Спецодежда учет при увольнении

Содержание:

Удержание за спецодежду при увольнении законно?

При расторжении трудового договора обязанность расчета возлагается не только на работодателя, но и на работника. Если в организации применяется спецодежда, то увольняющийся сотрудник должен вернуть ее в обязательном порядке, т.к. она является имуществом предприятия.

Часто бывает так, что срок службы спецодежды при увольнении работника подходит к концу, но он возвращать ее не собирается, а отдавать ее новому сотруднику, прибывшему на его место, просто нет смысла, т.к. через несколько недель ее все равно придется менять. Увольняющиеся пользуются этим и оставляют форму себе для собственных нужд, однако даже если до окончания срока носки остается один день, он должен передать ее ответственному лицу, заполнив надлежащие документы.

Спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты, а сроки ее использования зависят от того, для какого времени года она предназначена:

  • Утепленные брюки и куртки – 3, а зимние сапоги – 4 года.
  • Демисезонные сапоги – 3 года, куртки и брюки – 2,5 года.
  • Одежда без мембранных вставок, с подкладкой – 2 года, обувь – 2,5 года.
  • Полушубки – 4 года, меховые рукавицы – 2 года.

Стоит отметить, что работодатель имеет право корректировать по своему желанию период службы спецодежды, а если он уже истек, но сотрудник уволился и не сдал ее, то в этом случае организации не наносится какой-либо ущерб – соответственно, удержание из зарплаты будет неправомерным.

Законодательством также установлены отрасли, в которых должна применяться спецодежда:

  • Рыболовство и сельское хозяйство.
  • Сквозные профессии в экономической сфере.
  • Переработка и добыча полезных ископаемых.
  • Целлюлозно-бумажное производство, обработка древесины.
  • Химическое, металлургическое, транспортное производство.
  • Производство оптического или электронного оборудования.
  • Строительство, связь, транспорт, торговля, предоставление услуг.
  • Обеспечение безопасности, госуправление.
  • Здравоохранение, наука, образование, спорт.

В некоторых отраслях обязанность по использованию спецодежды зависит от конкретного вида деятельности, но если она необходима для обеспечения безопасности работников или людей, обращающихся в организацию, то сотрудники должны ее надевать каждый раз перед началом рабочего дня или смены.

Помимо спецодежды, к средствами индивидуальной защиты относятся каски, шлемы, противогазы, защитные наушники, различные привязи, пневмокостюмы, очки, лицевые щитки, обувь, средства защиты кожных покровов и т.д.

Порядок выдачи спецодежды

Так как спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты, то и порядок ее выдачи регламентируется Приказом Министерства здравоохранения и соцразвития РФ от 01.06.2009 № 290н «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой…». Данный Приказ гласит, что обеспечение работников СИЗ должно подкрепляться соответствующими документами:

  • Для начала технический директор, начальник производства или инспектор по охране труда издает Положение о выдаче спецодежды, в котором отражает количество комплектов и сроки их использования. При необходимости он может уменьшить период службы СИЗ, или же отдать распоряжение об изготовлении одежды из более прочных и износостойких материалов.
  • Если на предприятии есть профсоюзный комитет, то условия Положения обсуждаются с ним.
  • В Положении можно указать основания для выдачи одежды, обязанность работников по надлежащему использованию СИЗ, сроки износа, правила оформления заявок на получение спецодежды; порядок выдачи, учета и сдачи; условия списания; мероприятия по уходу.

После составления Положение должно быть согласовано с другими сотрудниками предприятия: руководителем, начальником подразделения и представителем профсоюзного органа.

Что касается выдачи СИЗ работникам, то она должна производиться следующим образом:

  • Информация о выдаче спецодежды фиксируется в личной карточке учета СИЗ. Она может быть составлена как в письменном, так и в электронном виде, но в последнем случае она обязательно должна быть персонифицирована.
  • Сама одежда маркируется датой выдачи: именно с этого времени начинается исчисление срока ее службы.
  • Работник о получении СИЗ расписывается в карточке.

Помимо порядка выдачи средств индивидуальной защиты существуют еще и правила их применения:

  • Если нарушена целостность одежды работника, задействованного на опасном производстве, то до устранения проблемы он не допускается к выполнению должностных обязанностей.
  • После завершения рабочего дня сотрудники не имеют права выносить СИЗ за пределы территории предприятия.
  • Если одежда пришла в негодность по причинам, не зависящим от работника, то она подлежит списанию. В акте о списании должна быть отражена следующая информация: наименование и количество, фактическая себестоимость, срок эксплуатации, дата поступления в эксплуатацию, причина списания. Если списание производится по причине порчи имущества, то в акте указывается пункт о взыскании материального ущерба с виновного лица.
  • Если любое из СИЗ приходит в негодность, то сотрудники должны ставить об этом в известность ответственное лицо.
  • Дезинфекция, химчистка и другие меры по уходу за спецодеждой обеспечиваются за счет предприятия.
  • Для правильного хранения СИЗ руководитель должен оборудовать специальное помещение.

Существуют отдельные случаи, когда СИЗ могут находиться за пределами организации: например, при проведении аварийно-спасательных работ или ликвидации пожаров боевая экипировка является необходимым атрибутом спасателей, а ее отсутствие трактуется как грубое нарушение техники безопасности. Данное деяние подлежит административному, а если оно повлекло жертвы или причинение вреда здоровью сотрудников – уголовному наказанию.

Согласно правилам учета спецодежды, при увольнении работника она должна быть возвращена ответственному лицу, т.к. любое из СИЗ является собственностью организации. То же самое касается и перевода, если для новой должности наличие спецодежды не предусмотрено нормами законодательства, или же должна быть выдана иная экипировка.

Для подтверждения выдачи одежды для производственных, а не личных целей, работодатель должен иметь следующие документы:

  • Приказ с указанием списка сотрудников и их должностей, в соответствии с которыми выдается та или иная спецодежда.
  • Ведомости учета выдачи спецодежды с подписями каждого из работников.
  • Акты о списании одежды, пришедшей в негодность.

Возврат спецодежды при увольнении сотрудника

После выдачи СИЗ материальная ответственность за них возлагается на сотрудника, за исключением случаев, когда порча или утрата произошли по независящим от него обстоятельствам. Если же работник при увольнении решил присвоить себе спецодежду, то работодатель при расчете имеет право удержать из выплат ее рыночную стоимость, однако и в этом случае есть ограничения по размерам удержаний, установленные ст. 138 ТК РФ:

  • Общий размер – 20% от зарплаты.
  • В отдельных случаях – 50% от заработной платы.

В данной ситуации материальная ответственность возлагается на сотрудника на основании ст. 243 ТК РФ, и если он не сдал вовремя СИЗ, то удержания из зарплаты будут правомерными.

Если спецодежда при увольнении работника не возвращена, работодатель должен предпринять следующие действия:

  • Определить рыночную стоимость имущества, но она не должна быть ниже цены, указанной в бухгалтерских документах с учетом износа.
  • Издать приказ об удержании стоимости из заработной платы.

В данном случае письменное согласие работника на удержание стоимости СИЗ из зарплаты не требуется, и руководитель имеет полное право принудительно произвести компенсацию вреда имуществу за счет увольняющегося сотрудника.

Удержание за спецодежду при увольнении

Вопросами удержания за спецодежду при увольнении, проводками и всеми вычетами должен заниматься бухгалтер. Проводки оформляются следующим образом:

  • При удержании из зарплаты – Дт70/Кт73.
  • При реализации одежды, учтенной в составе основных средств: Дт73/Кт91-1, Дт 91-2/Кт 68 субсчет «расчеты по НДС».
  • При списании первоначальной стоимости: Дт 01/Кт 01.
  • При списании суммы начисленной амортизации: Дт 02/Кт 01.
  • Для отражения остаточной стоимости одежды: Дт 91-2/Кт 01.
  • Для отражения оплаты стоимости СИЗ сотрудником: Дт 50(70)/Кт 73.

Рассмотрим конкретный пример удержания стоимости спецодежды при увольнении работника:

Сотруднику был выдан комплект спецодежды стоимостью 3500 руб. на срок 24 месяца, однако через 2 месяца после получения СИЗ он написал заявление на увольнение, но наотрез отказался возвращать имущество организации. Работодатель счел нужным сделать вычет из зарплаты, выдаваемой при увольнении, и в этом случае он прав, т.к. СИЗ является имуществом организации и для возмещения ущерба письменное согласие работника не требуется.

Какие выплаты не подлежат взысканию ущерба:

  • Компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие.
  • Премии, выплачиваемые не из фонда заработной платы.
  • Пособия на погребение и выплаты гражданам, задействованным в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС.

Бывают ситуации, когда сотрудник пообещал вернуть СИЗ, но по каким-либо причинам этого не сделал, а расчет уже был произведен. В этом случае удержание из зарплаты за спецодежду при увольнении не представляется возможным, т.к. все деньги у уволившегося находятся уже на руках. Здесь остается только действовать через суд, предоставив все необходимые документы: личную карточку и справку о выдаче и возврате спецодежды, где подпись виновного лица будет стоять только при получении.

Чтобы избежать таких проблемных ситуаций, достаточно соблюдать простые правила оперативного учета СИЗ:

  • Отражать выдачу и возврат спецодежды в личных карточках работников.
  • Следить за сроками службы СИЗ и вовремя обновлять их.
  • Не допускать вынос спецодежды за пределы территории предприятия, за исключением случаев, когда это необходимо сделать для выполнения служебных обязанностей.
  • Поручить сотрудникам контролировать подсчет и состояние СИЗ при приеме/передаче смены, а также отражать факт отсутствия претензий в журнале приема дежурства.

Такие меры позволяют быстро определить виновника в случае утраты любого из СИЗ, что облегчает работу ответственных лиц. Стоит отметить, что существуют отдельные примеры, когда работодатель не имеет права взыскивать стоимость комплекта спецодежды с работника:

  • Если она была испорчена/утрачена не по его вине.
  • Если на момент увольнения срок ее службы был окончен и она подлежит списанию: в такой ситуации рыночная стоимость спецодежды будет равна нулю, и вычитать ее из зарплаты нельзя.

Если при увольнении сотрудник возвращает одежду, но, по мнению руководителя, она находится в ненадлежащем виде и непригодна для использования в дальнейшем, он также может требовать компенсацию, но для этого нужно произвести несколько действий:

  • Создать комиссию, которая определит степень износа и то, что спецодежда пришла в негодность из-за неправильного обращения и составит соответствующий акт.
  • На основании акта издать приказ о взыскании стоимости комплекта спецодежды.

Некоторые сотрудники после увольнения в таких случаях предпочитают обращаться в суд, считая взыскания незаконными, но если в ходе разбирательств будет установлено, что комиссия приняла верное решение и СИЗ действительно не могут использоваться в дальнейшем другими работниками, то судебный орган останется на стороне руководителя организации.

Во избежание судебных разбирательств в ходе проведения взыскания необходимо соблюдать нормы ст. 248 ТК РФ, которая также говорит и о том, что сотрудник, причинивший вред имуществу работодателя, может добровольно возместить его частично или полностью, подписав письменное обязательство с указанием сроков возмещения.

На основании ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право отказаться от взыскания ущерба, однако, если собственник имущества компании возражает, то он может ограничить его в таком праве и обязать произвести компенсацию.

Спецодежда при увольнении: возвратить или удержать?

При увольнении работника требуется решить все связанные с ним материально-финансовые вопросы. И если с выплатами зарплаты или компенсации за отпуск всё относительно просто, то возврат вверенных материальных ценностей требует отдельной процедуры оформления.

Порядок выдачи спецодежды работнику

Специальная одежда выдаётся работнику в тех случаях, когда этого требуют условия труда. Конкретные случаи, когда спецодежда или специальная обувь должна быть предоставлена сотруднику за счёт работодателя, определяются нормативами, установленными Минздравом. Как правило, средства защиты в виде особой одежды или обуви требуются на производстве в следующих областях:

  • обработка металла (фрезеровка, токарные или слесарные работы и т. д.);
  • металлургия, чёрная и цветная;
  • работа с лакокрасочными средствами;
  • производство электротехники и электроники;
  • ремонт автомобильного или иного транспорта;
  • работа с кислотами, щелочами и другими едкими веществами.

Кроме того, спецодежда требуется для защиты от высоких или низких температур (зимняя спецодежда), для защиты от загрязнений, а также в тех случаях, когда работодатель требует от работника ношения униформы компании, выдаваемой за счёт нее. Точно определить, где именно требуется спецодежда, можно с помощью норм ФЗ «О специальной оценке условий труда» № 426-ФЗ от 2013 года.

Выдача спецодежды и СИЗ (средств индивидуальной защиты) регламентируется приказом Минздравсоцразвития РФ № 290н от 2009 года. Согласно его нормам, а также ч. 3 ст. 221 ТК РФ, выдача должна проводиться следующим образом.

  1. Выдача производится согласно полу, росту и размерам работников.
  2. Сроки пользования спецодеждой и СИЗ исчисляются со дня выдачи, фиксируемой в специальной карточке, заведённой на каждого работника, которому полагается спецодежда. Допускается ведение карточек в электронной форме.
  3. По окончании установленного срока пользования спецодеждой и СИЗ они списываются, а работнику под роспись выдаётся новый комплект.
  4. Также новый комплект выдаётся в том случае, если одежда пришла в негодность до установленного срока. Однако в этом случае следует провести проверку причин, по которым такое произошло. Если негодность связана с действиями работника (например, его небрежностью или пренебрежением нормами ТБ), стоимость нового комплекта может быть взыскана с него.
  5. Уход за СИЗ и спецодеждой (стирка, сушка, чистка, дезинфекция или дезактивация) производится за счёт работодателя в порядке, установленном локальными нормативными актами.
  6. Сотрудник, принятый на работу, должен быть под роспись проинструктирован о составе СИЗ и спецодежды.
  7. Если целостность одежды нарушена, она не выполняет своих функций, то до решения проблемы работник не должен быть допущен к выполнению своих обязанностей.
  8. Спецодежда не может быть вынесена за пределы предприятия. Исключение — выполнение отдельных работ или задач, которые происходят на выезде. Например, правило о невынесении не распространяется на аварийные службы или пожарных, для которых отсутствие защитной экипировки будет уже являться грубым нарушением правил.

Возврат спецодежды при увольнении

В том случае, если работник увольняется, возможны два варианта распоряжения судьбой используемой им спецодежды:

  • она возвращается на склад компании с отметкой о сроке использования (например: «Жилет защитный, срок носки 2 месяца»);
  • она списывается по акту и утилизируется в установленном порядке.

Наиболее распространён первый вариант. В этом случае увольняющийся сотрудник обязан передать работодателю все предметы, числящиеся за ним согласно записи в личной карточке выдачи.

Оформление возврата производится следующим образом.

  1. Увольняющийся сотрудник является к лицу, ответственному за выдачу и приём средств защиты, и передаёт предметы спецодежды.
  2. В ведомости ставится отметка о приёме средств защиты с указанием состояния на момент приёма и срока использования.
  3. Запись ведомости сотрудник заверяет своей подписью.

В том случае, если при увольнении работник не сдал выданные ему предметы экипировки, их стоимость может быть с него удержана.

Что относится к спецодежде

Состав спецодежды должен определяться с учётом норм, предусмотренных приказом Минфина РФ № 135н от 2002 года. Он предусматривает, что спецодежда включает в себя:

  • средства защиты для тела, выполненные в виде одежды (комбинезоны, халаты, костюмы, куртки, рукавицы и т. д.);
  • средства защиты для ног (спецобувь различных модификаций);
  • защитные приспособления (СИЗ) — респираторы, очки и т. д.

Конкретный состав спецодежды зависит от того, какие именно функции возложены на работника, от каких опасных факторов она должна его защищать.

Удержание стоимости спецодежды с работника

Если увольняющийся работник не сдаёт выданную ему ранее спецодежду, с него должна быть удержана её стоимость в порядке, предусмотренном ТК РФ.

Размер удержания будет составлять:

  • 20% от зарплаты, подлежащей выдаче (ст. 138 ТК РФ);
  • полной стоимости спецодежды, которую сотрудник не вернул (ст. 243 ТК РФ).

Кроме того, надо учитывать, что удерживать стоимость можно не изо всех сумм, подлежащих выплате увольняющемуся. В частности, остаётся в неприкосновенности компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие при сокращении штата, а также любые другие выплаты, идущие не из фонда заработной платы.

Наконец, надо помнить: удержания могут производиться лишь в момент увольнения. Если же работник пообещал вернуть спецодежду, с ним был произведён окончательный расчёт, но в дальнейшем он своё обещание не исполнил, то единственным выходом для работодателя будет обращение в суд с требованием о компенсации материального ущерба, вызванного присвоением спецодежды. Другого способа для работодателя получить деньги обратно законодательство не предусматривает.

Заявление на удержание стоимости спецодежды при увольнении

Увольняющийся работник может решить, что выданная ему ранее спецодежда пригодится ему самому. В этом случае он может оставить её себе, написав заявление об удержании стоимости.

Этот документ составляется в произвольной форме, однако в нём должны быть указаны следующие моменты:

  • название организации-работодателя или ФИО работодателя-ИП;
  • имя и должность увольняющегося работника;
  • перечень предметов спецодежды, которые сотрудник хочет оставить за собой;
  • желание возместить стоимость тех предметов, которые работник возвращать не намерен.

Скачать заявление на удержание стоимости спецодежды можно по ссылке.

Приказ об удержании за спецодежду при увольнении

В том случае, если работник вовремя не вернул специальную одежду, но при этом и не высказал желания добровольно возместить причинённый ущерб, работодатель вправе взыскать с него её стоимость с помощью приказа.

Приказ выносится и оформляется по правилам, действующим на предприятии и утверждённым с помощью локальных актов. В нём должно быть указано следующее:

  • название организации, в которой оформлялся документ;
  • имя и должность лица, издавшего приказ;
  • дата и место вынесения приказа;
  • имя и должность работника, обязанного возместить ущерб;
  • сумма ущерба согласно бухгалтерскому учёту на предприятии.

Дополнительно в приказе может быть указана и другая информация.

Когда работник не обязан возмещать ущерб

Увольняющийся сотрудник должен либо вернуть специальную одежду, либо возместить её стоимость. Однако из этого правила есть исключения. Работник не должен возмещать стоимость спецодежды в следующих случаях.

  1. Когда закончился срок её эксплуатации, установленный на предприятии, но нового комплекта работник не получил.
  2. Когда спецодежда пришла в негодность, но в этом нет вины самого работника. Поэтому, например, сталевар не обязан возмещать стоимость негодной экипировки, которая пострадала в результате случайного разлива стали.
  3. Когда защитный комплект пришёл в негодность в результате форс-мажорных обстоятельств. Если работник не имел возможности предупредить ущерб, он не может нести материальную ответственность за него перед работодателем.

Законодательная база

Решая вопрос, касающийся судьбы спецодежды при увольнении работника, работодатель должен учитывать следующие нормативные акты.

  1. ТК РФ даёт общие правила, касающиеся возмещения материального ущерба, который причинен работником работодателю.
  2. ГК РФ определяет понятие ущерба и общие принципы его возмещения через суд.
  3. ГПК РФ описывает порядок взыскания.
  4. Приказ Минздравсоцразвития РФ № 290н от 2009 года касается перечня спецодежды.
  5. ФЗ «О специальной оценке условий труда» определяет состав защитных средств.

Возврат спецодежды при увольнении работника: проводки, налоги

Трудовое законодательство обязует работодателя создавать на рабочих местах безопасные и достойные условия, в которых трудятся работники компании. К условиям деятельности работников относят вредные, загрязняющие воздействия, а также разной степени опасности механизмы и инструменты, которые требуют средств защиты для обслуживающих его сотрудников. В статье расскажем про возврат спецодежды при увольнении работника, рассмотрим особенности процедуры.

В каких случаях требуется спецодежда

Правила, которые утверждены министерством здравоохранения для отдельных отраслей обязывают покупать для персонала средства защиты в виде специальной одежды и обуви в основном на обрабатывающих или добывающих предприятиях. А именно:

  • Металлообработка, фрезеровка, слесарные работы;
  • Сталелитейные работы, чугунолитейная и цветная металлургия;
  • Машиностроение, работы с покрытием поверхностей лакокрасочными средствами;
  • Производство электроинструментов, агрегатов, сборка спецтехники;
  • Ремонт грузового и легкового автопарка;
  • Химические и лабораторные работы с едкими средствами.

Одежда предназначена для защиты от сильных загрязнений, также при работе в помещениях с высоким температурным режимом. Допускается выдача сезонной, теплой одежды и прочих средств для защиты рук или ног, органов слуха и зрения. Читайте также статью: → «Нормы выдачи спецодежды и спецобуви для работников разных профессий».

Как поступает спецодежда в компанию

Вся необходимая одежда и прочие средства для защиты (СИЗ) от вредных или опасных влияний производства приобретается компаниями за свой счет и передается персоналу для использования. К тому же специальную одежду выдают и работникам промежуточного звена: мастерам участка, заведующему цехом, старшему по сборке узлов и агрегатов, персоналу, который выполняет технические или подсобные функции.

Одежда для защиты, которая не поименована в правилах нормирования Минздравом, может указываться в учетной политике общества. Это обосновывается потребностью или спецификой экономической деятельности субъекта.

Отражается поступление таким образом:

Партия спецодежды/обуви отражается в учете приходным ордером М-4, который оформляет кладовщик при получении ТМЦ на ответственное хранение. Детально отображает все перемещения спецодежды по цехам, отделам, структурным подразделениям карточка М-17 по учету материалов. Правила закона 402-ФЗ не запрещают компаниям создавать бланки по учету и списанию товаров и материалов самостоятельно. Читайте также статью: → «Как списать спецодежду в бухучете?».

Как учитывается передача спецодежды работникам

По мере необходимости спецодежда передается персоналу на основании требовании-накладной, которая формирует проводки:

Если приобретаются средства защиты, комплекты спецодежды, обуви, инструментов, стоимость которых составляет более чем 40 000 рублей за штуку, тогда учет ведется на счете одновременно с основными средствами организации. Срок оптимального пользования такой одеждой составляет 12 месяцев и более, и себестоимость равномерно списывается в составе расходов компании ежемесячно. Каждому работнику требуется вносить все случаи выдачи спецодежды, а также прочие движения по ее перемещению.

Как применяются лимиты выдачи спецодежды

По правилам Минздрава, на выдачу спецодежды могут рассчитывать все сотрудники, которые по своей деятельности сопряжены с вредными, негативными условиями труда. Корректировка закона в последние годы связывает установленные нормы одежды и аттестацию рабочего места, присвоения ему соответствующего уровня сложности и опасности. Действующие нормы ТК РФ не связывают обеспечение персонала средствами защиты и спецодеждой и аттестацию мест труда. Следовательно, действия работодателя по обеспечению правомерны, а принятие расходов в дальнейшем к налогообложению допускается.

Если профессии и должности персонала компании поименованы в типовых правилах и нормах обеспечения спецодеждой, значит экономические отрасли обоснованно примут затраты к списанию. Все, что выдается сверх установленного лимита, требует законного обоснования или аттестацией мест и условий труда. Факторы, которые следует учитывать при работе со спецодеждой:

  • Нет указаний конкретных норм при выдаче спецодежды со световыми сигналами;
  • Профессии, которые носят второстепенный характер, не упоминаются в типовых правилах норм выдачи спецодежды;
  • Способ снабжения сезонной, теплой одеждой является общим для всех климатических поясов.

Поэтому стоит сверяться с правилами, которые нормируют передачу одежды специального назначения, учитывать экономические особенности сферы деятельности организации, предусмотреть внутренние нормы и порядок использования СИЗ персоналом. Читайте также статью: → «Бухгалтерский и налоговый учета спецодежды для ООО и ИП».

Как работнику вернуть спецодежду в компанию

Когда завершен срок ее службы по естественным причинам или под воздействием внешних факторов ее стоимость и наличие следует списать с баланса организации. Все единицы спецодежды, оборудования числятся за работниками, пока они ею пользуются. Если спецодежда возвращается в поврежденном состоянии или была утеряна, с работников взыскивается сумма стоимости.

Удержания за повреждения или утерю могут производиться наличными денежными средствами в кассе, или удерживаются при выплате заработка на банковскую карту.

Все движения отмечаются в учете записями:

Какие налоги платит компания при получении спецодежды

Поступление спецодежды основывается на первичных накладных, счетах-фактурах. НДС, который принимается вместе с товарами, подлежит принятию к учету, записывается в книге покупок обычным порядком. Сотрудника это не коснется, пока не произойдут действия по возврату спецодежды. Стоимость, по которой взыскивается ущерб, будет включать в себя НДС.

Затраты напрямую связанные с покупкой, ремонтом специальной одежды и оснащения компания списывает в расходы, в момент определения налогооблагаемой прибыли. СИЗ остаются собственностью организации, пока числятся на ее балансе в составе амортизируемого имущества, то объем амортизации берется в расходы. Это правило действует, если расходы на покупку специальной одежды превысили 40 000 рублей, а срок употребления длится 12 месяцев и больше.

Любой инвентарь, специальные инструменты или одежда передается персоналу на время выполнения трудовых операций. По правилам учета стоимость переданного имущества не является материальной выгодой для персонала, не считается какой-либо компенсацией, с которой нужно начислять взносы на обязательные виды страхования или отчисления на травматизм.

Какие налоги платит работник при возврате спецодежды

Собственность компании, которую работник получил в момент трудоустройства, ему не принадлежит, он обязан обеспечить ее сохранность, а в некоторых случаях возврат в организацию. Это происходит когда:

  • Имущество пришло в негодность естественным образом и полежит замене;
  • Смена должности, рабочего места (цеха, участка, подразделения);
  • В момент увольнения самого работника.

Если отсутствуют возражения со стороны персонала, то спецодежда или сумма ущерба, которая равноценна остатку стоимости, работник передает в компанию. Количество предметов списывается из личной карточки сотрудника. В отношении налога на доходы позиция аналогична взносам. НДФЛ по тарифу 13% облагается только денежный или материальный доход/выгода персонала. Если спецодежда вернулась в компанию, платить налог не требуется.

Ситуация изменится когда спецодежда осталась у работника, финансового возмещения компания не получила. В итоге у работника образуется доход материального характера, его стоимость станет автоматически объектом для налога на доходы. Сумма налога перечисляется в бюджет, а размер дохода от спецодежды будет учтен в справке по форме 2-НДФЛ при увольнении.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Если компания выдает спецодежду больше чем это лимитировано правилами Минздрава, может ли это повлиять на налогооблагаемую прибыль?

В такой ситуации решающий фактор в пользу компании, если профессии персонала поименованы в нормах, уровень опасности или вредности рабочих мест подтверждает государственная аттестация условий труда.

Вопрос №2. Организация решила не восстанавливать НДС от цены спецодежды, за которую работник не отчитался и был уволен. Правильно ли это?

По правилам в трудовом договоре закрепляются действия по выдаче и возврату спецодежды, а также случаи, когда она приходит в негодность. Когда сотрудник компенсирует деньгами стоимость одежды, происходит возмездная передача имущества. Безопаснее исчислить с полученной компенсации НДС, как при операции по реализации.

Вопрос №3. Организация применяет УСН с доходов, уменьшаемых на сумму расходов. Выдали спецодежду работникам, которые не вернули ее после увольнения. Платить ли компании НДС, можно ли снизить расходы?

В части операций, с которых начисляют НДС налоговый кодекс освобождает компании на упрощенке от его уплаты. Стоимость переданной одежды учитывается в доходах по дополнительной статье и начисляется налог УСН. Расходы на покупку, ремонт и модернизацию ТМЦ учитываются в расходах на упрощенной системе в общем порядке.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Работник при увольнении не вернул спецодежду: налоговый и бухгалтерский учет

В редакцию «Вестника» поступило письмо следующего содержания: «Предприятие приобрело спецодежду для работников стоимостью 1200 грн. за комплект (в том числе НДС — 200 грн.). Увольняясь, работник не вернул комплект спецодежды, срок использования которой не истек. Какие налоговые последствия возникают в связи с невозвратом спецодежды, выданной в рамках установленных отраслевых норм? Как в учете отражать начисление и удержание стоимости одежды из зарплаты работника?». Рассмотрим в статье ответы на заданные вопросы.

Спецодежда на предприятии

Общие положения

Согласно ст. 163 КЗоТ на работах с вредными и опасными условиями труда, а также работах, связанных с загрязнением или осуществляемых в неблагоприятных температурных условиях, работникам выдаются бесплатно по установленным нормам специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты. Похожую норму содержит ст. 8 Закона об охране труда.

Порядок обеспечения работников спецодеждой регламентируется Положением № 53. Им предусмотрено, что спецодежда выдается работникам бесплатно, является собственностью предприятия, учитывается как инвентарь и подлежит обязательному возврату при: увольнении с предприятия, переводе на том же предприятии на другую работу или другое рабочее место, изменении вида работ, внедрении новых технологий, введении новых или замене имеющихся орудий труда и в других случаях, когда использование выданной спецодежды не является необходимым, а также по истечении сроков ее использования вместо получаемой новой спецодежды.

В соответствии с п. 4.10 Положения № 53 выдача работникам и возврат ими спецодежды должны учитываться в Личной карточке учета специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, форма которой приведена в приложении 1 к этому Положению.

Налоговый и бухгалтерский учет

Согласно пп. 165.1.9 п. 165.1 ст. 165 Налогового кодекса в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога не включается, в частности, стоимость специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, которыми работодатель обеспечивает плательщика налога в соответствии с Законом об охране труда, специальной (форменной) одежды и обуви, предоставляемых работодателем во временное пользование плательщику налога, которые состоят с ним в трудовых отношениях. Порядок обеспечения, перечень и предельные сроки использования специальной (в том числе форменной) одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты устанавливаются Кабинетом Министров Украины и/или отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной (форменной) одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

Вместе с тем в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика налога включается доход, полученный им как дополнительное благо (кроме случаев, предусмотренных ст. 165 Налогового кодекса), а именно: в виде стоимости использования жилья, других объектов материального или нематериального имущества, принадлежащих работодателю, предоставленных плательщику налога в бесплатное пользование, кроме случаев, когда такое предоставление обусловлено выполнением плательщиком налога трудовой функции согласно трудовому договору (контракту) или предусмотрено нормами коллективного договора или в соответствии с законом в установленных ими рамках (пп. «а» пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 указанного Кодекса).

Следовательно, стоимость специальной (форменной) одежды и обуви, предоставляемых работодателем во временное пользование плательщику налога, состоящему с ним в трудовых отношениях с учетом требований пп. 165.1.9 п. 165.1 ст. 165 Налогового кодекса, не включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога.

Налог на прибыль

Согласно пп. 140.1.1 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса в налоговые расходы включаются расходы плательщика налога на обеспечение наемных работников специальной одеждой, обувью, специальной (форменной) одеждой, моющими и обезвреживающими средствами, средствами индивидуальной защиты, необходимыми для выполнения профессиональных обязанностей, а также продуктами специального питания по перечню, устанавливаемому Кабинетом Министров Украины, и/или отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты. Следовательно,в нашей ситуации стоимость спецодежды в пределах установленных норм включается в состав налоговых расходов.

Поскольку в налоговом и бухгалтерском учете спецодежды много общего, то рассмотрим вместе особенности их учета. Спецодежда на предприятии в зависимости от стоимости и срока службы может учитываться:

в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП). Условие — ожидаемый срок эксплуатации (использования) спецодежды — меньше года. До момента выдачи в эксплуатацию учитываются на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы». После выдачи в эксплуатацию ее стоимость списывается на расходы в зависимости от функциональных обязанностей работников. Вместе с тем до момента списания такой спецодежды следует организовать ее оперативный учет в количественном выражении. В налоговом учете списание спецодежды происходит согласно пп. «є» пп. 138.8.5 п. 138.8 ст. 138 Налогового кодекса;

в составе основных средств. Что касается бухгалтерского учета, критерий следующий: ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) спецодежды должен быть больше одного года (или операционного цикла, если он длиннее года) (п. 4 ПБУ 7). Вместе с тем предприятие самостоятельно устанавливает стоимостную границу отнесения спецодежды к малоценным необоротным материальным активам (МНМА). Такая спецодежда при приобретении учитывается на субсчете 152 «Приобретение (изготовление) основных средств», при выдаче в эксплуатацию — на субсчете 109 «Другие основные средства». В налоговом учете по налогу на прибыль пп. 14.1.138 п. 14.1. ст. 14 Налогового кодекса установлены дополнительные условия — использование спецодежды в хозяйственной деятельности и ее стоимость должна превышать 2500 грн. В состав налоговых расходов стоимость спецодежды попадает путем систематического распределения ее стоимости в размере начисленной амортизации по одному из методов, определенных пп. 145.1.5 п. 145.1 ст. 145 Налогового кодекса.

в составе МНМА. Критерии в бухгалтерском учете: ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) спецодежды — больше одного года (или операционного цикла, если он длиннее года), однако ее стоимость должна быть в пределах установленных стоимостных признаков для МНМА (в большинстве случаев — до 2500 грн.). В налоговом учете в отличие от бухгалтерского стоимостная граница отнесения спецодежды к составу МНМА установлена на законодательном уровне — до 2500 грн.

Приобретенная спецодежда учитывается на субсчете 153 «Приобретение (изготовление) других необоротных материальных активов». При передаче в эксплуатацию — на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы».

Особенности начисления амортизации в бухгалтерском учете определяет п. 27 ПБУ 7, в налоговом — пп. 145.1.6 п. 145.1 ст. 145 Налогового кодекса.

В нашем случае спецодежда, скорее всего, учитывается в составе МБП или МНМА в зависимости от срока ее использования. Если меньше года — МБП, больше года — МНМА. Учитывая это, далее рассмотрим случаи, когда спецодежда учитывается как МБП или МНМА.

Невозврат спецодежды при увольнении

Как отмечалось выше, спецодежда является собственностью предприятия, а работник ею только пользуется. Вместе с тем при увольнении работник обязан вернуть ее предприятию.

Согласно части первой ст. 133 КЗоТ работники несут ограниченную материальную ответственность (в размере причиненного по их вине вреда, но не больше своего среднего месячного заработка) за повреждение или уничтожение по небрежности выданной в пользование спецодежды.

Кроме того, частью пятой ст. 134 этого Кодекса предусмотрено, что работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, когда ущерб причинен нехваткой, умышленным уничтожением или умышленным повреждением спецодежды.

Следовательно, если работник при увольнении не возвращает предприятию спецодежду, следует прежде всего выяснить причину невозврата. Такую причину может устанавливать специально назначенная руководителем предприятия комиссия. Вместе с тем работник может предоставить свое объяснение такого невозврата.

Однако в любом случае необходимо установить размер нанесенного работником ущерба вследствие невозврата спецодежды.

Размер причиненного ущерба определяется путем проведения независимой оценки в соответствии с национальными стандартами оценки (п. 2 Порядка № 116).

Независимая оценка проводится профессиональным оценщиком (физическим лицом), имеющим соответствующий сертификат, или юридическим лицом, в составе которого работает хотя бы один оценщик и которые получили сертификат субъекта оценочной деятельности. Для того чтобы провести оценку вреда, между предприятием и оценщиком заключается договор, по которому проводится оценка и составляется Отчет об оценке имущества и который должен содержать оцененную сумму ущерба.

Следовательно, размер причиненного ущербаэто сумма, определенная оценщиком в Отчете об оценке имущества.

Проведение оценки — платное, оно осуществляется за счет денежных средств предприятия без дальнейшего их возмещения работником.

После определения причиненного работником ущерба предприятие может:

  • взыскать стоимость ущерба с работника;
  • простить задолженность работника в размере стоимости причиненного ущерба.

Рассмотрим каждый из возможных вариантов.

Взыскание стоимости ущерба с работника

Порядок взыскания ущерба определяет ст. 136 КЗоТ, в соответствии с которой покрытие ущерба работниками в размере, не превышающем средний месячный заработок, осуществляется по распоряжению собственника или уполномоченного им органа путем отчисления с заработной платы работника. Распоряжение разрабатывается не позднее двух недель со дня выявления причиненного работником ущерба и выполняется не раньше семи дней со дня уведомления об этом работника. Если работник не согласен с отчислением или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством. То есть спор рассматривается комиссией по трудовым спорам или судом (статьи 221 — 241 1 этого Кодекса). Срок обращения работника в комиссию по трудовым спорам или непосредственно в суд — три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права (статьи 225 и 233 указанного Кодекса).

Если размер вреда превышает средний месячный заработок работника, покрытие такого вреда осуществляется путем подачи собственником или уполномоченным им органом иска в суд. Срок подачи предприятием иска в суд — один год со дня выявления причиненного работником ущерба.

Отметим, что покрыть нанесенный предприятием ущерб — это обязанность работника. Вместе с тем взыскание ущерба — право, а не обязанность предприятия. То есть предприятие может простить работнику задолженность по возмещению ущерба. Документально оформить операцию можно, например, распоряжением руководителя предприятия. С таким распоряжением работника следует ознакомить под роспись.

В момент принятия решения о взыскании ущерба в бухгалтерском учете делают бухгалтерскую запись Дт 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» Кт 716 «Возмещение ранее списанных активов». Одновременно списывают задолженность на сумму возмещения ущерба с забалансового субсчета 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей». Взыскание причиненного ущерба может проводиться:

  • путем отчисления из зарплаты работника: Дт 661 «Расчеты по заработной плате» Кт 375;
  • путем внесения работником в кассу предприятия денежных средств в размере причиненного вреда: Дт 301«Наличные в национальной валюте»Кт 375.

Что касается налогового учета по налогу на прибыль, то доходы, полученные в сумме причиненного ущерба, относятся к доходу плательщика налога, но при условии, что они были отнесены плательщиком к составу расходов (пп. 136.1.5 п. 136.1 ст. 136 Налогового кодекса). То есть если при списании спецодежда имела недоамортизированную остаточную стоимость (не отнесенную к составу расходов), на эту сумму следует уменьшить размер взысканного ущерба и результат исчисления включить в доходы плательщика налога.

Например, если остаточная стоимость спецодежды на момент списания составляла 500 грн., а сумма нанесенного ущерба, взыскиваемого с работника, — 800 грн., то в доход следует включить 300 грн. (800 грн. — 500 грн.).

Налоговые последствия невозврата спецодежды

МБП. Спецодежда в виде МБП списывается на расходы при передаче ее в эксплуатацию. При невозврате такой спецодежды ранее отраженные расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете относительно налога на прибыль не корректируются.

Что касается НДС, то при невозврате предприятию его работником спецодежды следует учесть следующее. Согласно п. 198.3 ст. 198 Налогового кодекса налоговый кредит состоит из сумм НДС, начисленных плательщиком налога по ставке, установленной п. 193.1 ст. 193 этого Кодекса в связи с приобретением товаров/услуг в целях их дальнейшего использования в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности такого плательщика.

В случае если такие товары прекращают использовать в хозяйственной деятельности, плательщик обязан начислить налоговые обязательства исходя из базы налогообложения, определенной в соответствии с п. 189.1 ст. 189 Налогового кодекса.

Также нужно списать спецодежду в виде МБП в аналитическом учете. Об этом делается соответствующая отметка в Личной карточке учета спецодежды и/или в других документах по учету спецодежды.

МНМА. В бухгалтерском учете списание спецодежды в виде МНМА отражается следующими бухгалтерскими записями:

  • Дт 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 112 — на остаточную стоимость;
  • Дт 132 «Износ других необоротных материальных активов» Кт 112 — на сумму начисленной амортизации;
  • Дт 947 Кт 641 «Расчеты по налогам» — на сумму налогового обязательства по НДС, начисленного на остаточную стоимость спецодежды согласно пп. «г» п. 198.5 ст. 198 Налогового кодекса. Однако если амортизация начислялась по методу «100% в первом месяце использования» (износ начислен в полной сумме при передаче спецодежды в эксплуатацию), остаточной стоимости не будет. В таком случае делают только другую запись: Дт 132 Кт 112 на всю стоимость спецодежды.

Отметим, что на остаточную стоимость спецодежды начисляется налоговое обязательство по НДС при условии, что предприятие является плательщиком НДС и если приприобретении спецодежды суммы НДС относились к налоговому кредиту (пп. «г» п. 198.5 ст. 198 Налогового кодекса).

Поскольку списанная спецодежда уже не используется в хозяйственной деятельности предприятия, оснований продолжать начислять на нее амортизацию в налоговом учете по налогу на прибыль нет. Вместе с тем нет оснований корректировать расходы на сумму ранее начисленной амортизации.

В момент списания спецодежды на забалансовом субсчете 072 отражается задолженность на сумму возмещения ущерба.

Прощение задолженности работника в размере стоимости невозвращенной спецодежды

В момент принятия решения о прощении ущерба в бухгалтерском учете ранее отраженную задолженность списывают с субсчета 072.

Что касается НДФЛ, то в случае если работник, прекращающий трудовые отношения с работодателем, не возвращает ему специальную (в том числе форменную) одежду, специальную обувь, предельный срок использования которых не наступил, то стоимость такого имущества включается в состав месячного налогооблагаемого дохода такого работника как дополнительное благо и подлежит налогообложению на общих основаниях и отражается в налоговом расчете по форме № 1ДФ по признаку дохода «126».

При этом если дополнительные блага предоставляются в неденежной форме, сумма налога исчисляется по правилам, определенным п. 164.5 ст. 164 этого Кодекса (с применением повышенного коэффициента).

Например, если стоимость невозвращенной спецодежды — 800 грн., то база налогообложения с применением повышенного коэффициента составляет 941,18 грн. (800 × 100 : (100 — 15)). Сумма удержанного НДФЛ — 141,18 грн. (941,18 × 15% или 941,18 грн. — 800 грн.).

Что касается ЕСВ, то стоимость спецодежды, которая остается в личном постоянном пользовании работника на момент проведения с ним окончательного расчета, включается в фонд заработной платы согласно Инструкции № 5. Поэтому удержание и начисление ЕСВ происходит в общем порядке. Отметим, что в целях определения базы обложения НДФЛ она не уменьшается на сумму удержанного ЕСВ, как это предусмотрено для доходов в форме заработной платы в соответствии с п. 164.6 ст. 164 Налогового кодекса. Ведь, как уже отмечалось, с позиции Налогового кодекса такая выплата относится к дополнительному благу, а не к заработной плате.