятия на место прогульщика сотрудника по срочному трудовому договору. Причина этому следующая. Обратите внимание на то, что Трудовой кодекс разрешает нам заключить срочный трудовой договор не с любым отсутствующим работником, а лишь с тем, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. В связи с этим сразу же возникает вопрос: где в законодательстве прописано, что мы должны резервировать место для прогульщика? Нигде. И, следуя данной логике, мы не можем принять человека на его место по срочному трудовому договору.

Однако, во-первых, имея в штате прогульщика, мы не имеем документальных, достаточных подтверждений тому, что он таковым является (в противном случае мы давно бы его уволили), а значит, с юридической точки зрения, мы вправе предположить, что он болеет или отсутствует по иной уважительной причине.

Во-вторых, законодатель фактически запрещает нам увольнять человека, с которого не была взята объяснительная о прогуле, или не был составлен акт об отказе ее дать, подписанный несколькими свидетелями; тем самым сохраняя за нашим прогульщиком место работы.

Если работник “не достоин“.

Брать работника исполняющим обязанности в связи с тем, что он не соответствует будущей должности, тоже неверно. Если не были проведены дополнительные процедуры для того, чтобы сотрудник попал в штат (например, заведующий кафедрой не был избран трудовым коллективом), то он не может занять это место, даже если к названию соответствующей должности приписать “исполняющий обязанности“. Если же руководство организации просто считает, что потенциальный сотрудник не достоин занимать данное положение, то необходимо:

— либо установить такому работнику испытательный срок,

— либо искать иную, более приемлемую кандидатуру.

Необходимо конкретное название

Таким образом, принять сотрудника на должность исполняющим обязанности нельзя. Тем более что согласно ст. 57 ТК РФ существенным условием трудового договора является наименование:

— профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция.

Конкретному же названию должности, профессии или специальности, не может предшествовать аббревиатура “и.о.“

Перевод или совмещение?

Исполнение обязанностей по сути своей является либо переводом, либо совмещением. Представим себе, что один из сотрудников организации ушел в основной оплачиваемый отпуск.

Если другой работник, который возьмет на себя его обязанности, будет освобожден от своих, то это перевод; если же ему придется одновременно выполнять и свои функции, то речь идет о совмещении.

Исключением является случай, когда этот сотрудник является штатным заместителем основного работника. Ведь в такой ситуации выполнение функций своего начальника во время его отсутствия предусмотрено и трудовым договором с данным работником, и его должностной инструкцией. Соответственно, это не будет являться ни переводом, ни совмещением.

Безусловно, процедура оформления возложения обязанностей в первом, во втором и третьем случаях будет различной. Главное отличие — в наличии необходимости получения согласия на такие действия работодателя или ее отсутствии.

Нужно ли согласие работника?

Представим себе вначале, что вы решили облечь в форму исполнения обязанностей перевод. В таком случае согласия работника, в соответствии со ст. 74 ТК РФ, не будет требоваться, если время перевода не превышает 1-го месяца в течение календарного года. При этом выполняемая работа не может требовать более низкой квалификации и быть противопоказана сотруднику по состоянию здоровья. Если же период возложения обязанностей превысит 1 месяц, либо для выполнения иной работы нужна более низкая квалификация, то необходимо будет получить согласие сотрудника, которому придется выполнять не свойственные ему функции.

Пример 5. Представим себе, что на время ухода в отпуск (28 кал. дней) ведущего специалиста отдела кадров вы возлагаете его обязанности на младшего специалиста, не спрашивая у последнего согласия. Ваши действия в данном случае будут правомерны. Однако если в течение календарного года ведущий специалист, например, возьмет отпуск за свой счет, то для того, чтобы вновь переложить его обязанности на младшего специалиста вновь, понадобится получить разрешение последнего.

Возложить на сотрудника обязанности по выполнению работы, противопоказанной ему по состоянию здоровья, нельзя, даже если он сам рвется ее выполнять.

Согласие работника на возложение на него обязанностей в порядке совмещения необходимо всегда. Так, Постановление Совета Министров от 4 декабря 1981 г. “О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)“ устанавливает, что совмещение профессий (должностей), то есть выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) без освобождения от своей основной работы допускается на одном и том же предприятии с согласия работника.

Если речь идет о заместителе.

В случае исполнения обязанностей начальника основным штатным заместителем заместитель фактически выполняет функции, предусмотренные его трудовым договором и должностной инструкцией.

Поэтому однозначно не требуется согласия заместителя директора или заместителя директора по общим вопросам на возложение на него обязанностей директора, заместителя главного редактора на возложение на него обязанностей главного редактора, заместителя начальника отдела маркетинга на возложение на него обязанностей начальника отдела маркетинга. Однако если это заместитель по какому-то узкому направлению деятельности основного работника, вопрос о правомерности возложения на него всех обязанностей первого становится более спорным.

Пример 6. Представим себе две конкретные ситуации для сравнения. Директор ресторана контролирует (курирует) ведение финансовой отчетности, взаимодействие с контролирующими организациями, работу персонала, его обучение, рекламную и маркетинговую политику фирмы и пр. У него есть штатный заместитель, который, во-первых, не хуже директора разбирается в этих вопросах; во-вторых, выполнение всех функций директора во время его отсутствия, естественно, предусмотрено трудовым договором с ним. Тогда в случае, если директор уйдет в отпуск, заместитель реально сможет исполнять его обязанности и с юридической точки зрения все будет правомерно.

Теперь представим, что у нашего директора ни один основной заместитель, а несколько, например, заместитель по рекламе и маркетингу, заместитель по работе с персоналом и обучению, заместитель по финансам и пр. Если директор уйдет в отпуск, согласитесь, выполнять за него все его функции продуктивно фактически не сможет ни один из них. Ведь заместитель по рекламе вряд ли будет разбираться в обучении, финансист в рекламе, а человек, занимающийся персоналом, — в маркетинговых стратегиях. Да и вряд ли трудовым договором с каким-нибудь из этих лиц предусмотрено исполнение всех обязанностей директора во время его отсутствия. В связи с этим, конечно, было бы целесообразнее на каждого из замов возложить выполнение тех функций директора, в которых он разбирается, однако на практике это невозможно, так как нести ответственность за все происходящее во время отсутствия начальника должен один человек. В таком случае необходимо все-таки выбрать из нескольких заместителей одного, который будет выполнять все обязанности основного работника, затем получить в письменном виде его согласие. Либо, если изначально предполагается, что именно это лицо, например, заместитель директора по финансам, несмотря на его “узкую специализацию“ будет выполнять функции основного работника, прописать такое условие в трудовом договоре.

В какой форме должно быть выражено согласие работника?

Возникает вопрос, в какой форме должно быть выражено согласие работника? Он может выразить его, например, сделав соответствующую надпись на служебной записке (см. пример 7).

Отдел маркетинга Генеральному директору ООО “Вектор“
Игорю Николаевичу Ключевскому
Служебная записка от начальника отдела маркетинга
Николая Львовича Мареева
15 января 2006 г. N 37
Отделу кадров
подготовить приказ о
возложении обязанностей
О возложении обязанностей на А.В. Смолина с 16.01.2006
по 12.03.2006
Ключевский 15.01.2006

На время моего пребывания в учебном отпуске с 16 января 2006 г. по 12 марта 2006 г. прошу возложить обязанности начальника отдела маркетинга на маркетолога отдела маркетинга Андрея Викторовича Смолина.

Начальник отдела маркетинга Мареев Н.Л. Мареев

На возложение на меня обязанностей начальника отдела маркетинга с 16 января 2006 г. по 12 марта 2006 г. согласен.

Смолин А.В.Смолин
15 января 2006 г.

Документальное оформление совмещения

Итак, представим вначале, что вы возлагаете чьи-то обязанности на работника, но при этом не снимаете с него его собственные. Каким образом это оформить? Что делать после того, как согласие на выполнение функций другого человека было получено?

Как правило, замена одного работника другим связана с уходом первого в отпуск (основной, за свой счет, дополнительный на защиту диплома и пр.). В этом случае на практике используется один из двух алгоритмов действий.

Первый вариант оформления.

В унифицированную форму Т-6 распоряжением руководителя (см. пример 8) вводится дополнительный реквизит, дающий возможность назвать лицо, на которое возлагаются обязанности основного работника на время его отпуска.

Общество с ограниченной ответственностью “Вектор“

Приказ
12 января 2006 г. N 135
Москва

О внесении изменений в унифицированную
форму первичной учетной документации N Т-6

В связи с необходимостью учета отдельных сведений при оформлении отпуска работников и, руководствуясь ч. 2 и 3 Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20,

1. Унифицированную форму приказа (распоряжения) об отпуске работника на работу (форма N Т-6), утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, дополнить следующим реквизитом:

1.1. После реквизита “руководитель организации“ включить следующую строку:

На время отпуска ___________________________________ возложить
(Ф.И.О. основного работника)
обязанности на ______________________________.

(Ф.И.О. замещающего работника)
2. Отделу кадров (И.И. Петровой):

2.1. Обеспечить изготовление бланков приказа с дополнениями, указанными в п. 1 настоящего приказа.

2.2. С 12 января 2006 г. применять при оформлении приема работников для прохождения практики унифицированную форму приказа Т-6 с внесенными в нее дополнениями.

Генеральный директор Ключевский И.Н. Ключевский

Затем составляется приказ на отпуск основного работника, на приказе делается надпись, подобная следующей: “На время отпуска И.И. Иванова возложить его обязанности на П.П. Петрова“. Образец оформления приказа см. в примере 9.

———-T————¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+———+————+
¦ 14 ¦ 12.01.2006¦
ПРИКАЗ L———+————
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику

за период работы с “__“ ________ 20__ г. по “__“ _________ 20__ г.

А. ежегодный основной —————¬ календарных
оплачиваемый отпуск на ¦ ¦ дней
L—————

с “__“ _________ 20__ г. по “__“ __________ 20__ г.

без сохранения заработной платы и другие (указать)

на —————¬ календарных
¦ 56 ¦ дней
L—————
16 января 06 12 марта 06
с “—“ ——— 20— г. по “—“ ———- 20— г.

с “__“ _________ 20__ г. по “__“ __________ 20__ г.

Н.Л. Мареева А.В. Смолина
На время отпуска ———— возложить обязанности на ————
(Ф.И.О. (Ф.И.О.

основного замещающего
работника) работника)
Генеральный
директор Ключевский И.Н. Ключевский
Руководитель организации ———— ———- ——————
должность личная расшифровка подписи
подпись

С приказом (распоряжением) Мареев 12 января 06
работник ознакомлен —————— “—“ ——— 20— г.

Второй вариант оформления предполагает издание двух отдельных приказов (образцы см. в примерах 10, 11):

— о возложении обязанностей и
— на отпуск.

Такой алгоритм действий удобнее, когда в отпуск идет не обычный начальник отдела или рядовой сотрудник, а человек, на котором лежит особая ответственность.

———-T————¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+———+————+
¦ 14 ¦ 12.01.2006¦
ПРИКАЗ L———+————
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику

за период работы с “__“ ________ 20__ г. по “__“ _________ 20__ г.

А. ежегодный основной —————¬ календарных
оплачиваемый отпуск на ¦ ¦ дней
L—————
16 января 06 12 марта 06
с “—“ ——— 20— г. по “—“ ———- 20— г.

Б. _______________________________________________________________
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

без сохранения заработной платы и другие (указать)

с “__“ _________ 20__ г. по “__“ __________ 20__ г.

с “__“ _________ 20__ г. по “__“ __________ 20__ г.

Генеральный
директор Ключевский И.Н. Ключевский
Руководитель организации ———— ———- ——————
должность личная расшифровка подписи
подпись

С приказом (распоряжением) Мареев 12 января 06
работник ознакомлен —————— “—“ ——— 20— г.

Приказ
12 января 2006 г. N 136
Москва

О возложении обязанностей на А.В.Смолина

1. На время пребывания в учебном отпуске с 16 января 2006 г. по 12 марта 2006 г. начальника отдела маркетинга Николая Львовича Мареева возложить его обязанности на маркетолога отдела маркетинга Андрея Викторовича Смолина.

Генеральный директор Ключевский И.Н. Ключевский

С приказом ознакомлен Смолин А.В. Смолин
12.01.2006

Пример 12. Представим себе, что в структуру некой организации (одно юридическое лицо) входит несколько ресторанов. Соответственно у каждого из них есть свой директор, который не является первым лицом компании. Если в отпуск уходит директор ресторана, то лучше издать два приказа, и вот почему. В случае проведения проверки соответствующей инстанцией заместитель должен будет подтвердить свои полномочия. Предъявить же заверенную копию отдельно приказа о возложении обязанности гораздо удобнее, чем приказ на чей-то отпуск, где где-то внизу сделана надпись о передаче полномочий.

Стоит отметить, что зачастую для контролирующих органов гораздо важнее, не кто является исполняющим обязанности основного работника, а кому было передано право подписи финансовых и иных документов, которым обладал заменяемый сотрудник. В связи с этим соответствующие инстанции часто вместе с приказом о возложении обязанностей просят предъявить приказ на передачу права подписи (его образец см. в примере 13).

Приказ
12 января 2006 N 137
Москва

О передаче права подписи А.В. Смолину

1. На время пребывания в учебном отпуске с 16 января 2006 г. по 12 марта 2006 г. начальника отдела маркетинга Николая Львовича Мареева передать право подписи финансовых документов маркетологу отдела маркетинга Андрею Викторовичу Смолину.

Генеральный директор Ключевский И.Н. Ключевский

С приказом ознакомлен Смолин А.В. Смолин
12.01.2006

Оформление документов при возложении обязанностей на штатного основного работника производится по той же схеме (за исключением требования о получении согласия зама).

Документальное оформление перевода

При оформлении возложения обязанностей, которое фактически является переводом (то есть работника освобождают от выполнения его непосредственных обязанностей), вопросов, как ни странно, возникает гораздо больше, чем при оформлении исполнения обязанностей в порядке совмещения.

Первый из них следующий: какой должна быть формулировка соответствующего приказа?

Когда мы оформляем приказ о возложении обязанностей, но при этом не освобождаем замещающего работника от своих, мы используем формулировку, аналогичную следующей: “На время отсутствия И.И. Иванова возложить исполнение обязанностей на П.П. Петрова“. При этом мы никаким образом не указываем, что свои функции замещающий работник продолжает выполнять. Получается, что если от своей работы мы замещающего сотрудника освобождаем, то каким-то образом мы должны отразить это в приказе.

В таком случае, если издается только приказ на отпуск, соответствующая надпись может звучать следующим образом: “На время отсутствия работника И.И. Иванова возложить его обязанности на С.В. Петрова, с освобождением последнего от выполнения его обязанностей“.

Если же издается два приказа (на отпуск и о возложении обязанностей), то второй из них будет выглядеть так, как в примере 14.

Приказ
12 января 2006 г. N 135
Москва

О возложении обязанностей на А.В. Смолина

1. На время пребывания в учебном отпуске с 16 января 2006 г. по 12 марта 2006 г. начальника отдела маркетинга Николая Львовича Мареева возложить его обязанности на маркетолога отдела маркетинга Андрея Викторовича Смолина с освобождением от выполнения своих обязанностей.

Генеральный директор Ключевский И.Н. Ключевский

С приказом ознакомлен Смолин А.В. Смолин
12.01.2006

Второй вопрос. Представим себе, что возложение исполнения обязанностей фактически является переводом. В таком случае как данный факт будет зафиксирован в документах: как перевод или как возложение исполнения обязанностей? Для сравнения приведем два конкретных примера, чтобы стала ясна суть проблемы.

Пример 15. Представим себе вначале, что в очередной оплачиваемый отпуск на 28 дней идет начальник отдела кадров. Штатный заместитель у него отсутствует, и его обязанности возлагают на специалиста по подбору персонала, освободив последнего от выполнения его функций. Предположим даже, что персонал в это время по объективным причинам подбирать не надо — весь штат укомплектован. Как следует оформлять действия по перемещению специалиста на 28 дней на место начальника? Как перевод или как исполнение обязанностей? В большинстве случаев в таком варианте на практике подобные “временные перемещения“ представляют в виде исполнения обязанностей. То есть практически так же, как и в случае совмещения, делают либо два отдельных приказа (об отпуске и о возложении исполнения обязанностей) или один приказ на отпуск, на котором ставится соответствующая передаточная надпись о возложении исполнения обязанностей.

Пример 16. А теперь представим другую ситуацию. В отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет уходит обычный специалист отдела кадров. На его место предлагают перевестись некой работнице цеха (фактически на нее возлагают чужие обязанности и освобождают от своих). В этом случае любой кадровик или делопроизводитель, ни секунды не сомневаясь в правильности своих действий, будет готовить проект соответствующего приказа о переводе (а никак не о возложении обязанностей).

В чем же разница между двумя этими ситуациями? В обоих случаях основной работник уходит в отпуск, в обоих случаях другого работника ставят на его место и освобождают при этом от выполнения его обязанностей. Почему же одна ситуация, согласно документам, для нас однозначно будет являться возложением исполнения обязанностей, а другая переводом? Можно, конечно, предположить, что дело в длительности такого перевода. Первый длился 28 дней, а второй 1,5 года.

Однако, во-первых, эта мысль не находит однозначного подтверждения. Так, например, если женщина уходит в отпуск по уходу за ребенком на менее длительный срок (например, всего на три месяца), для нас это, согласно документам, все равно будет перевод, а не возложение обязанностей.

Во-вторых, даже если она верна, остается непонятным, до какого по продолжительности временного промежутка мы вправе считать, что это исполнение обязанностей, а после какого перевод? Например, если основной работник уходит в отпуск для защиты диплома на четыре месяца, должны ли мы на работника, заменяющего его, возлагать обязанности или перевести на эту должность? Однозначного решения данной ситуации нет.

То есть в случае возложения обязанностей основного работника на период его длительного (более одного месяца отпуска) может быть три варианта оформления документов:

— два отдельных приказа (на отпуск основного работника и о возложении обязанностей на замещающего);

— один приказ на отпуск основного работника с надписью о возложении обязанностей на замещающего;

— один приказ на отпуск основного работника и приказ о временном переводе замещающего работника (образец приказа о переводе основного работника см. в примере 18). Основанием для издания приказа о переводе может служить служебная записка начальника подразделения с отметкой работника о согласии на перевод (см. пример 17).

Отдел маркетинга Генеральному директору ООО “Вектор“
Игорю Николаевичу Ключевскому
Служебная записка от начальника отдела маркетинга
Николая Львовича Мареева
15 января 2006 г. N 37
Отделу кадров
подготовить приказ о
О переводе переводе А.В. Смолина
с 16.01.2006 по 12.03.2006
Ключевский 15.01.2006

На время моего пребывания в учебном отпуске с 16 января 2006 г. по 12 марта 2006 г. прошу перевести на должность начальника отдела маркетинга маркетолога отдела маркетинга Андрея Викторовича Смолина.

Начальник отдела маркетинга Мареев Н.Л. Мареев

На перевод на должность начальника отдела маркетинга с 16 января 2006 г. по 12 марта 2006 г. согласен.

Смолин А.В.Смолин
15 января 2006 г.

———-T————¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+———+————+
¦ 37 ¦ 15 января ¦
¦ ¦ 2006 г. ¦
ПРИКАЗ L———+————
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу

работы ¦ класс (категория) квалификации
¦___________________________________________________
¦ 25 000 00
¦тарифная ставка (оклад) ————- руб. — коп.

изменение к трудовому договору от “___“ __________________ 20__ г.

N ______; или
Служебная записка Н.Л. Мареева от 15 января 2006 г.

другой документ —————————————————
документ (заявление, медицинское заключение и пр.)
Генеральный
директор Ключевский И.Н. Ключевский
Руководитель организации ———— ———- ——————
должность личная расшифровка подписи
подпись

С приказом (распоряжением) Смолин 15 января 06
работник ознакомлен —————— “—“ ——— 20— г.

Заявление на замещение во время отпуска

Формирование заявления на замещение во время отпуска необходимо в тех случаях, когда один из сотрудников изъявляет желание заменить коллегу в период его отдыха.

Что это такое замещение

Замещение на время отпуска подразумевает под собой временное исполнение работником функций другого сотрудника. При этом замещение возможно в двух вариантах:

Временный перевод обозначает, что работник освобождается от исполнения своих должностных функций и полностью сосредотачивается на обязанностях отсутствующего коллеги. При совмещении такого нет: человек выполняет работу отдыхающего сослуживца в качестве дополнительной нагрузки к своим обязанностям.

Кого можно замещать, условия замещения

Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.

Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).

В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.

На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.

При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.

Для чего нужно писать заявление

Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.

Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.

Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.

В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.

В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.

Может ли руководство принудить к замещению сотрудника на время отпуска

В соответствии с Трудовым кодексом РФ руководство организации не имеет права заставить подчиненного исполнять обязанности его коллеги на время отпуска.

По закону работники должны исполнять только те функции, которые прописаны в их трудовых договорах. Все остальные действия, влекущие за собой увеличение объема рабочих обязанностей, они могут осуществлять только при отдельном на это личном согласии, зафиксированном в письменном виде.

Можно ли отказаться от замещения до истечения его срока

Как сотрудник организации, так и директор, имеют право расторгнуть соглашение о замещении отсутствующего сотрудника до истечения его периода. Единственное, что для этого нужно сделать: за три дня поставить вторую сторону в известность о своих намерениях. При этом указывать причины такого решения строгой необходимости нет.

Особенности формирования заявления, общие моменты

В случае, если перед вами встала задача по составлению заявления на замещение коллеги на время его отпуска, а вы не знаете, как грамотно это сделать, прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите пример – на его основе у вас без труда получиться сформировать собственный документ

Для начала – общая информация, которая имеет отношение ко всем подобного рода бумагам.

  1. На сегодня стандартного, унифицированного образца заявления на замещение нет, поэтому писать его разрешается в свободной форме. Также можно сделать его по типу разработанного и утвержденного внутри фирмы шаблона документа.
  2. Для заявления подойдет как обычный лист бумаги любого удобного формата (предпочтительно А4 или А5) или фирменный бланк (обычно, если такое требование устанавливается внутри предприятия). Заявление допускается набирать на компьютере, но с обязательным последующим распечатыванием, либо же писать собственноручно – в случае необходимости доказать его подлинность это сыграет свою роль.
  3. Бланк следует делать в двух одинаковых экземплярах, один из которых нужно передать работодателю, второй – оставить у себя, предварительно заручившись на нем отметкой о вручении копии представителю организации.
  4. По своему составу заявление должно отвечать некоторым нормам делопроизводства, а по тексту содержать ряд определенных сведений. К последним можно отнести:
    • должность, ФИО руководителя;
    • наименование компании;
    • должность и ФИО работника;
    • должность и ФИО замещаемого работника;
    • период, на который это замещение происходит.

Остальную информацию можно вносить в зависимости от индивидуальных обстоятельств.

Бланк должен быть подписан заявителем – без его автографа он не обретет законного статуса и датирован.

После составления заявления

После того, как работник напишет заявление на замещение коллеги на время отпуска, между ним и руководством организации составляется соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.

В дальнейшем на основе заявления издается приказ от имени директора, в котором указывается наименование замещаемой должности, период замещения и все его условия, а также назначается ответственное лицо.

После выпуска данного приказа сотрудник может приступить к осуществлению трудовых обязанностей по замещению, а как срок замещения истечет, он обязан вернуться к исполнению только тех трудовых функций, которые прописаны в его трудовом договоре.

Возложение обязанностей

Уход в отпуск или на больничный многих специалистов сопровождается возложением на коллег части их обязанностей. Конечно, очень здорово, когда коллектив работает как слаженный механизм, и единая команда не дает простаивать всему процессу из-за одного заболевшего или уехавшего отдыхать винтика… Только руководство часто забывает о том, что возложение обязанностей нужно а) оплачивать и б) производить с согласия работника. Согласие, так и быть, может быть и условным, а вот оплата дополнительной работы – только реальной. В статье мнение трудового законодательства по поводу возложения обязанностей, алгоритм действий и образцы служебных записок и приказов.

Возложение обязанностей примечательно тем, что сотрудник, который берет на себя часть работы временно отсутствующего коллеги, отнюдь не освобождается от своей собственной. Поэтому, как правило, способен выполнять лишь часть дел, а именно ту, которая никак не доживет до возвращения своего «хозяина».

Действующие лица процесса возложения обязанностей одного работника на другого:

  • непосредственные начальники отсутствующего сотрудника и заместителя (или один начальник, если замена происходит внутри одного отдела);
  • работник-заместитель;
  • генеральный директор;
  • кадровик.

Возложение обязанностей: нормы и правила

Буква закона

За возложение обязанностей отвечает ст. 151 Трудового кодекса РФ. Она короткая:

Статья 151. Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.

Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).

Буква локального нормативного акта

Внутренними правилами организации должен быть установлен размер платы работникам, на которых возлагаются обязанности отсутствующего коллеги. Если об этом нигде не написано, то размер вознаграждения каждый раз должен согласовываться с замещающим. В российских компаниях обычно это 20 – 30% от оклада отсутствующего сотрудника. Ставка может быть увеличена или снижена по договоренности сторон.

Приказ о возложении обязанностей

На время отпуска

Отпуск – вещь планируемая. Всегда заранее известно, в какие дни работника не будет на месте. Поэтому непосредственному начальнику отправляющегося отдыхать сотрудника нужно заранее написать служебную записку на имя руководства с просьбой о замене.

Приведем пример текста служебной записки (картинка кликабельна):

На что следует обратить внимание:

  • служебка написана за неделю до того, как человек уйдет в отпуск, чтобы он мог спокойно передать дела преемнику, а отдел кадров — оформить замещение;
  • точно указаны даты возложения обязанностей и размер вознаграждения;
  • здесь же получено письменное согласие преемника, которое может быть оформлено и на отдельном листе бумаги, но можно и прямо на записке: никаких специальных требований на этот счет закон не предъявляет.

Согласования эта служебная записка требует только в том случае, если замещающего работника «берут» на время из соседнего отдела: тогда нужно получить визу его руководителя (см. пример далее). Если замещение происходит внутри одного отдела, то больше ничьих виз обычно не требуется.

Служебная записка получает положительную резолюцию генерального директора и отправляется в отдел кадров, который готовит приказ.

Описывать то, что конкретно предстоит делать замещающего работнику, как правило, не нужно. Цель всей этой бумажной работы – зафиксировать а) сроки возложения обязанностей, б) согласие работника, в) размер вознаграждения. Именно эти три пункта будут волновать проверяющих лиц, а кто и чем будет заниматься, это для них весьма вторично.

Аналогично оформляется возложение обязанностей на время командировки.

На время больничного

Если работник заболел, то алгоритм действий примерно такой же. Отличие всего одно: поскольку неизвестно, сколько будет болеть наш коллега, во всех документах пишется только дата его ухода на больничный.

Все документальное оформление возложения обязанностей нужно провернуть за один рабочий день. Утром мы узнали, что работник заболел, после чего начальник (предварительно, конечно же, вежливо спросив согласия и договорившись об оплате) оперативно передает часть работы кому-то из оставшихся подчиненных, тем самым ликвидируя возможный простой. Сразу после этого пишется служебная записка на имя директора.

Пример текста служебной записки (картинка кликабельна):

Ни в коем случае не забываем знакомить работников с приказами!

Правила замещение временно отсутствующего работника на время отпуска по ТК РФ — образцы документов и важные тонкости

При уходе в отпуск на время отсутствия может потребоваться замещение. Обязанности человека, который отправился отдыхать, будет выполнять другой сотрудник.

Существуют разные способы замещения: временное, совмещение должностей, увеличение объёма задач. Работодатель возлагает обязанности временно отсутствующего человека на другого работника.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?

Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.

Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:

  • Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
  • Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
  • Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
  • Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.

Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

Образец служебной записки на исполнение дел основного работника

Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.

Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.

Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.

С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.

В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты:

  1. Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
  2. Дата оформления.
  3. Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
  4. Причина замещения сотрудника.
  5. Кто будет исполнять роль заместителя.
  6. От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.

Скачать образец служебной записки о замещении отсутствующего работника — word:

Образец заявления о согласии

Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.

Потому как работник должен быть не против того, чтобы на время взять на себя больше обязанностей.

Человек может сам направить заявление, в котором попросит возложить на себя задачи отпускника.

В этом случае следует указать получателя, а также отправителя с уточнением должностей и ФИО.

Далее пишется название документа («Заявление»), после нужно изложить суть просьбы.

Текст может выглядеть следующим образом: «В виду ухода в отпуск Иванова И. И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2018 до 15.04.2018 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».

Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись.

В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.

Образец заявления о согласии на совмещение должностей и исполнение обязанностей другого лица, находящегося в отпуске — word:

Образец приказа

Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей. В нём следует указать причины, по которой происходит замещение сотрудника.

Также нужно прописать даты, когда другой работник будет выполнять обязанности отпускника.

Указывается, будет ли человеку делаться доплата, а также перечисляются дополнительные условия.

Далее указываются данные директора и тех людей, с которыми решение было согласовано. Они должны поставить свою подпись, чтобы приказ вступил в силу. Также самого сотрудника обязаны ознакомить с этим документом.

Скачать образец приказа о возложении обязанностей на время отпуска — word:

Как рассчитать доплату за совмещение должностей?

Вопросом доплаты за дополнительные обязанности, возлагаемые на работника, занимается организация, которой потребовалось оформить совмещение или совместительство.

Существуют различные способы рассчитать сумму, которую придётся отдать сотруднику за дополнительную работу.

Для удобства приведём возможный вариант оплаты труда.

Пример расчета

Условия:

  • В магазине кассир ушёл в отпуск на две недели в феврале 2018 года.
  • За этот период будет 10 рабочих дней.
  • Он имеет оклад 15 120 рублей.
  • На период отпуска обязанности кассира возлагаются на другого сотрудника в порядке совместительства.
  • За больший объем работы ему полагается доплата. За работу по совместительству начальство платит 50% от оклада.

Расчет:

  1. Для расчёта размера доплаты за замещение данного лица на время отпуска используется следующая формула: 15 120 х 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 руб.
  2. За день в феврале совместителю будут платить 420 рублей. Это означает, что за 10 рабочих дней удастся получить 4 200 рублей.
  3. Дополнительно следует вычесть НДФЛ 13%, а также начислить страховые взносы по общей ставке 30% плюс 0.2% в ФСС за травматизм.

По такому принципу начальство может провести расчёт денежного вознаграждения, которое будет положено за совмещение должностей. Конкретная сумма заранее прописывается в документах, поэтому сотрудник может предварительно ознакомиться с размером доплаты.

Если директор уходит отдыхать

Директор организации имеет право уйти в отпуск, однако перед этим он должен возложить свои полномочия на другого сотрудника.

Выбрать можно любого работника компании, который имеет достаточно знаний для выполнения задач. Нередко в компании имеется заместитель директора, и именно на него возлагают обязанности.

В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.

В документе прописывается дата, а также причина, по которой временно уходит директор. Далее потребуется приказать возложить на другого работника обязанности директора. Указывается конкретный период, когда требуется замещение. При желании можно уточнить, какие именно полномочия передаются заместителю.

Образец приказа о возложении обязанностей генерального директора на время отпуска — скачать:

После того, как приказ вступит в силу, директор сможет уйти в отпуск. В это время вместо него будет выполнять задачи замещающий человек.

Лучше всего, когда им выступает штатный заместитель, потому как у него обязанности на период отпуска директора будут прописаны в трудовом договоре. Однако можно выбрать и другого подходящего сотрудника компании.

Полезное видео

Как оформить замещение временно отсутствующего работника по ТК РФ, как передать исполнение обязанностей другому сотруднику — смотрите в видео:

При уходе работника в отпуск необходимо подобрать ему замену для исполнения обязанностей в период отсутствия. Руководство выбирает удобный способ замещения на свое усмотрение. Главное — правильно оформить документы и получить согласие замещающего лица в письменном виде.

За дополнительную работу полагается доплата, размер которой определяется внутренними нормативными актами компании.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.