Заверить копию приказа об увольнении

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • нотариус;
  • сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи и статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1 :

  • главой местной администрации;
  • специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. ) п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Выдача копий документов, связанных с работой

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работник имеет право требовать, а работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другие документы.

Чтобы выдать работнику необходимые ему копии документов “Блог кадровика” рекомендует соблюдать следующую пошаговую процедуру:

Шаг 1. Истребовать от работника письменное заявление. Образец такого заявления:

Генеральному директору
ООО «Блог Кадровика»
Петрову П.П.
указать свою должность
Иванова Ивана Ивановича

Прошу выдать мне копии следующих документов ____(указать какие документы нужны).

Обязуюсь получить копии документов _____(указать дату получения документов; при этом дата должна быть указана не позднее трех рабочих дней от даты подачи заявления).

число, месяц прописью, год

В заявлении должно быть конкретно указано, какие документы требуются работнику, т.е. недопустимо указывать: “прошу выдать копии всех документов, связанных с работой“.

Шаг 2. Представить заявление руководителю организации для проставления резолюции: “Выдать документы”.

Шаг 3. Сделать копии необходимых работнику документов и заверить их надлежащим образом:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

См. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Шаг 4. Выдать работнику оформленные копии документов не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления.

При получении документов работник должен дать расписку в том, что он получил документы.

Расписку можно оформить в в виде:

  • отдельного документа;
  • дополнительной надписи на заявлении;
  • подписью работника в журнале учета выдачи работникам копий документов, связанных с работой.

Из расписки, данной работником, должно следовать, что срок выдачи документов соблюден.

Если работник не явился за документами в срок, то необходимо составить акт о неявке работника за копиями документов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Заверить копию приказа об увольнении

Каждый из нас знаком с понятием «работа по совместительству».

В текущей статье мы рассмотрим варианты совместительства и порядок его оформления надлежащим образом в согласовании с нормативными документами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-35-79 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Статья № 60.1 ТК РФ говорит о том, что совместительство определяется, как возможность каждого работника заключать добавочные договоры для оформления трудовых взаимоотношений в незанятые от основной работы часы. Их регулирует Глава № 44 ТК РФ.

Наличествует два вида совмещения: внутреннее и внешнее. Давайте рассмотрим подробнее. В чем же различие?

Главное отличие внешнего совместительства – оформление трудовых отношений со сторонним работодателем, отличным от главного. Сотрудник выполняет свои должностные обязанности в незанятое постоянной работой время. Количество часов подработки не должно превышать 50 % от основного рабочего дня (как правило – 4 часа).

Внутреннее совместительство включает в себя организацию договорных отношений с основным работодателем. Оформление контракта производится по тем же самым правилам, что и при внешнем. Для совмещения необходимо заключить дополнительный трудовой договор.

Некоторые категории граждан не имеют права быть совместителями:

  • несовершеннолетние;
  • при работе с опасными условиями труда, те, у кого имеются такие ограничения на основном месте;
  • государственные и муниципальные служащие.

    Ниже вы сможете ознакомится с пошаговой процедурой приема на работу совместителя.

    Оформление внешнего совместителя

    Какие документы предъявляются при приеме на работу по совместительству? Оформление внешнего совместителя регламентируется ст.№283 ТК РФ определяет следующие документы при приеме на работу по совместительству:

  • паспорт;
  • оригинал или правомерно заверенная копия диплома об образовании или повышении квалификации;
  • при трудоустройстве на вредное производство – справку об отсутствии опасных условий на основной работе.

    Поскольку отсутствует унифицированная форма заявления о приеме, пишется оно в произвольной форме на имя руководства организации и заверяется личной подписью трудоустраиваемого с обозначением даты написания заявления.

    Образец заявления о приеме на работу по совместительству:

    Договор обязан содержать:

  • обозначение, что работа является совместительством;
  • ФИО трудоустраиваемого и наименование организации, принимающей сотрудника (ФИО работодателя как юридического лица);
  • паспортные данные обеих сторон;
  • дата и место заключения данного договора, скрепляющегося личными подписями.

    Прием оформляется распорядительным документом (приказ, распоряжение) на основании договора. Его форма стандартная и определяется Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

    В приказ на прием на работу по совместительству надлежит включить следующие сведения:

  • дата начала и окончания договорных отношений;
  • ФИО трудоустраиваемого;
  • структурное подразделение и должность;
  • оклад (надбавки);
  • испытательный срок (при наличии);
  • основание (№ и дата трудового договора).

    Подписывает документ глава организации, дата и номер присваиваются уже после подписи. По правилам с данным приказом положено ознакомить работника.

    Далее необходимо внести запись в трудовую книжку. Но т.к. она хранится в кадровом органе по основному месту работы, совместителю выдается копия приказа, заверенная надлежащим образом.

    Образец приказа о приеме на работу по совместительству:

    Оформление внутреннего

    Оно практически ничем не отличается от внешнего. Гражданин также пишет заявление о принятии на должность в свободной форме.

    Разница лишь в том, что в этом случае ему нет необходимости предоставлять какие-либо документы, кроме тех случаев, когда новая должность требует дополнительной квалификации.

    Трудовой договор составляется на тех же условиях. Далее следует сделать соответствующую запись в трудовой книжке.

    Перевод на постоянную работу

    Письмо Роструда от 22.10.2007 N 4299-6-1 говорит о том, что оформление внешнего совместителя на постоянную работу можно осуществить разными путями:

    1. Увольнение. Для этого необходимо завершить трудовые отношения с совместителем с помощью завершения трудового контракта и последующим принятием его на постоянную работу.
    2. Дополнительное соглашение, оформляемое в дополнение к трудовому договору и содержащее информацию о том, что данный работник становится постоянным, с сохранением остальных условий трудового договора.

    В контексте данной ситуации, оформлять перевод на другую должность неправомерно, т.к. ни должность, ни функционал работника не меняются.

    Испытательный срок

    Устанавливается ли испытательный срок совместителю? Испытательный срок при приеме на работу по совместительству назначается административным органом на основании ст. 70 ТК РФ, для оценки нового работника и его профессиональных качеств. Но это применимо только для внешнего совмещения, т.к. при внутреннем совместительстве работник уже не является новичком.

    При заключении договора менее, чем на два месяца испытательный срок недопустим.

    Итак, в оформлении совместительства (как внешнего, так и внутреннего) нет особых сложностей. Главное – соблюдать все правила кадрового делопроизводства и соблюдать требования нормативных документов.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Как составляется приказ о приёме на работу по совместительству?

    Если у гражданина появляется возможность и необходимость выполнять другую работу в свободное время от основной, он может устроиться на работу по совместительству. Это может быть другая должность в той же организации, где он выполняет основную работу, тогда совместительство будет называться внутренним. Если же вторая работа будет у другого работодателя, совместительство будет внешним.

    В обоих случаях совместитель будет являться полноправным сотрудником организации и иметь те же гарантии, что и основные сотрудники. Поэтому оформление должно проходить в соответствии с правилами трудового законодательства с предоставлением всех необходимых документов, ознакомлением сотрудника со всеми локальными правовыми документами и должностной инструкцией, заключением трудового договора и оформлением приказа о приёме не работу.

    Такой приказ оформляется на последнем этапе процедуры приёма совместителя, на его основании на сотрудника заводится личная карточка и присваивается табельный номер, в соответствии с которым будет отмечаться его отработанное время в табеле учёта.

    Структура документа

    На основании трудового договора, который был заключён с совместителем, работодатель издаёт приказ о его приёме на работу.

    Он может быть составлен по утверждённой форме — так же, как и для основных работников, только с указанием, что эта работа является совместительством.

    Предприятие также может разработать свою форму приказа и пользоваться ею.

    Содержание приказа соответствует условиям трудового договора, который был заключён:

  • Вверху указывается полное название организации.
  • Далее идёт название документа и его номер.
  • ФИО сотрудника.
  • Указываются должность, на которую он принимается, а также структурное подразделение.
  • Срок испытания, если он есть. В зависимости от срока действия договора срок испытания может устанавливаться до трёх месяцев (если ТД бессрочный), или до двух недель (если ТД заключён сроком от двух до шести месяцев).
  • Далее перечисляются условия приёма и оплаты и характер работы — совместительство.

    Если стороны заключили срочный договор в графе «Дата» после строки «по» указывается дата окончания срока действия договора. Если договор бессрочный, в этой графе заполняется только дата приёма.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам: Москва +7(499)653-60-87 , Санкт-Петербург +7(812)313-26-64 .

    Также сотрудники кадрового отдела могут воспользоваться унифицированной формой Т-1.

    Весь список документов, необходимый для оформления пенсии, находится здесь.

    О повышении пенсионного возраста и связанных с этим изменениях в выплатах читайте в этой статье. У нас — самая подробная информация!

    Нюансы оформления

    • После заключения сторонами трудового договора сотрудником отдела кадров, юристом или другим ответственным лицом должен быть подготовлен приказ.
    • После подписания руководителем организации его регистрируют в журнале регистрации распоряжений и приказов.
    • В течение трёх дней после фактического начала работы совместителя, его должны ознакомить с приказом под его подпись.
    • Приказ обычно издаётся в единственном экземпляре, если сотруднику нужна заверенная копия для предъявления основному работодателю, ему обязаны её предоставить.
    • На основании данного приказа работник службы персонала вносит запись в трудовую книжку (если это внутренний совместитель, если внешний, то запись вносится по его желанию на основном месте работы) и заполняет личную карточку нового сотрудника.
    • В бухгалтерии должны открыть лицевой счёт для перечисления зарплаты.
    • Хранится приказ 75 лет.

    Заверенная копия приказа на прием

    заявление работника о выдаче копий приказа

    ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Давайте жить дружно! (с).

    Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

    Документы для работника: готовим и выдаем

    «Отдел кадров коммерческой организации» N 11

    ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ РАБОТНИКА: ГОТОВИМ И ВЫДАЕМ

    Нередки ситуации, когда работник обращается к работодателю с просьбой о выдаче тех или иных документов, связанных с работой, — копий приказов, локальных нормативных актов, справок, выписок и пр. Причем такое обращение возможно как во время работы, так и после увольнения. Сегодня расскажем, в какой форме работник должен запросить документы, какие документы работодатель обязан выдать работнику, установлены ли сроки для такой выдачи, как оформить справки, выписки и иные необходимые работнику документы.

    Какие документы может запросить сотрудник?

    На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать документы, связанные с работой:

    — копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

    — выписки из трудовой книжки;

    — справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

    Не стоит думать, что иные документы работник потребовать не вправе. Верховный суд Республики Саха (Якутия) в Апелляционном определении от 12.08. по делу N 33-2996/13 указал, что перечень документов (копий документов), перечисленных в ст. 62 Трудового кодекса РФ, не является исчерпывающим. Помимо названных работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы. А это значит, что работник может попросить выдать ему положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации, и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

    Отметим, что есть и иное мнение судов относительно выдачи запрашиваемых работниками локальных нормативных актов. Например, Московский городской суд в Определении от 08.02. по делу N 33-3328 указал, что на работодателе исходя из смысла ст. 62 ТК РФ лежит обязанность безвозмездно предоставить работнику документы, содержащие персональную информацию о нем, но не локальные нормативные акты, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только ознакомить сотрудников с ними под роспись (ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Мы не разделяем данную точку зрения и считаем, что работодатель обязан выдать любой документ, включая локальные нормативные акты, который связан с работой конкретного сотрудника, содержит перечень прав и обязанностей, гарантий и льгот, установленных для него. Например, если он требует копию штатного расписания, не нужно копировать весь документ: достаточно сделать выписку относительно конкретного работника.

    Помимо ст. 62 обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, а на основании ст. 84.1 — копию приказа (распоряжения) об увольнении.

    Обратите внимание! Чтобы получить копию приказа о приеме на работу или увольнении, работнику достаточно устно этого потребовать, поскольку обязательность письменной формы обращения за такой копией ст. ст. 68, 84.1 ТК РФ не установлена.

    Кроме этого, работодатель обязан предоставить работнику копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». На это указывает ст. 89 ТК РФ, предоставляя такое право работникам в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя.

    Статья 80 ТК РФ устанавливает, что в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению последнего.

    А вот экземпляр трудового договора согласно ст. 67 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику без всяких его требований. Без заявлений и требований работодатель обязан выдавать и расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

    Но не только Трудовой кодекс устанавливает требования о выдаче работодателем документов работнику — такое требование содержится и в иных федеральных законах. Назовем некоторые из них.

    1. Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» требует выдавать справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3).

    2. Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» — справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. ст. 4.1, 4.3).

    3. Федеральный закон от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» — одновременно с предоставлением расчетного листка работодатель дает застрахованным лицам информацию об исчисленных, удержанных и перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (п. 8 ст. 9).

    К сведению. Для получения единовременного пособия при рождении ребенка сотрудница должна представить документы, названные в п. 28 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н), одним из которых является справка с места работы мужа о том, что пособие ему не назначалось.

    4. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» — копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже выдается работникам:

    — подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, — в течение 10 календарных дней со дня подачи заявлений;

    — в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы (в данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений).

    Сроки выдачи документов

    Большинство документов, требуемых работниками, должны быть выданы в течение трех рабочих дней со дня обращения за ними или подачи заявления. В частности, в этот срок должны быть выданы:

    — копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу;

    — копия трудовой книжки;

    — справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);

    — справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца;

    — копии любой записи, содержащей персональные данные работника.

    Для некоторых документов установлены иные сроки, зависящие от обстоятельств и времени обращения. Для наглядности представим их в таблице.

    Как заверить копию трудовой книжки

    Отправить другу Как правильно заверить трудовую книжку, образец печатного варианта, также должен присутствовать в кадровой службе.

    Размер шрифта: // Увеличить // Уменьшить

    По материалам: Конгресс Консалтинг Место: РФ

    Работнику по его просьбе выдается копия трудовой книжки для предъявления.органов государственного управления и Национального банка Республики Беларусь, в которой можно Детские солдатики купить. Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, обязаны быть заверены соответствующим образом и предоставляться труженику в течение 3 трудовых дней со дня подачи письменного заявления. Тэги: Копии правильно трудовых образец книжек как заверять. Не печатайте скан. Ниже — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита. Если работник трудится на двух должностях в разных организациях, ему необходимо взять с дополнительного места работы копию приказа о приеме на работу, подписанного директором предприятия, трудовой договор или справку на фирменном.

    При этом текст и печать должны наполовину располагаться на отпечатке снятой копии трудовой книжки, на свободной части листа, а второй половиной. Затем ставится печать организации, указывается дата, ФИО, должность и подпись уполномоченного лица. Проверьте, чтобы копия трудовой книжки содержала все необходимые реквизиты. Копию заверили, на последней странице, после записи о принятии на работу написалии.

    В жизни существует немало ситуаций, когда необходима заверенная трудовая.

    Заверяющий ставит свою подпись (должна иметь рядом расшифровку) также на всех страницах-дубликатах.

    В любых комменатриях вижу выражение копия верна. Работодатель — физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель) собственноручно своей подписью и печатью (при наличии) удостоверяет верность указанных копий.

    Заверена должна быть каждая страница.

    Скачать фотографию заверенной трудовой книжки можно по следующей ссылке.

    Apr 01, 17:48 Статью подготовил: Лукьян Антонович Пичугин

    Как в ворде пронумеровать страницы без титульного листа

  • Mar 31, 09:29Более 250 человек эвакуированы из зоны паводков в Казахстане
  • Mar 28, 15:03Самые востребованные в России профессии
  • Mar 25, 14:43В США разработали огнемет для развлечений и уборки
  • Mar 25, 11:10

    Важно! Чтобы Ваш отзыв либо комментарий прошел модерацию и был опубликован, ознакомьтесь, пожалуйста, с нашими правилами!

    Как заверить копию документа «надлежащим» образом

    Дата публикации: 20.02.

    Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам во внебюджетные фонды, для выдачи работникам, участникам, для участия организации в конкурсе (аукционе) и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

    Разбираемся с терминологией

    Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

    Заверяем копии

    Обращаемся к нотариусу

    Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии.

    При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

    Заверяем самостоятельно

    Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан».

    Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер.

    Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

    Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

    Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты.

    Архив по рубрикам

    Трудовая книжка. Образцы записей в трудовой книжке

    Трудовая книжка — это основной документ установленного образца, который содержит сведения о трудовой деятельности человека. Для того чтобы данный документ отражал истинную картину трудовой жизни своего обладателя, необходимо чтобы трудовая деятельность осуществлялась на основании гражданско-правового договора.

    Работа, которая осуществлялась без заключения договора, не включается в трудовой стаж.

    Оформление трудовой книжки осуществляется при первом поступлении работника на официальную работу организацией, которая наняла его.

    Каждый работодатель должен вести трудовую книжку всех работников, который трудится в организации больше пяти дней, если, конечно, эта трудовая деятельность для работника является основной.

    Основная работа — это работа в организации, где работник держит трудовую книжку. В нее должны быть внесены данные, взятые из предоставленных им документов, по основному месту трудовой деятельности. Данным документом является справка, которую должны выдать в организации, где работник трудится по совместительству.

    Работодатель не вправе отказать о внесении изменений в трудовую, которые касаются трудовой деятельности, выполняемых на не основной работе.

    Правила регламентирующие ведение трудовых книжек не касаются работодателей — физических лиц, поскольку они не имеют право выдавать трудовые книжки своим работникам, которые в первый раз приступили к трудовой деятельности, также физические лица, нанимающие людей, не могут вносить какие-либо изменения в трудовую.

    Работа у подобных работодателей подтверждается трудовым договором, который был заключен, а также сведениям об уплате работодателем за работника обязательных взносов в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд.

    Трудовая книжка помимо того, что содержит записи о месте работе, также имеет записи о выполняемой работе, то есть на какой должности работал человек, о переводе с одной работы на другую, переводе на работу в другой регион или город, о переводе с временной на постоянную работу, сведения о наградах, полученных работником за его успехи, и сведения об увольнении работника вместе с указанием причины.

    В трудовую книжку не вносятся сведения о различных взысканиях, таких как выговоры замечания, различные дисциплинарные взыскания (например, лишение премии) которые были наложены на работника в течение того времени, когда работник выполнял свои непосредственные трудовые обязанности. Однако если проступок повлек за собой увольнение, то его вносят в трудовую.

    После прекращения действия трудового договора организацией в обязательном порядке производится выдача трудовой книжки в последний рабочий день. В том случае, если работник по каким-либо причинам не может сделать это, то работодатель должен тем или иным образом уведомить работника о необходимости прийти и забрать трудовую.

    Получить трудовую книжку по почте можно, однако только при наличии письменного согласия работника.

    Выдача трудовой книжки после увольнения должна быть подтверждена подписью работника в специальной книге движения и учета трудовых книжек.

    Образцы записей в трудовой книжке

    1) Запись в трудовой книжке о военной службе, об обучении

    Оформление в трудовой книжке записи о военной службе

    В графе 1 раздела Сведения о работе проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи (число, месяц, год — цифрами), в графе 3 — период и место службы, например: С 20.10.2004 по 10.10.2006 находился в рядах Российской Армии, в графе 4 — наименование документа (основания внесения записи) — военный билет, его серия и номер.

    Оформление в трудовой книжке записи об обучении

    Записи о времени обучения в ВУЗе, начиная с 01.12.2003 года, уже не вносятся в трудовую книжку.

    Вносятся сведения об обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации.

    В графе 1 раздела Сведения о работе проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи (число, месяц, год — цифрами), в графе 3 — период и место обучения, например: В период с 03.11. по 24.11. обучался на курсах повышения квалификации в Московском институте открытого образования, в графе 4 — наименование приказа руководителя либо другого документа (основания внесения записи), его дата и номер.

    2) Запись в трудовой о приеме на работу

    При приеме на работу в графе 3 раздела Сведения о работе указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации либо полное наименование индивидуального предпринимателя — его фамилия, имя отчество. Следует отметить, что данная запись не нумеруется.

    Затем ниже следует непосредственно запись о приеме: в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема (число, месяц, год — цифрами), в графе 3 — запись Принят/а в отдел на должность , в графе 4 — наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

    3) Запись в трудовой о переводе

    При переводе на другую должность внутри одной и той же организации в графе 1 раздела Сведения о работе проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата перевода (число, месяц, год — цифрами), в графе 3 — запись Переведен/а в отдел на должность или Назначен/а на должность , в графе 4 — наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

    Временные переводы в трудовую не записываются.

    4) Запись об увольнении, увольнении переводом в трудовой книжке

    При расторжении трудового договора в графе 1 раздела Сведения о работе проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата увольнения (число, месяц, год — цифрами), в графе 3 — запись о причине увольнения со ссылками на соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации (ст. 77, 81 ТК РФ) или другого федерального закона, в графе 4 — наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер. Датой увольнения считается последний день работы сотрудника.

    Записи заверяются подписями работодателя или ответственного лица, печатью организации и подписью владельца трудовой книжки.

    Примеры записей в трудовой книжке при увольнении:

    — Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;

    — Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;

    — Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;

    — Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;

    — Уволен за прогул, подпункт а пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации;

    — Уволен в связи с ликвидацией предприятия, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации;

    — Уволен в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть 1 статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации;

    — Уволен в порядке перевода по просьбе работника (либо с согласия работника) в , пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

    5) Записи о награждениях в трудовой книжке

    При награждениях за трудовые заслуги в графе 3 раздела Сведения о награждении (поощрении) указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации либо полное наименование индивидуального предпринимателя — его фамилия, имя отчество. Следует отметить, что данная запись не нумеруется.

    Затем ниже следует непосредственно запись о награждении: в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата награждения (число, месяц, год — цифрами), в графе 3 — запись, чем награжден и за что, в графе 4 — наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

    Копия трудовой книжки. Как правильно заверить копию трудовой книжки

    Заверять копию трудовой книжки следует в отделе кадров организации-работодателя. Если же вы работаете в небольшой фирме, где отдела кадров нет, заверять копию трудовой должен человек, который осуществляет ведение персонифицированного учета сотрудников. В небольших фирмах этим может заниматься главный бухгалтер. Также копию трудовой книжки может заверить непосредственно директор организации.

    Снимаем копии всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с первой страницы с личными данными и заканчивая страницей с указанием текущего места работы. Копии каждого разворота трудовой делаем на отдельном листе А4.

    На всех копиях страниц трудовой книжки кроме последней ответственное лицо организации ставит печать предприятия и делает надпись: Копия верна. Ниже ставит дату заверки копии, пишет свою должность и ставит роспись. При этом текст и печать должны наполовину располагаться на отпечатке снятой копии трудовой книжки, а второй половиной — на свободной части листа.

    На копии последней страницы трудовой книжки ответственное лицо организации ставит те же самые отметки, что и на предыдущих страницах: надпись Копия верна, дату заверки, свою должность и подпись, плюс дополнительно прописывает фразу: Работает по настоящее время.

    Заверенная таким образом копия трудовой книжки исключает любые неточности и двусмысленности и принимается любым банком как документ, подтверждающий наличие постоянного места работы.

    Учет трудовых книжек

    С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

    а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

    б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

    Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек.

    В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О. должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

    Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведут специалисты отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.

    В книгах все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такие требования установлено пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

    Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

    В соответствии с пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:

    — при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;

    — в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

    Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

    Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек, рассмотрим их.

    Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

    Специально для Информационного Агентства «Финансовый Юрист»

    Порядок и образец заполнения бланка приказа о приеме работника на работу

    Приказ о приеме на работу представляет собой документ, который означает трудоустройство человека в штат предприятия. Его значение закреплено в ТК РФ. В статье 68 первой части кодекса говорится о том, что приказ является обязательным документом при оформлении нового сотрудника в фирму.

    Согласно трудовому договору, составленному на основании приказа, отдел кадров заводит учетную карту нового работника. Также кадровик делает запись в трудовой книжке в раздел «Сведения о работе» с указанием номера приказа, даты и занимаемой должности. Внесение записи в трудовую делается в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, пункт 3.1. Бухгалтерия в то же время открывает лицевой счет для перечисления заработной платы и присваивает новому сотруднику табельный номер.

    Что это за документ

    Для оформления приказа о приеме одного человека применяется стандартная унифицированная форма, утвержденная Госкомстатом России, № T-1, а если принимается на работу группа сотрудников, то применяется форма № Т-1а.

    Все документы, касающиеся приема, увольнения или перевода, относятся к компетенции отдела кадров или отдела персонала и составляются ответственным лицом на основании трудовых договоров. Все приказы регистрируются в журнале регистрации приказов компании.

    Трудовой договор является основным документом, чтобы принять на работу сотрудника в частную компанию, но в государственное учреждение прием идет иначе. Приказ о приеме также оформляется, но перед этим соискатель должен подать заявление на участие в конкурсе, который проводится на замещение вакансии. С победителем конкурса заключается контракт и составляется приказ о назначении на вакантную должность.

    Если вас интересует, как написать заявление на отпуск без содержания, прочтите эту статью.

    Содержание документа

    Стандартная форма приказа утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30.10.1997 года № 71. На его основе разработана Типовая унифицированная форма № T-1.

    В приказе может использоваться несколько вариантов распоряжения. Чаще всего пишут глагол «принять» (заглавными буквами), помимо него используют «зачислить» или «назначить». Зачисление говорит о принятии на работу соискателя по итогам конкурса, выбранного среди кандидатов коллегиальным органом. Назначение применяется при оформлении сотрудника на руководящую должность, например, генерального директора.

    В форме приказа обязательно указываются следующие данные:

  • Название работодателя;
  • Наименование подразделения учреждения;
  • Место составления распоряжения;
  • Номер приказа и его дата;
  • Дата, с которой сотрудник приступит к работе;
  • Занимаемая должность;
  • Разряд или категория специальности;
  • Испытательный срок, если таковой назначается;
  • Условия приема на работу;
  • Характер работы (на постоянной основе, по совместительству, переводом, на замещение или для выполнения определенных работ);
  • Фамилия, имя и отчество;
  • Присвоенный табельный номер;
  • Размер оклада и доплат;
  • Основания для приказа;
  • Подпись и должность руководителя.

    В программном продукте 1C также есть возможность заполнить приказ, все необходимые поля предусмотрены. Если организация не работает в данной программе, то должны иметься специальные бланки установленной формы.

    Документ о принятии на работу подписывается руководителем предприятия либо уполномоченным лицом, затем дается на ознакомление новому сотруднику под роспись в течение трех дней с начала трудоустройства. Заверенная копия выдается работнику по его требованию. Затем на основании данного распоряжения вносятся данные в трудовую книжку, заводится личное дело и открывается персональный счет.

    О том, как правильно оформить такой документ, можно посмотреть на следующем видео:

    Правила и порядок его заполнения

    Все имеющиеся реквизиты в приказе подлежат заполнению. Существуют некоторые особенности в составлении документа:

  • наименование (название) организации берется из учредительных документов;
  • где составлен приказ – это адрес предприятия;
  • номер приказа и дата (дата приказа и трудового договора необязательно должны совпадать);
  • дата приема работника в компанию и дата окончания работы (если договор заключается на неопределенный срок, то дата в приказе в графе «по такое-то число» не заполняются);
  • ФИО работника прописывается в родительном падеже;
  • табельный номер присваивается новому работнику в соответствии с реестром сотрудников;
  • название подразделения предприятия указывается, если это предусмотрено структурой организации или договором;
  • должность (название должности или специальности сотрудника должно полностью соответствовать должности, прописанной в трудовом договоре);
  • разряд (если это предусмотрено для занимаемой должности специальным квалификационным справочником или в соответствии со штатным расписанием учреждения);
  • условия принятия сотрудника (заполняется в соответствии с первым разделом указаний, утвержденных Госкомстатом России от 05.01.2004 года №1);
  • характер работы (на постоянной основе, по совместительству, переводом, на замещение или для выполнения определенных работ);
  • размер тарифной ставки или оклада и надбавок указывается в соответствии с данными, указанными в трудовом договоре;
  • срок испытания, если он устанавливается при приеме на работу (обычно составляет три месяца со дня зачисления сотрудника);
  • основание для формирования приказа (приказ ссылается на трудовой договор, его порядковый номер и дату составления);
  • название должности и расшифровка подписи лица, подписавшего приказ;
  • работник, соглашаясь со всей информацией, ставит отметку в документе: «с приказом ознакомлен».
  • Сотрудник обязан ознакомиться с приказом в срок три рабочих дня, согласно статье 68 TK РФ. Вторая и третья часть той же статьи предусматривают ознакомить работника также с коллективным договором, правилами внутреннего распорядка и другими внутренними документами.